С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года этот процесс завершается. В этот момент все работодатели обязаны вести трудовые записи исключительно в электронном виде. Однако многие сотрудники, особенно те, кто работал до 2021 года, всё ещё имеют бумажные трудовые книжки, которые необходимо корректно передать при смене места работы. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить заявление о просьбе переслать трудовую книжку, в каких случаях оно необходимо, и какие юридические нюансы важно учитывать.
Почему нужно писать заявление о пересылке трудовой книжки?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, должности, награды и другие важные сведения о профессиональной деятельности сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), работодатель обязан хранить трудовую книжку работника и передавать её при увольнении или переводе на другую работу.
В случае, когда сотрудник увольняется и устраивается на новое место работы, но новый работодатель не может получить трудовую книжку напрямую (например, если предыдущий работодатель находится в другом городе), требуется официальное заявление о пересылке. Это особенно актуально при:
- Увольнении и последующем трудоустройстве в другом регионе;
- Переводе на другую должность в филиал другой компании;
- Работе в удалённом режиме, когда физический документ не может быть передан лично;
- Необходимости передачи трудовой книжки через почту или курьерскую службу.
Какие документы могут потребоваться вместе с заявлением?
Для корректной пересылки трудовой книжки работнику рекомендуется подготовить:
- Заявление о пересылке трудовой книжки — основной документ (образец ниже).
- Копию паспорта — для идентификации личности.
- Согласие на обработку персональных данных — если пересылка осуществляется через почту или электронные каналы.
- Письмо от нового работодателя (по желанию) — подтверждение места будущего трудоустройства.
Образец заявления о просьбе переслать трудовую книжку
Ниже приведён официальный шаблон заявления, который можно адаптировать под свои нужды.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Руководителю
[Полное наименование организации]
[Должность руководителя, например: Генеральному директору]
[ФИО руководителя]
От: [Ваша ФИО полностью]
Должность: [Ваша должность]
Табельный номер: [если есть]
Контактный телефон: [Ваш номер]
Электронная почта: [Ваш email]
Прошу переслать мою трудовую книжку по адресу нового работодателя:
Новый работодатель:
[Полное наименование новой организации]
[Юридический адрес новой компании]
[ФИО и должность ответственного лица, например: Начальнику отдела кадров Иванову И.И.]
Также прошу направить копию трудовой книжки в электронном виде (если оформлена ЭТК) в Государственную информационную систему «Электронная трудовая книжка» в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .
При необходимости могу предоставить дополнительные документы для подтверждения личности и адреса получения.
Подпись: ______________
[ФИО расшифровка]
Важные юридические аспекты
Сроки передачи трудовой книжки
Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если сотрудник не может получить её лично — он имеет право направить письменное заявление о пересылке. В этом случае работодатель обязан отправить книжку в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.
Пересылка через почту
Пересылка должна осуществляться заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует, что документ будет доставлен, а работодатель сможет подтвердить факт отправки в случае спора.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся при первичном трудоустройстве. Если у вас уже оформлена ЭТК, то в заявлении необходимо указать:
- Номер вашего СНИЛС, он используется для доступа к ЭТК;
- Просьбу о передаче данных в Единую информационную систему;
- Согласие на передачу персональных данных в Пенсионный фонд РФ (если не было ранее оформлено).
Что делать, если работодатель отказывается пересылать книжку?
Если работодатель игнорирует заявление или отказывается пересылать трудовую книжку, вы можете:
- Направить претензию в письменной форме с уведомлением о вручении;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за задержку.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли переслать трудовую книжку по электронной почте?
Нет. Бумажная трудовая книжка — это оригинальный документ, и её нельзя пересылать по электронной почте. Только через почту России (заказное письмо) или курьером с подтверждением получения.
Вопрос 2: Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если книжка утеряна, необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. На основании архивных данных он обязан оформить новый документ в течение 15 дней.
Вопрос 3: Нужно ли писать заявление, если я устраиваюсь в ту же компанию, но в другой филиал?
Да. Даже при внутреннем переводе между филиалами, если они юридически разные организации, требуется официальное заявление и пересылка трудовой книжки.
Заявление о просьбе переслать трудовую книжку — это не просто формальность, а важный юридический акт, защищающий ваши трудовые права. С 2026 года, когда бумажные трудовые книжки полностью уступают место электронным, процесс станет ещё проще, данные будут передаваться автоматически через Единую систему. Но пока вы имеете бумажную книжку, соблюдайте все формальности: пишите заявление, используйте заказную почту, сохраняйте копии документов.
Не забывайте: ваш трудовой стаж, это ваша финансовая и социальная безопасность. Относитесь к трудовой книжке с уважением, она хранит историю вашей профессиональной жизни.
Совет: Всегда делайте копию трудовой книжки перед её передачей — это поможет избежать проблем в будущем, особенно при оформлении пенсии или льгот.