Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. При необходимости получить её на руки (например, в связи с увольнением, переходом на новую работу, оформлением страховки и т.д.) работник должен подать заявление работодателю. Ниже вы найдете пошаговую инструкцию, как правильно составить заявление, какие реквизиты включить, а также примеры готовых бланков.
Что такое заявление на выдачу трудовой книжки?
Заявление – это письменный запрос работника к работодателю о выдаче трудовой книжки. В нём указываются:
- ФИО и должность работника
- Дата и место работы
- Цель обращения (например, «выдача для подтверждения стажа»)
- Согласие на получение и подтверждение, что работник получил документ
- Подпись и дата
Заявление может быть составлено в свободной форме, но удобнее использовать готовый типовой бланк, чтобы не забыть важные реквизиты.
Когда нужно подавать заявление?
- При увольнении – работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 дней с даты подачи письменной просьбы.
- При переходе на новую работу – для подтверждения стажа.
- Для оформления страхового стажа, пенсионных накоплений и прочих социальных выплат.
- При необходимости получить копию трудовой книжки.
Какой формат заявления?
Существует два основных варианта:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, в котором работник получает оригинал.
- Электронная трудовая книжка – цифровой документ, доступный через портал «Электронный персональный кабинет».
Разница в реквизитах минимальна: в обоих случаях работник указывает цель обращения и ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. В электронном заявлении дополнительно указывается, что работник просит оформить электронную версию.
Что должно содержаться в заявлении?
Ниже приведён перечень обязательных пунктов:
- Наименование организации (полное название и ИНН).
- ФИО работника, дата рождения, место работы.
- Должность и подразделение.
- Дата обращения.
- Цель обращения (например, «выдача трудовой книжки для подтверждения стажа»).
- Согласие на получение и подтверждение, что работник получил документ.
- Подпись работника и дата подписания.
Если заявление направляется в электронном виде, добавьте:
- Номер электронного обращения.
- Контактные данные (телефон, e‑mail).
Шаблон заявления (бумажный)
Ниже приведён пример типового бланка, который можно скопировать в Word или PDF:
Заявление о выдаче трудовой книжки
От: ________________________________ (ФИО, должность, подразделение)
Кому: ________________________________ (ФИО руководителя, должность)
Прошу выдать мне трудовую книжку в целях подтверждения стажа и оформления страховых выплат.
Согласен(на) с тем, что получил(а) трудовую книжку и подтверждаю её целостность.
Подпись: ________________________
Шаблон заявления (электронный)
Заявление о выдаче электронной трудовой книжки
От: ________________________________ (ФИО, должность, подразделение)
Кому: ________________________________ (ФИО руководителя, должность)
Прошу оформить электронную трудовую книжку в соответствии со статьей 45 ТК РФ.
Согласен(на) с тем, что получил(а) электронную версию и подтверждаю её целостность.
Контактный телефон: __________________
e‑mail: ______________________________
Подпись: ________________________
Как отправить заявление?
- Для бумажной трудовой книжки – подайте заявление лично в отдел кадров или отправьте по почте.
- Для электронной трудовой книжки – отправьте заявление через портал «Электронный персональный кабинет» или по электронной почте в отдел кадров.
Что делать, если заявление отклонено?
По закону работодатель не обязан проверять, действительно ли трудовая книжка необходима сотруднику. Отказ в выдаче без законного основания – нарушение прав работника. В таком случае:
- Обратитесь к руководству с письменным запросом.
- Если отказ сохраняется, подайте жалобу в трудовую инспекцию.
- При необходимости – обратитесь к юристу.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить копию трудовой книжки? – Да, заявление о выдаче копии можно оформить аналогично заявлению о выдаче оригинала.
- Сколько времени занимает выдача? – В соответствии с ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 дней с даты подачи письменной просьбы.
- Можно ли получить трудовую книжку по почте? – Да, существуют специальные бланки заявления об отправке трудовой книжки по почте.
Где можно скачать готовые бланки?
Готовые шаблоны можно найти:
- На портале «Система кадров» – ссылка
- В сервисе «Моё дело» – ссылка
- На официальном сайте Росгосстрах – ссылка
Соблюдение правильной формы и реквизитов заявления гарантирует, что ваш запрос будет обработан быстро и без лишних вопросов. Используйте готовые шаблоны, чтобы не упустить важные детали, и помните, что работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 дней с момента подачи письменной просьбы.