Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону, пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в отделе кадров. Однако в ряде ситуаций работнику необходимо получить оригинал или копию документа на руки. В этом случае пишется заявление руководителю о выдаче трудовой книжки.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить такой документ, в каких случаях он требуется и какие законодательные нормы регулируют этот процесс.
Когда необходимо писать заявление?
Существует несколько основных ситуаций, при которых работник должен обратиться к руководителю с заявлением:
- Для целей обязательного социального страхования (назначения пенсии). Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки по письменному заявлению работника для оформления страховой пенсии.
- Для получения заверенной копии или выписки. Часто банки, посольства или другие организации требуют предоставить копию трудовой. Работник имеет право запросить её, не увольняясь.
- При увольнении. В день прекращения трудового договора работодатель обязан вернуть трудовую книжку. Заявление не является строго обязательным, но часто используется кадровиками для документального подтверждения факта выдачи документа и получения подписи работника.
- Для получения дубликата. Если трудовая книжка была утеряна или испорчена, работник пишет заявление о выдаче дубликата, к которому прилагаются документы, подтверждающие его стаж у предыдущих работодателей.
Как правильно составить заявление?
Заявление работодателю о выдаче трудовой книжки можно составить в произвольной форме. Однако многие организации разрабатывают и утверждают собственные типовые бланки — это удобнее, так как сотруднику остается лишь заполнить пустые поля (данные о себе, цель выдачи) и поставить подпись.
Несмотря на произвольную форму, в заявлении обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Шапка документа. Заявление адресуется на имя руководителя организации (указывается должность, Ф.И.О. директора и название компании). Здесь же указываются должность и Ф.И.О. самого заявителя.
- Название документа. Посередине листа пишется «ЗАЯВЛЕНИЕ».
- Основная часть. Содержит непосредственно просьбу о выдаче трудовой книжки (оригинала, копии или выписки).
- Причина. Обязательно указывается цель, по которой работнику понадобился документ (например, «в связи с оформлением страховой пенсии», «для предоставления в банк» и т.д.).
- Обязательство о возврате. Если запрашивается оригинал действующей трудовой книжки (например, для ПФР), работник должен указать, что обязуется вернуть документ в установленный законом срок (не позднее трех рабочих дней со дня получения его в органе, осуществляющем пенсионное обеспечение).
- Дата и подпись работника.
Сроки выдачи документа
Сроки зависят от того, что именно запрашивает сотрудник:
- Копия, выписка или справка, должна быть заверена и выдана в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).
- Оригинал для назначения пенсии — выдается в день подачи заявления или на следующий рабочий день. Вернуть книжку работник обязан не позднее 3 рабочих дней после получения ее из Пенсионного фонда.
- При увольнении — выдается в день увольнения (в последний рабочий день).
Образцы заявлений
Ниже представлены варианты заявлений для самых частых ситуаций.
Образец 1: О выдаче оригинала для оформления пенсии
Директору ООО «Яркий город»
Яковенко Е.В.
от менеджера отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с оформлением страховой пенсии и на основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на время предоставления в Государственное учреждение — Управление Пенсионного фонда РФ.
Обязуюсь не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем пенсионное обеспечение, вернуть её в отдел кадров ООО «Яркий город».
______________ /Иванов И.И./
Образец 2: О выдаче заверенной копии
Директору ООО «Пример»
Петрову П.П.
от бухгалтера
Сидоровой А.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки для предоставления в отделение ПАО «Банк» для получения кредита.
______________ /Сидорова А.В./
Важные нюансы и ответственность
Работодателю стоит помнить, что задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может привести к серьезным последствиям: суд может обязать компанию выплатить работнику средний заработок за весь период вынужденного прогула, а также компенсировать моральный вред.
Если же работник запросил оригинал для социальных нужд (например, для подтверждения страхового стажа) и не вернул её в установленный законом трехдневный срок, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Это снимет ответственность с работодателя за задержку выдачи документа в случае последующего увольнения сотрудника.
Составление заявления о выдаче трудовой книжки, это простая, но крайне важная процедура. Она защищает права работника на своевременное получение документов и ограждает работодателя от возможных претензий и штрафов со стороны трудовой инспекции. Главное — четко указывать причину запроса и соблюдать сроки возврата оригинала документа.