С 2025 года в России вступили в силу ключевые изменения в трудовом законодательстве, касающиеся ведения трудовых книжек. Теперь каждый работник имеет право выбрать формат хранения своей трудовой деятельности — бумажный или электронный. Если вы решили перейти на цифровой формат, вам необходимо подать заявление о не сохранении бумажной трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такое заявление, какие юридические последствия оно имеет, и как избежать распространённых ошибок.
Почему важно подать заявление о не сохранении бумажной трудовой книжки?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , с 1 января 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде только по желанию работника. Это означает:
- Если вы не подали заявление — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
- Если вы подали заявление — бумажная книжка не будет обновляться, а вся информация о вашей трудовой деятельности будет храниться в Электронной трудовой книжке (ЭТК) в Пенсионном фонде РФ.
Важно понимать: подача заявления, это добровольный выбор. Никто не может заставить вас отказаться от бумажной книжки. Однако с 2025 года всё больше работодателей переходят на цифровые технологии, и отказ от бумажной книжки упрощает процессы учёта, ускоряет оформление при увольнении и снижает риски потери документа.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой после подачи заявления?
Многие работники опасаются, что их бумажная трудовая книжка «исчезнет». Это не так. Вот что происходит на практике:
- Вы подаёте заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Работодатель не уничтожает и не изымает вашу бумажную книжку.
- Он сохраняет её в архиве на срок, установленный законом (не менее 75 лет).
- Все дальнейшие записи (приём на работу, переводы, увольнение) будут вноситься только в ЭТК.
- Вы можете в любой момент запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг, МФЦ или лично в ПФР.
Важно! Если вы уже имели бумажную трудовую книжку до 2021 года — она остаётся у вас. Она не теряет юридической силы и может потребоваться при оформлении пенсии, загранпаспорта или при трудоустройстве за рубежом.
Как правильно составить заявление о не сохранении бумажной трудовой книжки?
Закон не устанавливает строгой формы заявления, но есть рекомендуемый образец, который гарантирует его принятие. Ниже — шаблон, соответствующий требованиям ПФР и трудового законодательства.
Образец заявления (для печати или ручного заполнения)
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>
Я, <u>[Фамилия Имя Отчество]</u>, паспорт серия <u>[XX XX]</u> № <u>[XXXXXX]</u>, выдан <u>[Кем и когда]</u>, зарегистрирован по адресу: <u>[Адрес]</u>,
работаю в <u>[Наименование организации]</u> с <u>[Дата приёма]</u> на должности <u>[Должность]</u>.
На основании Федерального закона № 439-ФЗ от , прошу:
<br>
<b>1.</b> Не вести бумажную трудовую книжку в дальнейшем.
<br>
<b>2.</b> Вести мою трудовую деятельность исключительно в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ.
<br>
<b>3.</b> Передать сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации для формирования электронной трудовой книжки.
<br>
<br>
<br>
Подпись: _______________ /<u>[Ф.И.О. расшифровка]</u>/
Где взять готовый бланк?
Вы можете:
- Скачать готовый шаблон в формате .docx на официальном сайте Пенсионного фонда РФ в разделе «Электронная трудовая книжка».
- Взять образец в отделе кадров вашей организации — они обязаны предоставить его бесплатно.
- Использовать шаблон из сервиса КонсультантПлюс (для юридических лиц и бухгалтеров).
Как подать заявление?
Заявление можно подать несколькими способами:
- Лично — передать в отдел кадров под роспись в журнале входящей документации.
- Через почту — заказным письмом с уведомлением о вручении (рекомендуется при удалённой работе).
- Электронно — через корпоративную систему документооборота (если компания использует электронный документооборот и у вас есть ЭЦП).
Важно! Всегда требуйте подтверждение о получении — расписку в журнале или копию заявления с отметкой о приёме. Это защитит вас в случае споров.
Что будет, если не подать заявление?
Если вы не подадите заявление, то:
- Ваша бумажная трудовая книжка продолжит вестись в обычном порядке.
- Электронная трудовая книжка не будет формироваться автоматически.
- При увольнении вы получите бумажную книжку с последней записью.
- Если в будущем вы захотите перейти на ЭТК — вам нужно будет подать заявление, и работодатель внесёт все прошлые записи в электронный реестр (это занимает до 15 рабочих дней).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я вернуть бумажную трудовую книжку после отказа?
Да, можете. Для этого нужно подать новое заявление — «О возобновлении ведения бумажной трудовой книжки». Работодатель обязан оформить её в течение 5 рабочих дней, внести все данные из ЭТК и заверить печатью.
Нужно ли передавать бумажную книжку работодателю?
Нет. Вы оставляете бумажную трудовую книжку у себя. Работодатель только прекращает вносить в неё новые записи. Все будущие изменения, только в ЭТК.
Как проверить, что ЭТК уже сформирована?
Зайдите на портал Госуслуги → «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка». Там вы увидите статус: «Формируется» или «Активна».
Могут ли отказать в приёме на работу из-за отсутствия бумажной книжки?
Нет. Это нарушение трудового законодательства. Работодатель обязан принять вас на работу даже без бумажной книжки — если у вас есть ЭТК. Он может запросить выписку из ПФР.
Переход на электронную трудовую книжку — это не просто мода, а логичный шаг в эпоху цифровизации; Преимущества очевидны:
- Никогда не потеряете документ, данные хранятся в защищённой базе ПФР.
- Ускоренное оформление при увольнении, не нужно ждать, пока книжку «найдут» в архиве.
- Легко подтвердить стаж при оформлении пенсии, кредита или визы.
- Снижается риск подделки записей.
Подача заявления — это простая, но важная процедура, которая защитит ваши трудовые права на десятилетия вперёд. Не откладывайте: чем раньше вы подадите заявление, тем быстрее начнёт работать ваша электронная трудовая книжка.
Совет: Сохраните копию заявления и расписку о его приёме. Даже если всё кажется простым, документы в трудовых спорах решают всё.
Если у вас остались вопросы — обратитесь в отдел кадров вашей компании или позвоните в Пенсионный фонд по бесплатному номеру: 8 (800) -00-00-00.
Актуально на 23 мая 2026 года. Информация соответствует действующему законодательству РФ.