Увольнение сотрудника — это процесс, который требует максимального внимания к деталям. Одним из важнейших этапов расторжения трудовых отношений является правильное оформление и своевременная выдача трудовой книжки. От того, насколько корректно внесена запись об увольнении, напрямую зависит будущее работника: подтверждение страхового стажа, размеры будущей пенсии и право на социальные выплаты;
В этой подробной статье мы разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при увольнении в 2026 году, кто имеет право подписывать документ, а также дадим наглядные образцы оформления.
Электронные и бумажные трудовые книжки: что изменилось?
Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). С их помощью россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о стаже хранится в базе. Однако значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались навсегда? Вовсе нет.
Важно: Несмотря на переход на ЭТК, у многих сотрудников по-прежнему остаются бумажные трудовые книжки. Работодатель обязан вести их параллельно с электронной отчетностью, если сам работник ранее не подал заявление о переходе исключительно на электронный формат.
Кроме того, с 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. Работники могут без ограничений продолжать использовать старые бланки, но если возникает необходимость оформить новую книжку или вкладыш, применяются уже обновленные формы.
Общие правила заполнения трудовой книжки при увольнении
При прекращении рабочих правоотношений работодатель обязан внести соответствующую запись об увольнении в трудовую книжку тех сотрудников, для которых документ ведется в бумажном виде. Заполнение должно быть произведено без ошибок, в точном соответствии с правовыми нормами.
При внесении записей необходимо придерживаться следующих общих правил:
- Даты (число, месяц, год) указываются арабскими цифрами.
- Записи нумеруются сквозным порядком в пределах соответствующего раздела.
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «приказ» вместо «приказ» или «п. 3 ч. 1 ст. 77» вместо полного написания).
- Все записи должны иметь порядковый номер в графе 1.
- В графе 2 указывается дата увольнения.
- В графе 3 делается запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ.
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Запись в трудовой книжке: правильные формулировки
Формулировка записи должна строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ. Рассмотрим самые частые варианты:
Увольнение по собственному желанию
Если сотрудник увольняется по своей инициативе, в графе 3 делается запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по соглашению сторон
При обоюдном согласии сторон формулировка звучит так: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по инициативе работодателя
В этом случае формулировка зависит от причины (сокращение штата, прогул, ликвидация организации и т.д.). Например, при сокращении: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Образец заполнения трудовой книжки при увольнении (2026 год)
Ниже представлен наглядный образец правильной записи об увольнении работника по собственному желанию в разделе «Сведения о работе».
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | 15 04 2024 | Принят в отдел маркетинга на должность специалиста. | Приказ от № 12-к |
| 2 | 21 05 2026 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-у |
После внесения записи об увольнении необходимо поставить печать организации (при ее наличии) и подписи.
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении?
Часто возникает вопрос: кто может ставить свою подпись в трудовой книжке при увольнении работника? Должен ли это делать обязательно руководитель компании или ИП?
Согласно правилам, после внесения записи об увольнении в трудовой книжке должны расписаться:
- Работник — своей подписью он подтверждает, что ознакомлен с внесенной записью и согласен с ней.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек — это может быть как сам руководитель организации или индивидуальный предприниматель, так и уполномоченный сотрудник (чаще всего кадровик или бухгалтер). Подпись лица должна быть расшифрована (инициалы, фамилия).
Если в организации нет штатного кадровика, подпись ставит руководитель (ИП). Печать организации (или отдела кадров) проставляется при ее наличии, эти оттиски помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, если со временем они менялись.
Процесс выдачи трудовой книжки
Выдача документа должна происходить в день увольнения, то есть в последний рабочий день сотрудника.
Алгоритм действий работодателя:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку.
- Получить подпись увольняемого сотрудника в самой трудовой книжке.
- Получить подпись сотрудника в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.
- Выдать документ на руки работнику.
- Не забыть про ЭТК: в этот же день (или на следующий рабочий день) работодатель обязан передать отчет в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1, где будет отражен факт увольнения сотрудника.
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Иногда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ. В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Сохранить невостребованную трудовую книжку в течение 50 лет (согласно архивным правилам).
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Правильное оформление и выдача трудовой книжки при увольнении, это не просто формальность, а важная юридическая процедура. Ошибки в формулировках, неверные ссылки на статьи ТК РФ или задержка выдачи документа могут привести к серьезным проблемам для работника и административным штрафам для работодателя. Используйте актуальные образцы 2026 года, следуйте инструкциям и всегда сверяйтесь с нормативно-правовыми актами, чтобы гарантировать безупречное оформление документов.