При трудоустройстве или в процессе работы сотрудник может столкнуться с ситуацией‚ когда его трудовая книжка отсутствует. Причины могут быть разными: от банальной утери до оформления на работу впервые или перехода на электронный формат ведения стажа (ЕФС-1). В любом случае‚ если работодатель запрашивает пояснения‚ от работника требуется написать соответствующий документ. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составляется объяснительная о том‚ что нет трудовой книжки‚ и приведем готовый образец заполнения.
Основные причины отсутствия трудовой книжки
Прежде чем писать объяснительную‚ важно четко сформулировать причину. В кадровом делопроизводстве чаще всего встречаются следующие ситуации:
- Трудовая книжка утеряна: работник потерял документ по собственной невнимательности‚ либо он был утрачен в результате форс-мажора (кража‚ пожар‚ затопление).
- Первое место работы: сотрудник устраивается на работу впервые в жизни‚ и документа у него физически не может быть.
- Трудовая книжка осталась у предыдущего работодателя: иногда увольнение происходит с задержкой выдачи документов‚ либо работник сам забрал расчет‚ но не пришел за трудовой.
- Переход на электронный формат (ЕФС-1): в современных реалиях (особенно актуально для 2026 года) работник может отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной.
- Трудовая книжка повреждена: документ пришел в негодность (порван‚ залит жидкостью‚ испорчен)‚ из-за чего его нельзя использовать.
Как правильно написать объяснительную записку
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы для объяснительных записок. Однако существует негласный стандарт делопроизводства‚ которого стоит придерживаться‚ чтобы документ имел юридическую силу и был понятен кадровикам.
Структура документа
- Шапка (правый верхний угол): должность руководителя‚ название организации‚ ФИО руководителя (в дательном падеже)‚ а также должность и ФИО автора записки (в родительном падеже).
- Название документа: по центру строки пишется «Объяснительная записка».
- Основной текст: четкое и лаконичное изложение причины отсутствия трудовой книжки. Не стоит писать слишком пространственно‚ но и упускать важные детали нельзя.
- Дата и подпись: в нижнем левом углу ставится дата написания‚ в правом, личная подпись работника.
Образец заполнения объяснительной записки
Ниже представлен универсальный шаблон‚ который можно адаптировать под свою конкретную ситуацию. Вы можете скопировать этот текст и заполнить поля‚ указанные в квадратных скобках.
Пример 1: Утеря трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
от [Должность работника]
[ФИО работника в родительном падеже]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Я‚ [ФИО работника]‚ работающий(ая) в должности [Название должности]‚ по запросу отдела кадров поясняю следующее. Моя трудовая книжка отсутствует по причине ее утери. Документ был утерян мною [указать обстоятельства‚ например: при переезде на новое место жительства / в общественном транспорте / по собственной невнимательности].
В связи с изложенным‚ прошу оформить мне новую трудовую книжку. К заявлению прилагаю справку из полиции о факте кражи (если применимо) / подтверждающие документы с предыдущих мест работы (если имеются).
[Дата: например‚ 22 мая 2026 г.] ______________ / [ФИО работника] /
Пример 2: Оформление на работу впервые
Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
от [Должность работника]
[ФИО работника в родительном падеже]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Настоящей объяснительной запиской подтверждаю‚ что трудовая книжка у меня отсутствует‚ так как я устраиваюсь на работу впервые. До настоящего времени трудового стажа не имел(а). Соответственно‚ бланк трудовой книжки ранее мною не приобретался и не заполнялся.
Прошу завести на мое имя новую трудовую книжку.
[Дата] ______________ / [ФИО работника] /
Важные нюансы и советы
- Сроки: Объяснительную записку лучше предоставить в день запроса или на следующий рабочий день‚ чтобы не задерживать процесс оформления кадровых документов.
- Подтверждающие документы: Если трудовая книжка украдена‚ обязательно приложите копию талона-уведомления из полиции. Если вы переходите с электронной трудовой на новое место‚ можно сделать распечатку сведений о стаже из личного кабинета на портале Госуслуг или Социального фонда России (СФР).
- Оформление дубликата: Помните‚ что просто написать объяснительную недостаточно. На ее основании работодатель издает приказ‚ а вы должны написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки или оформлении новой.
- Ручка: Записка пишется от руки синей или черной ручкой разборчивым почерком‚ либо набирается на компьютере и распечатывается‚ после чего обязательно ставится живая подпись.
Отсутствие трудовой книжки — это не катастрофа‚ а решаемая кадровая ситуация. Главное, честно и своевременно указать причину в объяснительной записке. Используя предложенные выше образцы заполнения‚ вы сможете быстро и грамотно составить документ‚ который устроит вашего работодателя и позволит избежать проблем с оформлением трудовых отношений.