Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Situations, когда требуется предоставить её копию (например, в банк, Пенсионный фонд или при оформлении нового рабочего места), возникают часто. Важно знать, как правильно составить и подать заявление на выдачу копии трудовой книжки, чтобы процесс прошёл быстро и без отказов.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ?
Основным нормативным актом является статья 62 ТК РФ. Она устанавливает, что:
- Работник имеет право на получение заверенных копий документов, связанных с работой, включая трудовую книжку.
- Работодатель обязан выдать такую копию в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
- Выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику допускается только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, при увольнении). В остальных ситуациях выдаётся именно заверенная копия.
Когда нужна копия, а когда оригинал? Ключевые различия
Часто возникает путаница. Вот простое сравнение:
| Критерий | Заверенная копия трудовой книжки | Оригинал трудовой книжки |
|---|---|---|
| Основание для выдачи | Любая потребность работника (в банк, в соцфонд, для справки и т.д.) | Только при увольнении или по иным прямым основаниям ТК РФ (редкие случаи) |
| Право требования | Работник вправе требовать | Работник не вправе требовать, если не увольняется |
| Действия работодателя | Обязан выдать заверенную копию | Не имеет права выдавать оригинал на руки в других случаях |
Важно: Для банков и многих госорганов достаточно заверенной копии. Требование оригинала в таких ситуациях может быть незаконным;
Как правильно составить заявление: структура и обязательные реквизиты
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные элементы. Его можно написать от руки или напечатать на компьютере.
Шапка документа
В правом верхнем углу указываются:
- Полное наименование организации-работодателя (как в Уставе).
- ФИО руководителя (директора, генерального директора) и его должность.
- Адрес организации.
Основная часть
Начинается со слова «Заявление». Далее указываются:
- Ваши ФИО (полностью, как в паспорте).
- Ваша должность на текущем моменте.
- Дата составления заявления.
Просительная часть
Чётко и без эмоций сформулируйте просьбу. Примеры:
- «Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки.»
- «Прошу предоставить заверенную копию трудовой книжки для предъявления в [название организации, например, Пенсионный фонд РФ].»
- «Прошу изготовить и выдать мне две заверенные копии моей трудовой книжки.»
Причина (цель) запроса
Указание цели не является обязательным по закону, но сильно ускоряет процесс и помогает кадровику. Укажите, для чего нужна копия: «для предоставления в банк», «для оформления пенсии», «при смене работы» и т.д.
Количество копий
Укажите, сколько экземпляров заверенных копий вам нужно. Обычно достаточно одной, но иногда требуется несколько.
Дата и подпись
В конце ставится личная подпись с расшифровкой (ФИО) и дата.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (2026)
Приведённый ниже шаблон соответствует всем требованиям и актуальным практикам.
Генеральному директору ООО "Пример" Иванову П.С. от специалиста отдела маркетинга Петровой Анны Сергеевны заявление Я, Петрова Анна Сергеевна, работающая в ООО "Пример" на должности специалиста отдела маркетинга, прошу выдать мне одну заверенную копию моей трудовой книжки для предоставления в Сбербанк России (для оформления ипотечного кредита). Подпись: _____________ / Петрова А.С. /
Как заверяют копию трудовой книжки?
Заверение производит работодатель (специалист отдела кадров или уполномоченное лицо). Процесс выглядит так:
- Сотрудник кадров делает фотоскопию всех заполненных страниц трудовой книжки (включая ьный лист и все записи).
- На каждой копии ставится отметка: «Верно».
- Указывается должность лица, совершающего заверение (например, «Начальник отдела кадров»).
- Ставится личная подпись заверяющего лица.
- Проставляется печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН).
Важно: Заверяют не просто отдельные страницы, а полный комплект копий, соответствующий оригиналу. Если в книжке есть вкладыши или дополнительные листы, их тоже копируют и заверяют.
Сроки выдачи и что делать в случае отказа
По закону, работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней с даты подачи заявления.
Если в выдаче отказывают или затягивают сроки:
- Направьте письменное требование (можно в виде служебной записки) с указанием даты подачи заявления.
- В случае дальнейшего бездействия обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- Отказ может быть обоснован только если заявление составлено некорректно (например, не указаны реквизиты) или если копия уже была выдана ранее (в этом случае выдается справка о том, что копия имеется).
Краткая памятка для работника
- Определите цель: вам нужна именно заверенная копия, а не оригинал (если вы не увольняетесь).
- Составьте заявление: используйте образец выше, укажите все реквизиты, цель и количество копий.
- Подайте заявление: лично в отдел кадров или через внутреннюю почту организации. Попросите поставить отметку о принятии на вашем экземпляре (дата, подпись, входящий номер).
- Получите документ: через 3 рабочих дня заберите заверенную копию. Проверьте, чтобы все страницы были скопированы и заверены правильно.
- При проблемах: настаивайте на своих правах, ссылаясь на ст. 62 ТК РФ.
Получение копии трудовой книжки — стандартная процедура, защищённая Трудовым кодексом. Ключ к успеху — правильно составленное заявление и знание своих прав. Не бойтесь отстаивать их, если работодатель безосновательно затягивает процесс или отказывает. Готовый образец, приведённый в статье, можно распечатать, заполнить своими данными и использовать для подачи.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед использованием рекомендуется уточнить внутренние правила оформления заявлений в вашей организации.