Трудовая книжка — это документ строгой отчетности․ Любая ошибка при ее заполнении, особенно на титульном листе, делает бланк непригодным для дальнейшего использования․ Просто выкинуть испорченный документ нельзя: это грозит штрафами и проблемами при проверке․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно списать и уничтожить испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них в соответствии с актуальными требованиями на 2026 год․
Почему важно правильно оформлять списание?
Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от N 225), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее․ Бланки строгой отчетности должны перемещаться и списываться с соблюдением строгих бюрократических процедур․ Если при заполнении титульного листа новой трудовой книжки допущена ошибка, исправлять ее зачеркиванием нельзя, бланк подлежит обязательному списанию и уничтожению, для чего оформляется специальный акт․
Пошаговая процедура списания
Процесс списания состоит из нескольких обязательных этапов, которые должны быть задокументированы․
Шаг 1․ Создание комиссии
Решение о списании не может быть принято одним лицом․ Для этого руководитель предприятия должен издать приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков․ В состав комиссии обычно включают:
- Представителя кадровой службы (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек);
- Представителя бухгалтерии (так как бланки учитываются как активы);
- Представителя службы безопасности или иного сотрудника, назначенного руководителем․
Шаг 2․ Инвентаризация испорченных бланков
Перед составлением акта члены комиссии обязаны провести инвентаризацию․ Они должны:
- Собрать все испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них․
- Проверить, по какой причине каждый бланк был испорчен (например, ошибка на титульном листе)․
- Зафиксировать серию и номер каждого испорченного документа․
Шаг 3․ Составление акта о списании
На основании проведенной инвентаризации составляется акт о списании (и уничтожении) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них․ Законодательно утвержденной унифицированной формы этого акта нет, поэтому организация может разработать ее самостоятельно, ориентируясь на методические рекомендации․
В акте обязательно должны быть отражены следующие сведения:
- Дата и место составления акта;
- Наименование организации-работодателя;
- Должности, инициалы и фамилии членов комиссии;
- Период, за который были испорчены бланки (с какой даты по какую);
- Общее количество испорченных бланков;
- Серии и номера каждого испорченного бланка трудовой книжки и вкладыша;
- Причина порчи (например, «допущена ошибка в фамилии работника на титульном листе»);
- Отметка о произведенном уничтожении․
Шаг 4․ Уничтожение бланков
Списание в бухгалтерском учете не является финалом․ Члены комиссии, составившая акт, должны присутствовать при самой процедуре уничтожения․ Испорченные бланки строгой отчетности обычно разрезаются (шредируются) или сжигаются․ Факт уничтожения подтверждается подписями всех членов комиссии в акте․
Шаг 5․ Внесение исправлений в книгу учета
Отдельный важный вопрос: что делать, если кадровик поспешил и уже внес сведения о выданной трудовой книжке или вкладыше в книгу учета их движения, а потом этот бланк оказался испорчен?
В таком случае в книге учета движения трудовых книжек необходимо сделать соответствующую пометку․ Запись о выдаче зачеркивается, а рядом (или на полях) пишется: «Бланк испорчен, списан по акту №__ от __․__․20__г․»․ Испорченный бланк возвращается на хранение до момента его физического уничтожения комиссией․
Образец акта на списание испорченных бланков
Ниже представлен примерный образец заполнения акта, актуальный на 2026 год, который вы можете адаптировать под нужды своей организации․
Пример заполнения акта:
ООО «Пример»
_______________ 20___ г․ г․ Москва
Нами, председателем комиссии Ивановым И․И․, членами комиссии Петровым П․П․ (бухгалтер) и Сидоровым С․С․ (специалист по кадрам), составлен настоящий акт о том, что за период с по на ООО «Пример» испорчено 2 (два) бланка трудовой книжки серии ТК № 1234567 и № 1234568, а также 1 (один) вкладыш серии ВТ № 7654321․
Причина порчи: при заполнении титульного листа трудовой книжки на работника Васильева В․В․ допущена ошибка в дате рождения, при заполнении вкладыша на работника Федорова Ф․Ф․ допущена ошибка в наименовании должности․ Исправление ошибок недопустимо в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек․
Указанные испорченные бланки строгой отчетности уничтожены путем шредирования в присутствии комиссии․ Уничтожение подтверждаем:
Председатель комиссии _____________ /Иванов И․И․/
Члены комиссии: _____________ /Петров П․П․/
_____________ /Сидоров С․С․/
Бухгалтерский учет списания
Не стоит забывать и о бухгалтерском учете․ Бланки трудовых книжек учитываются на забалансовом счете (обычно счет 006 «Бланки строгой отчетности»)․ При списании испорченных бланков на основании утвержденного акта производится уменьшение показателей этого счета․ Бланки списываются с подотчета лица, ответственного за их хранение и выдачу․
Списание испорченных бланков трудовых книжек, процесс несложный, но требующий внимательности и соблюдения формальностей․ Главное правило: никогда не уничтожайте бланки без акта и без комиссии․ Ведите учет бланков строгой отчетности аккуратно, своевременно вносите исправления в книги учета, и тогда любые проверки кадровых документов пройдут для вашей организации безболезненно․