Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одно из самых значимых нововведений в российском трудовом законодательстве. Несмотря на то, что массовая кампания по выбору способа ведения трудовой книжки завершилась в конце 2020 года, вопрос правильного оформления заявления остается актуальным. Сотрудники, которые ранее сохранили бумажный формат, имеют право в любой момент изменить свое решение и перейти на электронный вариант. Кроме того, заявления требуются при приеме на работу новых сотрудников.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить бланк заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, какие формулировки использовать и на что обратить внимание кадровикам и самим работникам в 2026 году.

Правовая основа: что говорит закон?

Порядок ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде регламентируется статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, а также пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от г. № 439-ФЗ.

Ключевые правила, которые необходимо помнить:

• Свобода выбора: каждый работник имеет право самостоятельно решать, в каком виде будет вестись его трудовая книжка.
• Бессрочное право перехода: если до включительно сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку (или не подавал никакого заявления), он в любое время может отказаться от бумажного документа и перейти на ЭТК.
• Обязанность работодателя: при получении соответствующего заявления работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику.

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку может быть подано в следующих случаях:

1. Прием на работу нового сотрудника. Если работник устраивается на работу и уже подавал ранее заявление о выборе ЭТК у предыдущего работодателя, новому работодателю подавать заявление повторно не нужно — он по умолчанию ведет ЭТК. Если же работник впервые устраивается на работу после , на него изначально заводится электронная трудовая книжка (заявление не требуется, но по желанию может быть оформлено для подтверждения).
2. Добровольный переход действующего сотрудника. Если работник, ранее выбравший бумажный формат, решил перейти на электронный. Для этого ему нужно запросить у работодателя и подписать заявление.

Что делать, если работник подал заявление в день приема на работу?

Частая ситуация: новый сотрудник приносит заявление о переходе на ЭТК прямо в день оформления на работу. В этом случае кадровику необходимо руководствоваться пунктом 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от № 69, и пунктом 10 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от № 225.

Алгоритм действий таков:

1. Принять заявление от работника.
2. Внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
3. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
4. Далее вести сведения о трудовой деятельности данного работника только в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд (СФР) в составе отчетности ЕФС-1.

Как составить заявление: формулировки и реквизиты

Законодательством не установлено строгой унифицированной формы заявления. Оно составляется в свободной форме, однако формулировки не должны противоречить ТК РФ.

При составлении заявления могут использоваться следующие формулировки:

• «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде…»
• «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ…»

Важный нюанс: выдача бумажной книжки

Обязательно напомните работнику, чтобы в своем заявлении он отразил просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки. Это защитит работодателя от претензий в будущем и юридически закрепит факт прекращения ответственности за ведение и хранение бумажного бланка.

Образец бланка заявления о ведении трудовой книжки электронно

Ниже представлен актуальный шаблон заявления, который можно адаптировать под вашу организацию.

Бланк заявления

Генеральному директору ООО «[Название организации]»
[Ф.И.О. руководителя в дательном падеже]
от [Должность работника]
[Ф.И.О; работника в родительном падеже]

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с переходом на электронные трудовые книжки и в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, а также п. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде.

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде.

Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку в связи с подачей настоящего заявления. С правилами ведения электронной трудовой книжки ознакомлен(а). Ответственность за сохранность бумажной трудовой книжки после ее выдачи несу самостоятельно.

Подпись ______________ / [Ф.И.О. работника] /

Как оформить заявление в программе 1С

Для автоматизации кадрового документооборота заявление можно сформировать в программах 1С. Для этого необходимо:

• Перейти в раздел «Кадры» или «Отчетность, справки».
• Выбрать журнал «Электронные трудовые книжки».
• Нажать кнопку «Создать».
• В поле «Организация» выбрать вашу компанию.
• Выбрать сотрудника, по которому необходимо сформировать заявление, и распечатать документ.

Ответственность работодателя

После того как работник подал заявление о переходе на ЭТК и получил на руки бумажный документ, работодатель полностью освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки. Вся дальнейшая отчетность по такому сотруднику ведется только в цифровом формате и сдается в Социальный фонд России (СФР).

Переход на электронную трудовую книжку — это право, а не обязанность работника (за исключением впервые трудоустраивающихся после 2020 года). Бланк заявления составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать четкую волю сотрудника на ведение данных в электронном виде и просьбу о выдаче бумажного документа на руки. Грамотное оформление этого документа избавит работодателя от множества кадровых и юридических рисков.