С 1 января 2021 года в России начал действовать механизм ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Это изменение потребовало от работодателей пересмотра кадрового документооборота. Программа «1С:Бухгалтерия 8.3» (в редакциях, включающих функционал кадров, например, «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3») предоставляет удобный инструмент для оформления необходимых заявлений сотрудников. Данная статья подробно разберет, как правильно создать и напечатать заявление о порядке ведения трудовой книжки с помощью 1С.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и зачем нужно заявление?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, который хранится в базе Пенсионного фонда России (ПФР). Работодатель обязан передавать эти сведения в ПФР путем сдачи отчетности СЗВ-ТД при каждом кадровом событии (прием, увольнение, перевод и т.д.).

Согласно законодательству (ТК РФ, Постановление Правительства № 796), работодатель обязан:

• Не позднее 31 октября года перехода (в 2020 году) уведомить всех сотрудников в письменной форме об их праве выбора.
• До 31 декабря года перехода получить от каждого сотрудника письменное заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки.

Выбор сотрудника может быть одним из двух:

1. Ведение бумажной трудовой книжки (классический вариант). В этом случае работодатель ведет ее в традиционном виде и также передает сведения в ПФР.
2. Сведения о трудовой деятельности только в электронной форме (ЭТК). Бумажная книжка не ведется. При увольнении или по запросу сотруднику выдается выписка из ЭТК (форма СТД-Р).

Важно: Если сотрудник не подал заявление до установленного срока, считается, что он не отказался от бумажного ведения. Работодатель обязан вести для него и бумажную книжку, и передавать сведения в ПФР.

Где найти функционал для создания заявления в 1С 8.3?

Для работы с заявлениями в конфигурациях на базе платформы «1С:Бухгалтерия 8.3» (например, «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3») предусмотрен специальный документ. Путь к нему может немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса:

• Перейдите в раздел «Кадры».
• Найдите и откройте журнал документов с названием «Электронные трудовые книжки».
• В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» (или «+»).

Альтернативный путь: раздел «Отчетность, справки» → журнал «Электронные трудовые книжки».

Пошаговая инструкция по заполнению документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Шаг 1: Заголовок документа

В открывшемся окне документа:

• В поле «Организация» выберите вашу организацию из справочника. Это обязательно.
• В поле «Дата» укажите дату составления заявления. По умолчанию ставится текущая дата.

Шаг 2: Добавление сотрудников

В табличной части документа нажмите кнопку «Подбор» (или «Добавить»).

• Откроется форма выбора сотрудников.
• Система автоматически предложит только тех сотрудников, которые работают по основному месту на дату, указанную в документе.
• Выберите нужных сотрудников (можно выбрать нескольких, удерживая Ctrl) и нажмите «Выбрать».

Шаг 3: Указание вида заявления

Для каждого добавленного сотрудника в колонке «Вид заявления» необходимо выбрать один из двух вариантов:

• «Ведение бумажной трудовой книжки».
• «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».

Внимание! Этот выбор должен быть основан на полученном от сотрудника письменном заявлении. Нельзя выбирать вариант произвольно.

Шаг 4: Проверка данных руководителя

Поля «Руководитель» и «Должность» заполняются автоматически.

Они берутся из карточки организации (раздел «Настройка» → «Организации» → выбрать вашу организацию → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Ответственные лица»).

Убедитесь, что в справочнике организаций указаны актуальные данные о руководителе. Эти данные будут напечатаны в заголовке заявления.

Шаг 5: Формирование и печать заявления

После заполнения всех полей:

• Нажмите кнопку «Заявление» (или «Печать»).
• Система сформирует печатную форму «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Каждое заявление будет распечатано на отдельном листе.
• Распечатанные бланки необходимо подписать у сотрудника и у руководителя организации.

Важные нюансы и типичные вопросы

Что делать с уволенными сотрудниками?

Функционал «Электронные трудовые книжки» в 1С предназначен для действующих сотрудников (на дату документа). Для уволенных сотрудников заявление не формируется через этот документ. Их выбор (если он был зафиксирован ранее) учитывается автоматически при кадровых операциях.

Как отразить в 1С факт выдачи заявления?

Сам документ «Заявление о предоставлении сведений…» служит для печати. Факт получения заявления от сотрудника (и его выбор) необходимо зафиксировать:

• Либо в карточке сотрудника (вкладка «Кадры»), где может быть поле для прикрепления скана или отметки.
• Либо в отдельном журнале или справке, если такая функциональность предусмотрена вашей конфигурацией.

А что если сотрудник не хочет подписывать?

Закон обязывает работодателя получить письменное заявление. Если сотрудник отказывается его подписывать, необходимо составить акт (например, о невозможности получить заявление) с участием двух свидетелей. Этот акт будет подтверждать, что работодатель выполнил обязанность по уведомлению.

Можно ли отозвать заявление?

Да. Сотрудник вправе в любой момент изменить свой выбор, подав новое письменное заявление. В 1С это будет отражено при следующем формировании документа (предыдущее заявление теряет силу). Важно своевременно обновлять данные в системе.

Переход на электронные трудовые книжки — это не только новая отчетность (СЗВ-ТД), но и работа с персоналом. Использование стандартного документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в «1С:Бухгалтерия 8.3» значительно упрощает и стандартизирует процесс оформления выбора сотрудников. Ключевые этапы: создание документа в журнале «Электронные трудовые книжки», правильный подбор действующих сотрудников, точный выбор вида заявления на основе полученного письменного заявления и контроль за автоматически подставляемыми данными руководителя. Следуя этой инструкции, вы сможете легально и безошибочно выполнить требование законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• В: Можно ли создать заявление для всех сотрудников одним документом?
  О: Да, в одном документе можно добавить любого количества сотрудников через кнопку «Подбор».
• В: Что если в колонке «Вид заявления» нет нужного варианта?
  О: Это может означать, что у вас усталая версия платформы или конфигурации. Обновите программу до актуальной редакции, соответствующей требованиям по ЭТК.
• В: Где хранятся сформированные заявления в 1С?
  О: Они хранятся в журнале «Электронные трудовые книжки». Вы можете в любой момент открыть любой ранее созданный документ, посмотреть его содержимое или распечатать заново.