Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный этап в модернизации кадрового документооборота в России. Несмотря на то что массовый сбор заявлений от сотрудников проходил в 2020 году‚ право выбора остаеться за работником и сегодня. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ какие нюансы учесть и что делать работодателю после получения такого документа.
Правовые основы перехода на ЭТК
В соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от ‚ каждый работник имеет право самостоятельно решать‚ в каком виде будет вестись его трудовая книжка. Возможны два варианта:
- Сохранение бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель продолжает вести документ на бумаге‚ параллельно передавая сведения в электронном виде в Социальный фонд России (СФР).
- Переход на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажный бланк выдается сотруднику на руки‚ а работодатель прекращает вести его в бумажном формате‚ оставляя только электронную отчетность.
Когда можно подать заявление?
Согласно части 5 статьи 2 Закона № 439-ФЗ‚ подать заявление о переходе на ЭТК работник может в любой момент. Если ранее сотрудник выбрал бумажный формат‚ он имеет право передумать. Для этого достаточно написать новое заявление. После его подачи работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Как составить заявление: реквизиты и структура
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы заявления‚ поэтому оно пишется в произвольной форме. Однако реквизиты заявления о переходе на ЭТК аналогичны реквизитам заявления о сохранении бумажного формата. Разница заключается лишь в формулировке решения сотрудника и ссылке на соответствующую статью Трудового кодекса РФ или Федерального закона.
В заявлении обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Шапка документа: наименование должности руководителя организации‚ название компании‚ Ф.И.О. руководителя‚ а также должность и Ф.И.О. заявителя.
- Название документа: «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» или «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
- Суть заявления: четко выраженное желание перейти на ЭТК со ссылкой на нормативный акт (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ или ст. 66.1 ТК РФ).
- Дата составления и личная подпись работника.
Образец заявления на переход на электронную трудовую книжку
Ниже представлен юридически корректный образец заявления‚ который сотрудник может подать работодателю:
Пример заполнения:
Генеральному директору ООО «Название Компании»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с переходом на электронные трудовые книжки и в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ‚ а также статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ прошу предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде.
От ведения трудовой книжки на бумажном носителе отказываюсь. Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку на руки.
______________ / Петров П.П. /
Действия работодателя после получения заявления
Получив от работника заявление о переходе на ЭТК‚ отдел кадров обязан выполнить ряд важных шагов:
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
В бумажный бланк трудовой книжки необходимо внести специальную запись о том‚ что сотрудник подал заявление. Формулировка записи должна быть следующей:
«Работником подано письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ».
Выдача трудовой книжки на руки
После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается сотруднику. С этого момента организация-работодатель больше не несет ответственность за ведение и хранение этого документа.
Регистрация факта выдачи
Крайне важно зафиксировать факт возврата документа. Обязательно зарегистрируйте выдачу бумажной книжки в книге учета движения трудовых книжек. В графе 13 («Расписка работника о получении трудовой книжки») сотрудник должен поставить свою подпись. Формулировка может быть такой:
«Выдана на руки на основании письменного заявления Петрова Петра Петровича о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Процедура перехода на электронную трудовую книжку не представляет сложности‚ если соблюдать все требования законодательства. Главное, правильно составить заявление со ссылками на нужные статьи закона‚ а работодателю — корректно оформить выдачу бумажного бланка и сделать необходимые записи. Используя представленный выше образец‚ работник сможет безошибочно оформить свой выбор в пользу ЭТК.