Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. В случаях‚ когда сам работник по уважительной причине (болезнь‚ командировка‚ проживание в другом городе и т.д.) не может лично получить свою трудовую книжку при увольнении‚ закон позволяет передать это право другому лицу на основании доверенности.
Ключевые положения и требования
Важно понимать несколько фундаментальных моментов:
- Доверенность подписывает исключительно сам работник (доверитель)‚ чья трудовая книжка выдаётся. Подпись руководителя или кадровика на доверенности не требуется‚ если она не заверяется у работодателя.
- Срок действия. Если срок в доверенности не указан‚ по общему правилу Гражданского кодекса РФ она действует в течение одного года с даты составления. Рекомендуется всегда прописывать конкретный срок (например‚ «до 31 декабря 2026 года»).
- Форма. Универсального обязательного бланка не существует. Доверенность может быть составлена в свободной форме‚ но должна содержать все обязательные реквизиты.
- Удостоверение. Доверенность на получение трудовой книжки может быть:
- Простой письменной (без нотариального заверения)‚ если её предъявляют в ту организацию‚ где работник был трудоустроен. Часто её удостоверяют у руководителя или кадровика этой организации (ставится отметка «Доверенность удостоверена» с подписью и печатью).
- Нотариально заверенной. Это самый надёжный и универсальный вариант‚ который обязательно требуется‚ если документ предъявляется в иную организацию (например‚ для последующей передачи в архив или новому работодателю).
- Право на выдачу. Согласно письму Роструда от № 530-6-1‚ у работодателя нет оснований для отказа в выдаче трудовой книжки (вкладыша) родственнику или иному доверенному лицу при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности.
Что должно быть указано в доверенности?
Обязательные реквизиты документа:
- Наименование – «Доверенность».
- Дата и место составления.
- Данные доверителя (работника): ФИО полностью‚ дата рождения‚ паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан‚ код подразделения)‚ адрес регистрации‚ ИНН (при наличии).
- Данные поверенного (лица‚ получающего документ): ФИО полностью‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ адрес регистрации.
- Наименование организации-работодателя‚ в которой хранится трудовая книжка.
- Перечень полномочий. Должно быть чётко и без двусмысленностей указано: «уполномочиваю … получить мою трудовую книжку (вкладыш) в отделе кадров ООО «…» при увольнении». Можно добавить: «расписаться в получении‚ проверить правильность внесения записи об увольнении».
- Срок действия доверенности.
- Подпись доверителя с расшифровкой (ФИО).
- Реквизиты удостоверения (если доверенность заверяется):
- Для удостоверения у работодателя: подпись руководителя/кадровика‚ печать организации‚ дата удостоверения.
- Для нотариуса: данные нотариуса‚ номер и дата совершения нотариального действия‚ печать нотариальной конторы.
Образец (пример) доверенности
Ниже представлен типовой образец‚ который можно адаптировать под свою ситуацию.
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. Москва
«15» мая 2026 г.
Я‚ Иванов Петр Сергеевич‚ г.р.‚ паспорт серии 45 12 № 987654‚ выдан Отделом МВД России по Тверскому району г. Москвы ‚ код подразделения 775-021‚ зарегистрированный по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 25‚ ИНН 7705123456‚
настоящей доверенностью уполномочиваю
Иванову Анну Петровну‚ г.р.‚ паспорт серии 45 12 № 123456‚ выдан Отделом МВД России по Тверскому району г. Москвы ‚ код подразделения 775-021‚ зарегистрированную по адресу: г; Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 25‚
получить в отделе кадров Общества с ограниченной ответственностью «Технологии будущего» (ОГРН 1234567890123‚ адрес: г. Москва‚ пр. Мира‚ д. 100) мою трудовую книжку (серия и номер: 45-ЛС № 987654) при увольнении с работы 20 мая 2026 года‚ а также расписаться в её получении и проверить правильность внесения записи об увольнении.
Срок действия доверенности: до 31 декабря 2026 года.
Подпись доверителя: _________________ / Иванов П.С. /
Удостоверяю:
Руководитель отдела кадров ООО «Технологии будущего»
_________________ / Сидорова М.И. /
(подпись)
Печать организации
Частые ошибки при оформлении
- Неуказание полного перечня полномочий. Просто «получить документы» недостаточно. Нужно прямо указать «трудовую книжку» или «трудовую книжку и вкладыш».
- Отсутствие срока действия. Это может привести к неопределённости и отказу в приёме документа.
- Неточность в реквизитах. Ошибка в ФИО‚ серии/номере паспорта или наименовании организации-работодателя сделает документ недействительным.
- Недостаточная идентификация поверенного. Нужны полные и точные данные того‚ кто будет получать документ.
- Отсутствие удостоверения. Если доверенность не заверена у нотариуса‚ а работодатель отказывается её принимать без своей отметки‚ это может стать проблемой. Лучше сразу удостоверить у руководителя той организации‚ где хранится трудовая книжка.
Практические рекомендации
- Позвоните в отдел кадров той организации‚ где вы работали‚ и уточните‚ в каком виде они готовы принять доверенность (с их удостоверением или только нотариальной).
- Составьте доверенность в двух экземплярах: один для поверенного‚ второй (копия) может остаться у работодателя при выдаче.
- Поверенный должен иметь при себе свой паспорт и саму доверенность (оригинал).
- После получения трудовой книжки поверенный должен расписаться в её получении в специальном журнале или на расписке у работодателя.
Выдача трудовой книжки по доверенности — стандартная и законная процедура. Главное, правильно оформить документ‚ указав все необходимые сведения и чётко определив полномочия представителя. Использование приведённого образца с учётом конкретных обстоятельств поможет избежать типичных ошибок и обеспечит беспрепятственное получение важного документа.
Примечание: Данная статья и образец носят информационно-справочный характер. В сложных или спорных ситуациях рекомендуется проконсультироваться с юристом.