Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), это масштабный процесс в российском трудовом законодательстве, который затронул абсолютно всех работодателей и работников. Согласно нормам закона, каждый сотрудник имеет право самостоятельно решить, в каком формате будет вестись учет его стажа: в традиционном бумажном или в современном электронном. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о сохранении трудовой книжки на бумаге, какие нюансы существуют и как эта процедура регламентируется Минтрудом.
История и законодательная база
В соответствии с требованиями Федерального закона № 439-ФЗ, работодатели были обязаны в письменной форме уведомить каждого работника до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве. Сотрудникам разъяснялось их право сделать выбор:
- Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Подать заявление о сохранении ведения трудовой книжки в бумажной форме.
Хотя массовая кампания по выбору завершилась 31 декабря 2020 года, вопрос остается актуальным и в 2026 году. Это касается, в первую очередь, вновь принимаемых на работу сотрудников, которые впервые устраиваются на работу или перешли на ЭТК у предыдущего работодателя, но теперь хотят вернуться к бумажному формату (если документ не был им ранее уничтожен или утерян).
Зачем нужно сохранять бумажную трудовую книжку?
Несмотря на удобство электронного формата, многие работники предпочитают оставить бумажный вариант. И на это есть веские причины:
- Двойной контроль: При сохранении бумажной книжки работодатель обязан вести одновременно два формата — и бумажный, и электронный (отправлять отчеты в Социальный фонд). Это дает дополнительную гарантию сохранности данных.
- Независимость от технологий: Бумажный документ не зависит от сбоев в электронных базах, блокировок аккаунтов на портале Госуслуг или отсутствия интернета.
- Привычный формат: Для многих работодателей и проверяющих инстанций бумажная печать и подпись остаются более привычным и весомым подтверждением стажа.
Как правильно составить заявление?
Законодательство не устанавливает строгой, унифицированной формы заявления. Оно пишется в произвольной форме, однако должно содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов.
Структура заявления:
- Шапка: Должность руководителя организации, наименование организации, Ф.И.О. руководителя, должность и Ф.И.О. заявителя.
- Название документа: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме».
- Основная часть: Четко выраженная просьба продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
- Дата и подпись работника.
Образец заявления о сохранении трудовой книжки
Ниже представлен актуальный образец заявления, который можно адаптировать под вашу организацию:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме
На основании части 3 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ и статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде.
О праве на выбор способа ведения сведений о трудовой деятельности уведомлен(а).
«___» _________ 202__ г. _______________ / Петров П.П./
(подпись)
Что происходит после подачи заявления?
Если работник выбирает бумажный формат, его трудовая книжка остается у работодателя, и он продолжает вносить в нее записи в обычном порядке. Однако, если работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку, алгоритм действий меняется:
- В день подачи заявления работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки.
- Перед выдачей в бумажную трудовую книжку вносится специальная закрывающая запись.
- С момента выдачи документа организация-работодатель больше не несет ответственность за этот бумажный документ.
Как внести запись о переходе на ЭТК (по рекомендации Минтруда)
Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в Письме Минтруда от № 14-2/В-150 (а также разъяснялась в Письме Минтруда РФ от № 14-6/ООГ-5052). Запись вносится по следующим правилам:
- Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи;
- Графа 2: указывается дата внесения записи (дата подачи заявления);
- Графа 3: делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- Графа 4: указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится запись, или ссылка на заявление работника с указанием даты его подачи.
Необходимо обязательно предупредить работника о том, что выданная ему на руки трудовая книжка теперь хранится у него, и работодатель более не будет вносить в нее какие-либо записи.
Особенности для новых сотрудников в 2026 году
Как отмечают эксперты (включая рекомендации эксперта Екатерины Агаевой), в 2026 году часто встречается ситуация, когда новый работник с бумажной трудовой книжкой устраивается на работу и желает перейти на ЭТК. В таком случае:
- Работодатель сначала вносит в его бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу.
- Затем сотрудник пишет заявление о переходе на электронный формат.
- Работодатель вносит закрывающую запись (о подаче заявления), заверяет её и выдает бумажную трудовую книжку работнику на руки.
Если же новый сотрудник хочет продолжить вести бумажную книжку, он подает соответствующее заявление (образец которого приведен выше), и работодатель просто продолжает вести её параллельно с электронной отчетностью.
Право выбора формата трудовой книжки — важная социальная гарантия. Если вы цените надежность бумажного документа, смело пишите заявление о его сохранении. Если же вы готовы доверять современным технологиям, помните, что переход на ЭТК оформляется заявлением, после которого бумажная книжка с соответствующей записью выдается вам на руки. В любом случае, главное — чтобы ваше решение было документально зафиксировано работодателем.