Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. По общему правилу, оригинал документа хранится в отделе кадров или бухгалтерии работодателя. Однако бывают ситуации, когда сотруднику необходимо временно забрать документ на руки. В таких случаях оформляется заявление на выдачу оригинала трудовой книжки.
Когда можно запросить трудовую книжку на руки?
Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с работой, по его письменному заявлению. Чаще всего необходимость в оригинале трудовой книжки возникает в следующих случаях:
- Оформление пенсии: для предоставления в Социальный фонд России (СФР) с целью подтверждения стажа и расчета страховой пенсии.
- Получение кредита или ипотеки: некоторые банковские организации запрашивают оригинал или заверенную копию для подтверждения стабильности занятости.
- Оформление визы: в некоторых консульствах трудовая книжка служит подтверждением связи заявителя с родиной.
- Проверка данных: для сверки записей или исправления ошибок в документе.
Как правильно составить заявление
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, чтобы у работодателя не возникло оснований для отказа.
Структура документа:
- «Шапка» документа:
- Кому: должность и ФИО руководителя организации (например, Генеральному директору ООО «Альфа» Иванову И.И.).
- От кого: ФИО работника, его должность и структурное подразделение.
- Контактные данные: номер телефона и электронная почта (по желанию).
- «Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки».
- Основная часть:
- Причина запроса (например, «в связи с оформлением страховой пенсии»).
- Ссылка на законодательство (рекомендуется указать ст. 62 ТК РФ).
- Срок, на который забирается документ.
- Обязательство по возврату: Важно указать, в какой срок вы обязуетесь вернуть документ работодателю (обычно это 3 рабочих дня после получения справки из СФР или иного органа).
- Дата и подпись.
Образец заполнения (пример)
Ниже представлен примерный текст заявления:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Петрову П.П.
от менеджера отдела продаж
Сидорова С.С.
Заявление
В связи с оформлением страховой пенсии и на основании ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки для предоставления в Социальный фонд России (СФР).
Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю в течение трех рабочих дней с момента ее получения из СФР.
Важные рекомендации для работника и работодателя
Для работника:
Не забудьте расписаться в получении! При получении книжки на руки в отделе кадров вас попросят поставить подпись в заявлении или в специальном журнале учета. Фраза «Оригинал трудовой книжки на руки получил (дата, подпись)» защищает работодателя от обвинений в утере документа, а вас — подтверждает факт получения.
Для работодателя:
Выдача оригинала трудовой книжки действующему сотруднику — это всегда риск её утери или порчи. Чтобы минимизировать риски, рекомендуется:
- Требовать четкого указания причины выдачи.
- Фиксировать дату выдачи и дату обещанного возврата.
- В случае задержки возврата документа направить сотруднику письменное напоминание.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работодатель отказать в выдаче трудовой книжки?
Если заявление составлено корректно и ссылка идет на ст. 62 ТК РФ, работодатель не имеет права отказать в выдаче документов, связанных с работой. Однако он может предложить выдать заверенную копию, если оригинал не требуется по закону.
Что делать, если я перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Если вы подали заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка хранится у работодателя бессрочно. В этом случае для подтверждения стажа в СФР или банке вам достаточно заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги или в личном кабинете СФР.