Дата публикации: 22 мая 2026 года
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В соответствии с статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку сотруднику, если у него отсутствует этот документ по причине утраты, повреждения или иной причине.
Для этого сотрудник должен подать письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки; Без такого заявления выдача или оформление трудовой книжки будет считаться нарушением трудового законодательства.
Когда необходимо писать заявление об оформлении трудовой книжки?
Заявление об оформлении трудовой книжки необходимо в следующих случаях:
- Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу — если у нового сотрудника нет трудовой книжки (например, она была утеряна, испорчена или никогда не оформлялась).
- Повреждение или утрата трудовой книжки — если трудовая книжка пришла в негодность или была утрачена во время работы у данного работодателя.
- Необходимость оформления дубликата — если сотрудник просит выдать дубликат трудовой книжки (например, при смене фамилии).
- Выдача трудовой книжки при увольнении — если сотрудник увольняется и просит выдать трудовую книжку на руки.
- Оформление электронной трудовой книжки — если сотрудник выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде вместо бумажного.
Как правильно составить заявление об оформлении трудовой книжки?
Заявление должно быть составлено в письменной форме и содержать следующие обязательные элементы:
⚠️ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ЗАЯВЛЕНИЯ:
- Шапка: наименование организации, ФИО руководителя, должность.
- ФИО сотрудника (полностью), его должность и структурное подразделение.
- Причина отсутствия трудовой книжки (например: «в связи с утратой», «в связи с повреждением», «не оформлялась ранее»).
- Просьба оформить новую трудовую книжку или выдать дубликат.
- Дата и подпись сотрудника.
Пример текста заявления:
Директору
ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Сергея Михайловича
проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
тел.: +7 (999) -23-45-67
Заявление
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой ранее выданной трудовой книжки.
Подпись: ________________ / Петров С.М.
Если сотрудник просит выдать трудовую книжку на руки при увольнении, заявление может быть оформлено следующим образом:
Прошу выдать мне мою трудовую книжку в последний день работы в связи с увольнением по собственному желанию.
Подпись: ________________ / Петров С.М.
Как оформить заявление в 1С?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом можно оформить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки:
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
Для этого в программе необходимо:
- Перейти в раздел «Кадры» → «Трудовые книжки».
- Выбрать сотрудника и указать в колонке «Вид заявления» выбранный вариант.
- Сохранить и распечатать заявление.
После этого сведения о выборе формы ведения трудовой книжки необходимо передать в Пенсионный фонд России (ПФР) в виде отчетности по форме СЗВ-ТД.
Что делать работодателю после получения заявления?
После получения заявления от сотрудника работодатель обязан:
- Оформить новую трудовую книжку или выдать дубликат в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления (ст. 65 ТК РФ).
- Сделать запись в журнале учета движения трудовых книжек.
- Внести запись в трудовую книжку (если оформляется новая книжка).
- Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись в листе учета.
- Если сотрудник просит отправить трудовую книжку по почте — направить ее ценным письмом с описью вложения.
⚠️ ВАЖНО!
Выдача трудовой книжки без заявления сотрудника не допускается и является нарушением трудового законодательства.
Образцы и бланки заявлений
Вы можете скачать бесплатные образцы и бланки заявлений в форматах Word, PDF и Excel по следующим ссылкам:
Скачать бланк заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении (PDF)
Скачать образец заполнения заявления об оформлении трудовой книжки (Excel)
Также вы можете найти готовые формы на сайтах:
- moedelo.org
- nalog-nalog.ru
- consultant.ru
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку по почте?
Да, если сотрудник дает на это письменное согласие. В этом случае трудовая книжка отправляется ценным письмом с описью вложения.
Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о выборе формы ведения трудовой книжки?
Да, если сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель должен представить сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД. Само заявление в ПФР не передается.
Что делать, если сотрудник отказывается писать заявление?
Работодатель не вправе оформить или выдать трудовую книжку без заявления сотрудника. В этом случае необходимо разъяснить сотруднику его права и обязанности в соответствии с ТК РФ.
Можно ли оформить трудовую книжку задним числом?
Нет, записи в трудовой книжке должны вноситься только на основании подлинных документов и в хронологическом порядке. Оформление задним числом не допускается.
Заявление сотрудника об оформлении трудовой книжки — это обязательный документ, без которого работодатель не вправе оформить или выдать трудовую книжку. Правильное оформление заявления защищает права как сотрудника, так и работодателя, а также позволяет избежать нарушений трудового законодательства.
Следуйте приведенным в статье рекомендациям, используйте образцы и бланки, и вы сможете корректно оформить заявление об оформлении трудовой книжки в любых ситуациях.
Важно помнить:
- Заявление должно быть письменным и содержать причину отсутствия трудовой книжки.
- Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
- Выдача трудовой книжки без заявления — нарушение трудового законодательства.
- Сведения о выборе формы ведения трудовой книжки необходимо передать в ПФР.
Если у вас остались вопросы — обратитесь к юристу или специалисту по кадрам.