С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие означает, что бумажные трудовые книжки перестают быть основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность. В связи с этим вопросы, связанные с выбором формы ведения трудовой книжки и оформлением соответствующих заявлений, становятся критически важными для каждого работника и работодателя.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выборе электронной трудовой книжки, какие существуют нюансы в 2026 году и почему даже малейшие неточности могут привести к проблемам при расчете пенсии.

Почему это важно именно сейчас?

Как отмечают эксперты, одним из основных преимуществ электронной трудовой книжки является то, что работник всегда имеет мгновенный доступ к своим данным через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР). Это позволяет контролировать начисление пенсионных баллов и страхового стажа в режиме реального времени.

Для расчета пенсии и других социальных выплат Социальному фонду России необходима точная информация о том, где работали люди и сколько страховых взносов было за них уплачено. Даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке, как электронной, так и бумажной, могут привести к отказу в назначении пенсии или необходимости длительных судебных разбирательств для подтверждения стажа.

Нужно ли писать заявление в 2026 году?

Важно понимать контекст текущего момента. Если работник впервые трудоустраивается в 2026 году, бумажная трудовая книжка ему уже не заводится, ведется только электронная. В этом случае писать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки не требуется, так как альтернативы нет.

Однако, если речь идет о работниках, которые ранее не подавали заявление о переходе на ЭТК (например, те, кто долгое время не работал или работал у работодателей, не передающих данные), или если требуется исправить ошибку, процедура подачи заявления остается актуальной. Также заявление может потребоваться при восстановлении доступа к данным или уточнении записей.

Основные правила оформления заявления

Законом унифицированный шаблон заявления не предусмотрен. Документ составляется в произвольной форме на обычном листе бумаги формата А4. Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере.

Ключевые требования к документу:

• Шапка документа: В правом верхнем углу указывается должность, ФИО руководителя организации и название компании. Ниже — данные заявителя (ФИО, должность, структурное подразделение).
• Посередине строки пишется слово «Заявление».
• Текст: Четко сформулированная просьба. Например: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» или «Прошу предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
• Дата и подпись: Внизу слева ставится дата составления, справа — личная подпись работника с расшифровкой.

Следует отметить, что заявление может сопровождаться определенными приложениями, дополняющими сущность конкретного обращения (например, копия паспорта или документы, подтверждающие смену фамилии, если в данных ЭТК есть расхождения).

Образец заявления о выборе электронной трудовой книжки

Ниже приведен примерный шаблон, который можно использовать как основу:

Порядок действий и сроки

1. Составление: Работник составляет заявление в двух экземплярах (один сдает в отдел кадров, на втором просит поставить отметку о приеме).
2. Регистрация: Форма заявления свободная, но на документе должна быть поставлена подпись автора. Далее заявление направляется руководителю для резолюции и регистрации в журнале входящей документации.
3. Передача данных: На основании заявления работодатель формирует отчет в СФР о выборе работником способа ведения трудовой книжки.
4. Выдача сведений: По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенную выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р) в течение 3 рабочих дней.

Что делать при увольнении?

Правильно применять второй вариант, поясняет Роструд. При увольнении работника по собственному желанию или по иным обстоятельствам, в его трудовую книжку (электронную) вносится соответствующая запись. Работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Работник, в свою очередь, должен проверить корректность внесенной записи в личном кабинете. Если обнаружена ошибка, необходимо немедленно подать заявление работодателю о внесении изменений.

Частые ошибки и как их избежать

Используя наш образец заявления и следуя инструкции, вы сможете быстро и правильно составить документ без ошибок. Однако стоит обратить внимание на типичные проблемы:

• Отсутствие даты: Без даты заявление может считаться недействительным.
• Нечитаемый почерк: Если пишете от руки, убедитесь, что текст разборчив.
• Игнорирование проверки: После подачи заявления не забывайте проверять свой личный кабинет на сайте СФР или Госуслугах, чтобы убедиться, что выбор зафиксирован.

Помните: грамотное оформление документов — это гарантия вашей будущей пенсии и защита трудовых прав. Не пренебрегайте возможностью контролировать свою трудовую биографию через современные цифровые инструменты.