В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 84.1 ТК РФ)‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения — последний рабочий день. Однако на практике часто возникают ситуации‚ когда сотрудник по тем или иным причинам не может или не хочет получить документ лично. В таких случаях необходимо правильно оформить уведомление‚ чтобы избежать юридических рисков и соблюсти все требования законодательства.
⚠️ Самое главное помнить: Если трудовая книжка не выдана в день увольнения‚ работодатель должен предпринять все возможные меры для ее передачи работнику. Несоблюдение этого требования может привести к административной ответственности и даже к судебным разбирательствам.
Когда необходимо направлять уведомление?
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку направляется в следующих случаях:
- Работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения (например‚ болеет‚ находится в отпуске‚ командировке).
- Работник отказывается получать трудовую книжку в день увольнения.
- Работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок после увольнения.
- Работник уволился и не явился за документом в последний рабочий день.
Правовые основания
Согласно:
- Части 4 статьи 84.1 ТК РФ — трудовая книжка выдается в день увольнения;
- Части 6 статьи 84.1 ТК РФ — если работник не явился за трудовой книжкой‚ работодатель обязан направить ему письменное уведомление;
- Кассационное определение Верховного суда Республики Калмыкия от по делу N 33-18/2012г. — даже если уведомление не доставлено‚ работодатель считается выполнившим свои обязанности‚ если предпринял все необходимые меры для уведомления.
Как правильно составить уведомление?
Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие обязательные элементы:
Образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку
Уведомление
от [Наименование организации]
г. [Город]‚ ул. [Улица]‚ д. [Номер дома]
тел.: [Телефон]‚ email: [Email]
Уважаемый(ая) [ФИО работника]!
Настоящим уведомляем Вас‚ что 01 января 2026 года трудовой договор с Вами был расторгнут по [указать причину: собственное желание‚ соглашение сторон‚ сокращение штата и т.д.].
В соответствии с частью 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка должна быть выдана Вам в день увольнения — 01 января 2026 года.
В связи с тем‚ что Вы не явились за трудовой книжкой в указанный день‚ просим Вас:
- Лично явиться в отдел кадров [Наименование организации] по адресу: [Адрес] в течение 7 (семи) рабочих дней с момента получения настоящего уведомления для получения трудовой книжки;
- Либо предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на адрес: [Адрес для отправки].
В случае неявки за трудовой книжкой или непредоставления согласия на почтовую отправку по истечении указанного срока‚ трудовая книжка будет храниться в организации в течение 2 (двух) лет‚ после чего будет уничтожена в установленном порядке.
При себе необходимо иметь документ‚ удостоверяющий личность.
С уважением‚
[Должность] [ФИО руководителя]
[Подпись] [Дата]
Что делать‚ если работник не явился за трудовой книжкой?
Если после направления уведомления работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок‚ работодатель должен:
- Хранить трудовую книжку в организации в течение 2 лет с даты увольнения (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
- Направить повторное уведомление (рекомендуется заказным письмом с уведомлением о вручении).
- В случае смерти работника — выдать трудовую книжку его родственникам при предъявлении документов‚ подтверждающих родство (свидетельство о браке‚ о смерти и т.д.).
- При отказе от получения — составить акт об отказе от получения трудовой книжки (образец см. ниже).
Образец акта об отказе от получения трудовой книжки
Акт об отказе от получения трудовой книжки
г. [Город] «__» _____________ 20__ г.
Мы‚ нижеподписавшиеся‚ представитель работодателя [ФИО‚ должность] и [ФИО работника]‚ составили настоящий акт о нижеследующем:
01 января 2026 года трудовой договор с [ФИО работника] был расторгнут по [причина увольнения].
В соответствии с частью 4 статьи 84.1 ТК РФ трудовая книжка должна была быть выдана [ФИО работника] в день увольнения.
[ФИО работника] явился в отдел кадров [Наименование организации] «__» _____________ 20__ г. для получения трудовой книжки‚ но отказался от ее получения‚ мотивировав это [указать причину отказа‚ если есть].
Настоящий акт составлен в двух экземплярах‚ один из которых хранится в делах [Наименование организации]‚ второй — у [ФИО работника].
Подписи:
[Подпись представителя работодателя] _____________________ [ФИО]
[Подпись работника] _____________________ [ФИО]
Как отправить трудовую книжку по почте?
Если работник дал письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте‚ необходимо:
- Получить письменное согласие работника на почтовую отправку (образец см. ниже).
- Отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес‚ указанный работником.
- Сохранить копию уведомления и почтовый чек об отправке.
- Внести запись в журнал учета трудовых книжек о факте отправки.
Образец согласия на отправку трудовой книжки по почте
Согласие на отправку трудовой книжки по почте
г. [Город] «__» _____________ 20__ г.
Я‚ [ФИО работника]‚ настоящим даю согласие на отправку моей трудовой книжки по адресу: [Адрес для отправки] почтой.
Что делать‚ если работник умер?
В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам при предъявлении следующих документов:
- Свидетельство о смерти;
- Документ‚ подтверждающий родство (свидетельство о браке‚ о рождении и т.д.);
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность.
Образец заявления родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки
Заявление о выдаче трудовой книжки
г. [Город] «__» _____________ 20__ г.
Начальнику отдела кадров [Наименование организации]
[ФИО руководителя]
Заявление
Прошу выдать мне трудовую книжку моего умершего родственника [ФИО умершего]‚ которая хранится в организации.
К заявлению прилагаю:
- Копию свидетельства о смерти [ФИО умершего];
- Копию свидетельства о браке [ФИО заявителя];
- Копию паспорта [ФИО заявителя].
Какие документы необходимо оформить при увольнении?
Для правильного оформления процедуры увольнения и выдачи трудовой книжки необходимо подготовить следующие документы:
Подписывается работником и работодателем
С внесенной записью об увольнении
Должна быть заверена подписью работодателя и печатью (при наличии)
Направляется работнику‚ если он не явился за документом
Составляется при отказе работника получить трудовую книжку
При отправке трудовой книжки по почте
Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи трудовой книжки
Несоблюдение требований по выдаче трудовой книжки может привести к следующим последствиям:
- Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 500 000 рублей для юридических лиц).
- Материальная ответственность — работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
- Судебные разбирательства — работник может обратиться в суд с требованием о компенсации морального вреда и возмещении ущерба.
⚠️ Очень важно: Даже если уведомление не было доставлено работнику (например‚ возвращено с почты с пометкой «адресат отсутствует»)‚ работодатель считается выполнившим свои обязанности‚ если предпринял все необходимые меры для уведомления (Кассационное определение Верховного суда Республики Калмыкия от по делу N 33-18/2012г.).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать трудовую книжку не в день увольнения?
Нет. В соответствии с частью 4 статьи 84.1 ТК РФ трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения — последний рабочий день. Исключений из этого правила нет.
Что делать‚ если работник не явился за трудовой книжкой?
Необходимо:
- Направить работнику письменное уведомление;
- Хранить трудовую книжку в организации в течение 2 лет;
- В случае смерти работника — выдать трудовую книжку его родственникам.
Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?
Нет. Отправка трудовой книжки по почте возможна только при наличии письменного согласия работника.
Что делать‚ если работник умер?
Трудовая книжка выдается его родственникам при предъявлении документов‚ подтверждающих родство (свидетельство о браке‚ о смерти и т.д.).
Можно ли уничтожить трудовую книжку‚ если работник не явился за ней?
Да‚ трудовая книжка может быть уничтожена по истечении 2 лет с даты увольнения‚ если работник не явился за ней и не предоставил согласия на почтовую отправку.
Правильное уведомление работника о необходимости забрать трудовую книжку, это не только требование закона‚ но и важный элемент защиты интересов работодателя. Соблюдая все процедуры и оформляя необходимые документы‚ вы минимизируете риски возникновения спорных ситуаций и судебных разбирательств.
Помните:
- Всегда направляйте уведомление в письменной форме (заказным письмом с уведомлением о вручении);
- Соблюдайте сроки хранения трудовой книжки (2 года);
- Оформляйте все документы правильно — приказы‚ акты‚ согласия;
- Не пренебрегайте юридическими консультациями в сложных случаях.
Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете избежать большинства проблем‚ связанных с выдачей трудовых книжек‚ и обеспечить соблюдение всех требований трудового законодательства.