Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) является основным документом, подтверждающим стаж и опыт работы гражданина. При увольнении или по личному запросу работник имеет право получить её на руки. Для этого необходимо подать официальное заявление в отдел кадров. В этой статье подробно разберем, как правильно составить такой документ, какие существуют виды заявлений и на что обратить особое внимание.
Правовая основа: почему заявление обязательно?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника предоставить ему сведения о трудовой деятельности. Это означает:
- Выдача оригинала трудовой книжки (бумажной или электронной) при увольнении или по запросу.
- Выдача копии трудовой книжки (если оригинал остается у работодателя, например, при электронной форме).
- Выдача дубликата в случае утраты оригинала.
Важно: Работодатель не вправе отказывать в выдаче документа, даже если сомневается в целях его получения сотрудником (например, для оформления пенсии или устройства на новую работу).
Виды заявлений о выдаче трудовой книжки
В зависимости от ситуации, заявление может иметь разные формулировки и цели.
Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки
Подается при увольнении или когда работник хочет получить свой документ на руки для личного пользования (например, при переходе в другую организацию).
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Используется, если оригинал остается у работодателя (например, при ведении электронной трудовой книжки). Копия заверяется в установленном порядке.
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки
Подается в случае утраты, порчи или хищения оригинала. В заявлении необходимо указать обстоятельства утраты.
Заявление об отправке трудовой книжки по почте
Если работник не может лично получить документ (например, проживает в другом городе), он может запросить отправку заказным письмом. В этом случае в заявлении указываются почтовые реквизиты.
Как правильно составить заявление: структура и правила
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка: Наименование организации (работодателя), ФИО и должность руководителя отдела кадров (или иного ответственного лица).
- «Заявление» или «Заявление о выдаче трудовой книжки».
- Текст:
- ФИО заявителя, его должность и подразделение.
- Четкая просьба: «прошу выдать мне на руки трудовую книжку» (или «копию», «дубликат»).
- Причина (для дубликата — обстоятельства утраты).
- Если требуется отправка, указание способа (почта, адрес).
- Дата и подпись: Дата составления заявления и личная подпись заявителя.
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
С ведение ЭТК стало обязательным для большинства работодателей. При этом:
- В бумажную трудовую книжку вносится запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью.
- Сведения в ЭТК предоставляются через портал «Работа в России» или иным согласованным способом.
Образец заявления (универсальный вариант)
Ниже представлен пример, который можно адаптировать под любую ситуацию.
Директору ООО "Пример" Иванову И.И. от специалиста отдела маркетинга Петровой Анны Сергеевны Заявление Я, Петрова Анна Сергеевна, работающая в ООО "Пример" с в должности специалиста отдела маркетинга, в связи с увольнением (или: "по личному запросу") прошу выдать мне на руки трудовую книжку (или: "копию трудовой книжки", "дубликат трудовой книжки в связи с утратой"). В случае необходимости отправки по почте прошу направить по адресу: [указать полный почтовый адрес]. Подпись: _____________ / Петрова А.С. /
Куда подавать заявление?
Заявление подается в отдел кадров (кадровую службу) организации. Если в компании нет отдельного отдела кадров, документ передается руководителю или бухгалтеру, который выполняет кадровые функции.
Что происходит после подачи заявления?
- Отдел кадров регистрирует заявление.
- Проверяется наличие трудовой книжки (или сведений в ЭТК).
- В бумажную книжку вносится соответствующая запись о выдаче (или о заявлении на ЭТК).
- Документ выдается работнику под роспись в журнале учета движения трудовых книжек.
- Если запрошена отправка по почте, документ отправляется заказным письмом с уведомлением.
Частые вопросы (FAQ)
Могут ли отказать в выдаче, если я не работаю в компании?
Нет. Обязанность выдать документ лежит на последнем работодателе, даже если сотрудник уже уволен. Заявление можно подать лично, через представителя или по почте.
Нужно ли указывать причину выдачи?
Для оригинала и копии причина не требуется. Для дубликата необходимо указать обстоятельства утраты (кража, пожар, утеря и т.д.).
Сколько времени занимает выдача?
По закону срок не регламентирован, но по сложившейся практике документ выдают в день обращения или в течение 3 рабочих дней.
Подача заявления в отдел кадров о выдаче трудовой книжки, стандартная и законная процедура. Главное — правильно оформить документ, четко указав свои данные и желаемый вариант получения (оригинал, копия, дубликат, отправка). Помните, что ваши права защищены Трудовым кодексом РФ, и работодатель обязан выполнить вашу просьбу.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом.