В 2026 году, несмотря на активное развитие цифровых сервисов и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат документа сохраняет свою юридическую силу для тех граждан, кто своевременно не отказался от него или чьи данные требуют уточнения. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, приведем актуальный образец и ответим на важные вопросы.

Правовые основания и необходимость заявления

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. К таким документам относятся и трудовые книжки (или их копии).

Важно помнить: Заявление необходимо писать в следующих случаях:

• Вам требуется копия трудовой книжки для оформления визы, кредита или субсидии.
• Необходима заверенная выписка из трудовой книжки для органов соцзащиты или пенсионного фонда.
• Произошла утеря документа, и требуется подтверждение стажа.
• Вы хотите получить оригинал трудовой книжки на руки при увольнении (хотя в этом случае часто достаточно приказа об увольнении, но письменный запрос фиксирует факт обращения).

Как правильно написать заявление

Законодательно утвержденной формы заявления не существует, однако документ должен соответствовать общим правилам делопроизводства. Он пишется в свободной форме от руки или печатается на компьютере.

Структура документа:

1. Шапка: В правом верхнем углу указывается должность руководителя (генеральный директор, директор), наименование организации, ФИО руководителя. Ниже — данные заявителя: должность, структурное подразделение, ФИО работника.
2. По центру строки пишется слово «Заявление».
3. Основная часть: Текст просьбы. Необходимо четко указать, что именно вы запрашиваете (копию, оригинал, выписку) и в каком виде (на бумажном носителе). Также стоит упомянуть цель запроса, если это требуется для конкретных инстанций (например, «для предоставления в банк»).
4. Дата и подпись: Внизу слева ставится дата подачи, справа — личная подпись работника и ее расшифровка.

Актуальный образец заявления (2026 год)

Ниже представлен универсальный шаблон, который можно использовать в текущей ситуации. Вы можете скопировать этот текст и заполнить свои данные.

Порядок выдачи и сроки

После подачи заявления в отдел кадров или секретарю организации, у работодателя есть строго регламентированный срок на выполнение просьбы сотрудника.

• Срок исполнения: Не более 3 рабочих дней с момента регистрации заявления.
• Заверение: Копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем. На каждой странице копии ставится надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Также ставится печать организации (при ее наличии).
• Стоимость: Выдача копий документов, связанных с работой, производится бесплатно.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить оригинал трудовой книжки, не увольняясь?

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя все время работы сотрудника. Выдать оригинал на руки работающему сотруднику работодатель может только в исключительных случаях (например, для оформления пенсии), и то, как правило, под роспись в журнале учета движения трудовых книжек с обязательством вернуть документ через определенное время. В большинстве случаев для личных нужд выдается именно заверенная копия.

Что делать, если работодатель отказывает?

Отказ в выдаче копии трудовой книжки является нарушением трудового законодательства. В первую очередь следует подать заявление в двух экземплярах, на одном из которых попросить поставить отметку о приеме (входящий номер и дата). Если реакция отсутствует, можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.

Актуален ли бумажный формат в 2026 году?

Да, бумажные трудовые книжки, заведенные до 2021 года, остаются действительными. Для работников, не подавших заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажный вариант параллельно с электронным. Поэтому запрос на выдачу копии именно бумажного экземпляра вполне законен и исполним.

Сохраните эту статью в закладки, чтобы всегда иметь под рукой актуальный образец и инструкцию. Помните: правильное оформление документов — залог защиты ваших трудовых прав.