В современных условиях ведения кадрового делопроизводства, особенно с повсеместным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопрос выдачи бумажного документа работнику на руки становится все более актуальным. Согласно актуальному законодательству РФ, работник имеет право получить свою бумажную трудовую книжку, если он выбрал электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выдаче трудовой книжки на руки, где скачать актуальный бланк, как заполнить документ без ошибок и какие сроки должен соблюдать работодатель.

Когда работнику выдается трудовая книжка на руки?

Долгое время существовало строгое правило: бумажная трудовая книжка хранится у работодателя и выдается только в день увольнения. Однако с внедрением системы электронных трудовых книжек ситуация изменилась.

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и актуальным разъяснениям (включая данные на май 2026 года), выдача бумажной трудовой книжки на руки возможна в следующих случаях:

Переход на электронную трудовую книжку. Если работник подал заявление о выборе электронного формата ведения сведений, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажный документ и выдать его работнику на руки.
Увольнение. В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка с записью об увольнении.
По письменному заявлению. Работник может запросить бумажную трудовую для предоставления в иные органы (хотя основным документом теперь часто выступает выписка из ЭТК через Госуслуги), но ключевым основанием для полной выдачи именно владения документом остается переход на ЭТК.

> Важно: Если работник выбрал электронную трудовую, работодатель не вправе отказать в выдаче бумажного бланка на руки.

Как составить заявление о выдаче трудовой книжки

Хотя унифицированной формы заявления, утвержденной на федеральном уровне, не существует, документ должен содержать обязательные реквизиты, чтобы считаться юридически значимым. Заявление пишется работником в свободной форме на имя руководителя организации.

Обязательные элементы заявления:

• Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (должность, ФИО работника).
• Заголовок: Посередине строки пишется «Заявление».
• Текст просьбы: Четкое указание на желание перейти на электронную трудовую книжку и просьба выдать бумажный оригинал на руки.
• Ссылка на закон: Рекомендуется упомянуть ст. 66.1 ТК РФ.
• Дата и подпись: Дата подачи документа и собственноручная подпись заявителя.

Образец заявления (Бланк для заполнения)

Ниже представлен актуальный образец заявления, который можно использовать в 2026 году. Вы можете скопировать этот текст, адаптировать его под свою ситуацию и распечатать.

Генеральному директору
ООО «Название Организации»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка) в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

В связи с выбранным мною способом ведения трудовой книжки, прошу внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче данного заявления и выдать мне бумажную трудовую книжку на руки.

Подтверждаю, что с порядком ведения электронных трудовых книжек и последствиями выбора ознакомлен.

Подпись: _____________ /Петров П.П./

Алгоритм действий работодателя при выдаче

Процесс выдачи трудовой книжки на руки в связи с переходом на ЭТК строго регламентирован. Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции.
Получение заявления. Работник подает письменное заявление.
Внесение записи. Кадровый специалист обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о поданном заявлении.

• В графе 3 указывается: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в связи с чем запись о трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке больше не ведется».
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Выдача документа. Трудовая книжка выдается работнику.
Фиксация выдачи; Факт получения работником трудовой книжки должен быть зафиксирован.

• Либо работник ставит подпись в Книге учета движения трудовых книжек (в графе 13 или специальной графе для выдачи).
• Либо работник пишет расписку о получении трудовой книжки на руки.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Если в книге учета нет места для подписи или работодатель предпочитает отдельный документ, работник может написать расписку:

> Расписка
>> Я, Петров Петр Петрович, получил от ООО «Название Организации» свою трудовую книжку (серия ТК № 1234567) в связи с переходом на электронную трудовую книжку. Запись о подаче заявления о выборе электронного формата в трудовую книжку внесена, с записью ознакомлен.
>
> Дата:
> Подпись: _____________

Сроки выдачи трудовой книжки

Это один из самых важных моментов. Согласно законодательству (КонсультантПлюс, ТК РФ):

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.

Нарушение этого срока является административным правонарушением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за бланк трудовой книжки?

Если трудовая книжка заводилась работодателем ранее, то при ее выдаче на руки (в связи с переходом на ЭТК) никаких удержаний из зарплаты за стоимость бланка не производится. Удержание возможно только при первичном заведении новой книжки по желанию работника, но не при выдаче уже существующей.

Что делать, если работник потеряет выданную книжку?

С момента выдачи трудовой книжки на руки ответственность за ее хранение и сохранность несет сам работник. В случае утери восстановление записей — это уже задача самого гражданина (через архивы и справки с мест работы), работодатель больше не несет ответственности за физическую сохранность документа.

Можно ли забрать трудовую, не переходя на электронную?

Просто так, по желанию «подержать на руках» или «посмотреть», забирать оригинал трудовой книжки действующему сотруднику нельзя. Это возможно только при увольнении или при официальном переходе на ЭТК. Для получения информации о стаже работающим сотрудникам следует запрашивать выписку из электронной трудовой через портал Госуслуг или у работодателя.

Выдача трудовой книжки на руки в 2026 году — это стандартная процедура, связанная с цифровизацией кадрового учета. Главное для работодателя — строго соблюдать сроки (3 дня) и правильно оформить запись о переходе на электронный формат. Для работника же важно понимать, что после получения документа на руки, именно он становится хранителем своего бумажного стажа, хотя основным источником информации для будущих работодателей и пенсионного фонда теперь служит электронный реестр.

Используйте приведенные выше образцы заявлений и расписок, чтобы документально грамотно оформить переход на новые рельсы трудового законодательства.