В современных реалиях кадрового делопроизводства вопрос о том, как правильно сохранить и использовать отсканированные листы трудовой книжки, становится всё более актуальным. С развитием цифровых технологий и массовым переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) работники и работодатели ищут надежные способы хранения информации. В этой статье мы подробно разберем, зачем нужно сканировать бумажную трудовую, как это сделать правильно и как сканы соотносятся с новой электронной формой документа.

Зачем сканировать трудовую книжку?

Несмотря на внедрение электронных баз данных, бумажная трудовая книжка остается важнейшим источником информации о стаже и опыте сотрудников, особенно за прошлые годы. Отсканированные листы могут понадобиться в следующих ситуациях:

• Удаленная подача резюме: Работодатели часто просят приложить скан трудовой при отклике на вакансию, чтобы оценить опыт кандидата.
• Оформление пенсии или пособий: Для подтверждения стажа в Социальный фонд России (СФР) могут потребоваться копии документов, особенно если данные за прошлые годы не были оцифрованы.
• Личный архив: Бумажный документ легко потерять или испортить (пожар, затопление, порча). Наличие качественных сканов у себя на руках — это страховка от утраты важной информации.
• Внутренний кадровый учет: Работодатели иногда создают электронные архивы личных дел сотрудников, куда входят и сканы бумажных трудовых.

Требования к отсканированным листам

Чтобы отсканированные листы имели юридическую силу и были приняты различными инстанциями, необходимо соблюдать ряд правил:

1. Разрешение и качество: Сканы должны быть четкими, без размытий, затемнений и бликов. Текст и печати должны легко читаться. Оптимальное разрешение — не менее 300 dpi.
2. Формат файла: Чаще всего требуеться формат PDF (один файл на весь документ) или JPEG (отдельными файлами). PDF предпочтительнее, так как он сохраняет целостность документа и позволяет пронумеровать страницы.
3. Цветопередача: Сканирование лучше проводить в цветном режиме. Это особенно важно для цветных печатей и подписей, которые в черно-белом варианте могут сливаться с текстом.
4. Полнота: Сканировать необходимо все заполненные листы трудовой книжки, а также ьный лист с фотографией и сведениями о владельце. Пустые страницы сканировать не нужно.
5. Заверение: Если скан делается для предоставления по месту требования, он должен быть заверен работодателем. На копии ставится отметка «Копия верна», подпись кадровика, расшифровка подписи и дата заверения. Печать ставится таким образом, чтобы она частично захватывала отсканированный документ, а частично — бумагу с заверительной надписью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: что изменилось?

С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа. К 2026 году процесс перехода на новый формат приобрел четкие правила и особенности:

Кому оформляется ЭТК?

Согласно актуальным нормам Трудового кодекса РФ (ст. 66, 66.1 ТК РФ), для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант им более не оформляется.

Для остальных категорий работников сохраняется право выбора: они могут продолжить вести бумажную трудовую или перейти на электронный формат.

Где хранятся данные?

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Работодатели обязаны регулярно подавать туда отчетность по форме ЕФС-1 на всех лиц, работающих по трудовым договорам.

Как соотносятся сканы бумажной книжки и ЭТК?

Важно понимать ключевую разницу: отсканированные листы старой бумажной трудовой книжки не становятся электронной трудовой книжкой в понимании закона.

ЭТК — это структурированная база данных в СФР, куда работодатели вносят сведения в автоматическом режиме. Сканы же — это просто цифровая копия бумажного носителя. Однако их значение сложно переоценить:

• Данные в СФР начали накапливаться только с 2020 года. Вся информация о стаже до этого периода содержится только в бумажной трудовой.
• Если вы потеряете бумажный документ, восстановить записи о работе до 2020 года будет крайне сложно. Именно поэтому создание качественного электронного архива (отсканированных листов) — это забота самого работника о своем будущем.

Как правильно создать и сохранить электронную копию?

Если вы решили оцифровать свою бумажную трудовую книжку для личного хранения, следуйте этому алгоритму:

1. Подготовьте документ: Убедитесь, что страницы чистые, без заломов и посторонних предметов.
2. Отсканируйте: Используйте МФУ или специализированный сканер. Настройте разрешение на 300 dpi и выберите цветной режим.
3. Сгруппируйте: Сохраните все отсканированные листы в один многостраничный PDF-файл. Это убережет вас от путаницы в нумерации;
4. Заверьте у работодателя: По возможности, попросите отдел кадров заверить сканы печатью и подписью. Это придаст копии юридическую значимость.
5. Создайте резервные копии: Сохраните файл не только на компьютере, но и в надежном облачном хранилище (Google Диск, Яндекс.Диск, Облако Mail.ru и др.).

В 2026 году трудовое законодательство уверенно движется в сторону полной цифровизации. Для новых сотрудников бумажная трудовая уже осталась в прошлом, а их данные формируются напрямую в базе СФР. Однако для тех, чей стаж начался раньше, отсканированные листы трудовой книжки остаются важнейшим инструментом сохранения истории своей трудовой деятельности. Берегите бумажный оригинал и обязательно создавайте его качественные цифровые копии, это ваша гарантия спокойствия при оформлении пенсии или поиске новой работы.