Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве. С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности стали вестись в электронном формате, однако бумажные трудовые книжки не исчезли в одночасье. У работников осталось право выбора: сохранить традиционный бумажный формат, перейти полностью на «цифру» или вести оба варианта параллельно.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, какие нюансы существуют в 2026 году и какие действия должен предпринять работодатель после получения такого документа.
Что важно знать о выборе формата трудовой книжки
Самое главное помнить: единого типового бланка не существует ни для заявления о трудовой книжке на бумажном носителе, ни для образца заявления на электронную трудовую книжку. Работник может написать его в свободной форме или использовать шаблон, разработанный внутри организации.
Согласно законодательству, возможны следующие сценарии:
- Сохранение бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель продолжает вести записи как на бумаге, так и в электронном виде (сдавая отчеты в Социальный фонд). Одновременное применение обоих вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки или написал заявление о ее сохранении.
- Переход на электронную трудовую книжку. Если сотрудник выбирает ЭТК, работодатель выдает ему бумажный документ на руки и прекращает вести в нем записи.
Особенности для новых сотрудников в 2026 году
С 2021 года работникам-новичкам, которые впервые устраиваются на работу и ранее нигде не трудились, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. Для них ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Однако, если новый сотрудник уже имеет стаж работы и приносил вам бумажную трудовую книжку, но на предыдущем месте работы уже отказался от ее ведения (и запись об этом внесена в документ), продолжать вести записи в бумажном виде нельзя.
Как составить заявление: образцы и бланки
Несмотря на то что жесткой формы нет, в заявлении обязательно должна быть отражена суть просьбы и персональные данные сотрудника. Рассмотрим оба варианта заявлений;
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе
Если работник хочет сохранить бумажный формат, ему необходимо подать соответствующее заявление. Это можно сделать в любой момент трудовой деятельности.
Структура заявления:
- Шапка (на имя руководителя организации, от кого — ФИО и должность работника).
- Название документа: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе».
- Текст с просьбой продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
- Дата и подпись работника.
Примерный образец заявления о ведении трудовой книжки на бумажном носителе:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.
_______________ / Петров П.П. /
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
В период работы сотрудник в любое время вправе написать заявление о переходе на электронный вариант. После его получения работодатель обязан:
- Внести в бумажную книжку закрывающую запись.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Примерный образец заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Сидорова С.С.
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности (в т.ч. за период работы до 1 января 2020 года) в электронном виде (сформировать электронную трудовую книжку).
_______________ / Сидоров С.С. /
Что делает кадровик после получения заявления?
Получив от работника заявление о переходе на ЭТК, специалист по кадрам должен корректно оформить выдачу бумажного бланка:
- Внести запись в трудовую книжку. В графе 2 пишется дата, когда отдаёте работнику бумажную книжку; в графе 3 делается запись о подаче заявления о переходе на ЭТК; в графе 4 указывается дата заявления работника и номер, под которым оно зарегистрировано в журнале учета.
- Выдать документ. Сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Если работник просит выдать оригинал трудовой книжки на руки для предоставления в Социальный фонд или другие органы (например, для назначения пенсии), это также делается по отдельному заявлению. Работодатель обязан выдать документ не позднее 3 рабочих дней, а по возвращении документа от работника нужно взять расписку.
Как оформить заявление в программе 1С
Для автоматизации кадрового учета в программах 1С предусмотрена удобная функция формирования заявлений:
- Перейдите в раздел «Кадры» или «Отчетность, справки».
- Выберите журнал «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В поле «Организация» выберите вашу компанию.
- Выберите сотрудника (или группу сотрудников), по которым необходимо сформировать заявление.
- Выберите тип заявления (о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной формы) и распечатайте документ.
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Часто возникает вопрос: возможно ли возобновление ведения бумажной трудовой книжки после того, как сотрудник уже перешел на ЭТК?
Ответ однозначный: нет, обратного пути нет. Если работник на предыдущем месте работы отказался от бумажной книжки, и в ней сделана закрывающая запись, новый работодатель не имеет права продолжать вести этот бумажный бланк. Вся информация о стаже теперь будет храниться только в цифровом формате на серверах Социального фонда России.
Процесс цифровизации трудовых отношений продолжается, и в 2026 году электронная трудовая книжка остается основным вектором развития. Однако за работниками сохраняется право выбора. Кадровым специалистам важно помнить, что:
- Единого бланка заявления не существует, главное — четко выраженная воля работника.
- При переходе на ЭТК бумажная книжка выдается на руки в течение 3 рабочих дней.
- Вновь принимаемым сотрудникам, не имевшим ранее стажа, бумажные бланки не выдаются.
- Возврат к бумажному формату после перехода на электронный законодательством не предусмотрен.
Своевременное и правильное оформление заявлений поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит сохранность важных данных о стаже сотрудников.