Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), что меняет процедуры их оформления и выдачи․ В этой статье разберем, как правильно составить заявление на получение, возврат или замену трудовой книжки, его связь с кадровым учетом (включая формирование данных в ЗУП — зарплатной ведомости), а также приведем актуальные образцы․

Виды заявлений на трудовую книжку

В зависимости от ситуации требуется разное заявление:

• Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении — работник просит вернуть ему документ после прекращения трудовых отношений․
• Заявление на замену трудовой книжки — если документ испорчен, утерян или заполнен полностью․
• Заявление на оформление электронной трудовой книжки — для новых работников или при переходе с бумажного носителя․
• Заявление на получение дубликата трудовой книжки — при утере оригинала․

Когда требуется заявление?

Заявление подается в следующих случаях:

1. При увольнении — по истечении срока трудового договора или по соглашению сторон работник должен получить свою трудовую книжку в день увольнения․ Если он не может лично ее забрать, он пишет заявление с просьбой выдать документ другому лицу (по доверенности) или отправить по почте․
2. При замене — если книжка физически повреждена (сорваны листы, пятна, неправильные записи) или заполнена полностью (обычно после 50-60 записей)․
3. При переходе на ЭТК — с 2026 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде․ Работник может подать заявление с просьбой вести его стаж исключительно в электронном формате․

Связь с кадровым учетом и ЗУП

Важно понимать, что заявление на трудовую книжку — это кадровый документ․ После его рассмотрения руководитель издает приказ (распоряжение), который:

• Является основанием для бухгалтерии для внесения изменений в ЗУП (зарплатную ведомость) — например, при увольнении прекращаются начисления, а при приеме на работу начинается новый период стажа․
• Фиксируется в личном деле работника․
• Служит основанием для внесения записей в саму трудовую книжку (выдача, замена, дублирование)․

Таким образом, заявление запускает цепочку кадровых и бухгалтерских операций, которые в итоге отражаются в системе учета, включая ЗУП․

Правила оформления заявления

Закон не устанавливает строгой формы заявления, но существуют негласные правила:

1. Пишется на стандартном листе А4 (от руки или на компьютере)․
2. Содержит реквизиты:
   • В шапке — полное наименование организации (работодателя) и ее адрес․
   • Данные заявителя (ФИО полностью, адрес, контактный телефон, паспортные данные)․
   • Название документа: «Заявление на выдачу (замену, дублирование) трудовой книжки»․
3. Описание ситуации, кратко и четко указать причину (увольнение, утеря, повреждение, переход на ЭТК)․
4. Конкретная просьба — например: «Прошу выдать мою трудовую книжку № ․․․» или «Прошу оформить дубликат трудовой книжки в связи с утратой»․
5. Дата и подпись — без даты и подписи документ недействителен․

Образцы заявлений (2026 год)

Директору ООО "Пример"
[Адрес организации]
От [Ваши ФИО]
[Ваш адрес]
[Контактный телефон]
Заявление
Я, [Ваши ФИО], работал(а) в вашей организации с [дата приема] по [дата увольнения] на должности [название должности]․
В соответствии со ст․ 77 ТК РФ моя трудовая книжка оформлена для выдачи․
Прошу выдать мне мою трудовую книжку № [номер, если известен] в день увольнения [дата] или направить ее по моему адресу [адрес] заказным письмом․
Приложение: копия паспорта (страницы с фото и регистрацией)․
[Дата] _________________ / [Ваша подпись] /
 

Генеральному директору [Полное название организации]
[Адрес]
От [Ваши ФИО], [должность]

Заявление

В связи с физическим повреждением (сорваны листы, загрязнения) моей трудовой книжки серии [серия] № [номер], прошу оформить новую (заменить) трудовую книжку․
Готов предоставить поврежденный документ для составления акта․
Прошу включить в новую книжку все записи из старой, подтвержденные архивными выписками․

[Дата] _________________ / [Ваша подпись] /
 

Руководителю отдела кадров [Название организации]
[Адрес]
От [Ваши ФИО], [должность]

Заявление

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ и в связи с переходным периодом, завершающимся , прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК)․
Прошу не оформлять бумажный документ, а внести сведения о моей трудовой деятельности в единую федеральную информационную систему․
Мой СНИЛС: [номер], ИНН: [номер] (если требуется)․
Подтверждаю свое согласие на обработку персональных данных в целях ведения ЭТК․

[Дата] _________________ / [Ваша подпись] /

 

Ключевые изменения с 2026 года

С 1 января 2026 года:

• Запрещено выдавать бумажные трудовые книжки вновь принимаемым на работу сотрудникам (только ЭТК)․
• Работники, уже имеющие бумажную книжку, могут по заявлению перевести ее в электронный формат․
• При увольнении бумажную книжку (если она была) все равно выдают на руки․
• Все сведения о стаже и трудовой деятельности должны передаваться в СФР (Социальный фонд России) в электронном виде, что упрощает расчет пенсий․

Куда подавать заявление?

Заявление подается:

• Непосредственно в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию вашего работодателя․
• Руководителю организации (директору, генеральному директору) под роспись на втором экземпляре․
• При увольнении — в день последнего рабочего дня․
• На почту, только если работодатель согласен принимать документы дистанционно (редко)․

Что делать, если работодатель отказывается выдать книжку?

По закону (ст․ 77 ТК РФ) работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения․ В случае отказа:

1. Направьте письменное заявление с отметкой о приеме (или отправьте заказным письмом с уведомлением)․
2. Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
3. Подайте иск в суд о восстановлении нарушенных прав и взыскании компенсации за задержку выдачи (за каждый день задержки)․

Заявление на трудовую книжку — простой, но важный документ․ Его правильное оформление гарантирует, что ваши права на стаж и пенсию будут защищены․ Учитывайте переход на электронные трудовые книжки с 2026 года — это новая реальность, которая упрощает учет, но требует понимания процедур․ Всегда храните копию заявления с отметкой о приеме у работодателя․ При сомнениях консультируйтесь с юристом по трудовому праву․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики кадрового документооборота․ Обратите внимание, что внутренние правила организации могут предусматривать дополнительные реквизиты в заявлении․