В процессе ведения кадровой документации часто возникает вопрос: как правильно сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша? Правильное оформление позволяет избежать недоразумений при проверках и гарантирует соответствие Трудовому кодексу и Приказам Министерства труда.
Нормативная база
Запись о выдаче вкладыша регулируется:
- Правила ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах;
- Пункт 33 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н;
- Пункт 39 Правил, где четко указано, что в книжке ставится штамп «Выдан вкладыш»;
- Раздел VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от № 320н – краткая инструкция по оформлению вкладыша.
Что такое вкладыш?
Вкладыш – дополнительный документ, который фиксирует сведения о трудовой деятельности сотрудника, когда в оригинальном листе трудовой книжки нет места для новой записи или когда требуется зафиксировать отдельный факт занятости (например, совмещение, перевод, изменение условий и т;д.).
Когда требуется вкладыш?
Вкладыш нужен в следующих случаях:
- Отсутствие свободного места на ьном листе (стр. 1) трудовой книжки;
- Необходимость зафиксировать выдачу второго и последующих вкладышей;
- Требование законодателя фиксировать каждый выдачу вкладыша отдельным штампом.
Где разместить запись?
Запись о выдаче вкладыша размещается:
- На ьном листе трудовой книжки (стр. 1) – если там есть место;
- На ьном листе первого вкладыша, если место на ьном листе уже занято.
Пошаговая инструкция оформления
Следуйте нижеописанному порядку, чтобы запись была юридически значимой и не требовала последующих исправлений.
- Подготовка штампа. Штамп должен содержать надпись «Выдан вкладыш», серию и номер вкладыша.
- Заполнение ьного листа. На первой странице (стр. 1) найдите строку для штампа. Если она свободна – поставьте штамп туда. Если нет – используйте страницу ьного листа первого вкладыша.
- Указание серии и номера. Под штампом вручную (или печатным шрифтом) укажите серию и номер вкладыша, например: «Вкл. № 12, Серия A».
- Дата выдачи. Справа от штампа укажите дату выдачи вкладыша (дд.мм.гггг).
- Подпись ответственного. По окончании записи ответственный сотрудник (чаще – руководитель HR) ставит свою подпись.
- Контрольные подписи. При необходимости – подпись сотрудника, которому выдан вкладыш.
Пример оформления
------------------------------------------------- | Выдан вкладыш | | Серия А, № 12 | | Дата: | | Подпись: ___________________ | -------------------------------------------------
Частые ошибки и как их избежать
- Использование ручного исправления. В Правилах запрещено вносить поправки в уже сделанную запись. При ошибке оформляйте новую запись на отдельном листе.
- Отсутствие штампа. Запись без штампа «Выдан вкладыш» считается недействительной.
- Неправильный порядок нумерации. Каждый вкладыш получает уникальный номер, который фиксируется в журнале учёта.
- Неуказание серии. Серия вкладыша должна соответствовать обозначению, указанному в Приказе Минтруда.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вместо штампа писать обычным текстом?
Нет. По п. 39 Правил в книжке обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Текстовая запись без штампа не считается юридически значимой.
Что делать, если на ьном листе нет места для штампа?
В таком случае запись делается на ьном листе первого вкладыша. При этом сохраняется тот же порядок заполнения (штамп, серия, номер, дата, подпись).
Как вести нумерацию записей?
Нумерация вкладышей ведется последовательно: 1, 2, 3 … При этом в журнале учёта фиксируется:
- Номер вкладыша;
- Серия;
- Дата выдачи;
- ФИО сотрудника;
- Подпись ответственного.
Правильное оформление записи о выдаче вкладыша в трудовые книжки – это:
- Штамп «Выдан вкладыш»;
- Указание серии и номера вкладыша;
- Дата выдачи;
- Подпись ответственного;
- Соблюдение установленного порядка нумерации.
Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете соответствие требованиям законодательства и избежите проблем при проверках.
Автор статьи: кадровый специалист с 15‑летним стажем, эксперт в области трудового законодательства РФ.