В современной практике кадрового учета вкладыш в трудовую книжку (ТК) — это не просто дополнительный лист, а юридически значимый документ, являющийся неотъемлемой частью трудовой книжки. Он выдается сотруднику, когда основная трудовая книжка заполнена полностью, и позволяет продолжить внесение записей о трудовой деятельности. Однако возникают ситуации, когда вкладыш необходимо списать: он испорчен, утерян, оформлен с ошибками или не используется по иным причинам. В этой статье подробно разберем, как правильно списать вкладыш в трудовую книжку, какие документы нужны, как оформить акт и избежать штрафов.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), вкладыш — это бланк, который:

• является неотъемлемой частью трудовой книжки;
• оформляется и ведется в том же порядке, что и основная трудовая книжка;
• выдается работнику при заполнении всех страниц основной ТК;
• не вшивается в книжку, а прикладывается к ней и скрепляется печатью работодателя;
• имеет собственную серию и номер, которые регистрируются в учетной книге.

Важно: вкладыш не может существовать отдельно от трудовой книжки. Его нельзя использовать как самостоятельный документ. Все записи о трудовой деятельности вносятся в основную книжку и вкладыш как в единый учетный бланк.

Когда возникает необходимость списать вкладыш?

Списывать вкладыш необходимо в следующих случаях:

1. Испорченный бланк — ошибки при заполнении, помятость, порча чернил, нечитаемые записи.
2. Неправильно оформленный вкладыш — неверная серия/номер, отсутствие печати, неправильная дата, несоответствие данным работника.
3. Утеря или хищение — если вкладыш пропал, его необходимо списать и выдать дубликат.
4. Замена на дубликат — при утрате основной трудовой книжки и выдаче нового комплекта (ТК + вкладыш).
5. Отказ от использования — если вкладыш был выдан, но работник не приступил к работе, и документ не был использован.

Как правильно списать вкладыш: пошаговая инструкция

Шаг 1: Зафиксировать факт списания

Первым шагом является составление акта об уничтожении (списании) вкладыша в трудовую книжку. Этот документ является основанием для вывода бланка из учета.

Образец акта об уничтожении вкладыша (2026 г.):

АКТ
о списании испорченного (утраченного) вкладыша в трудовую книжку
№ ___ от «___» __________ 20___ г.

Город (населенный пункт): __________________________
Наименование организации: __________________________
Инн: __________ Кпп: __________

В состав комиссии вошли:

• Ф.И.О., должность — _________________ (подпись) — председатель;
• Ф.И.О., должность — _________________ (подпись) — член;
• Ф.И.О., должность — _________________ (подпись) — член.

В результате проверки установлено, что вкладыш в трудовую книжку:

• серия: __________
• номер: __________
• выдан работнику: Ф.И.О. __________________________
• дата выдачи: «___» __________ 20___ г.

Причина списания: ______________________________________________________
(например: испорчен при заполнении, нечитаемые записи, ошибки в данных)

Вкладыш признан непригодным к использованию и подлежит уничтожению.

Решение комиссии: списать вкладыш в трудовую книжку в связи с ________________ и уничтожить его в присутствии ответственного лица.

Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй, в бухгалтерии.

Подписи членов комиссии: _________________________
(Ф.И.О. и расшифровка)

Приложение: копия вкладыша (если сохранилась), копия приказа о назначении комиссии.

Шаг 2: Издать приказ о списании

На основании акта руководитель организации издает приказ о списании вкладыша. В приказе указываются:

• номер и дата акта;
• серия и номер вкладыша;
• ФИО работника;
• причина списания;
• назначение ответственного лица за уничтожение.

Пример формулировки в приказе:

ПРИКАЗ
№ ___ от «___» __________ 20___ г.
О списании испорченного вкладыша в трудовую книжку
В целях соблюдения требований законодательства о ведении трудовых книжек, приказываю:
1. Списать вкладыш в трудовую книжку серии ___ № ___ в связи с испорченным состоянием (причина: ошибки при заполнении).
2. Назначить ответственным за уничтожение — кадрового работника Иванова И.И.
3. Уничтожить вкладыш путем измельчения (сожжения) в присутствии комиссии.
4. Внести запись в книгу учета трудовых книжек и вкладышей.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадрам — Петрову П.П.

Шаг 3: Уничтожить вкладыш

Уничтожение вкладыша должно происходить в присутствии комиссии и с соблюдением требований по защите персональных данных. Допускаются следующие способы:

• измельчение (на специальном устройстве);
• сожжение (в печи для уничтожения документов);
• разрезание на мелкие части с последующей утилизацией.

Запрещено: выбрасывать в обычный мусор, передавать третьим лицам, хранить без учета.

Шаг 4: Внести запись в книгу учета

Все операции с трудовыми книжками и вкладышами регистрируются в Книге учета трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 225).

В графах книги указываются:

• дата списания;
• серия и номер вкладыша;
• причина списания;
• номер приказа;
• номер акта;
• подпись ответственного лица.

Пример записи:

Серия/номер: 78 0123456
Работник: Сидоров А.А.
Причина: испорчен при заполнении
Приказ № 89 от
Акт № 12 от
Уничтожен: да
Подпись: ___________ (Ф.И.О.)

Что делать, если вкладыш утерян?

Если вкладыш утрачен, а не испорчен, то:

1. Составляется акт об утрате (с указанием обстоятельств).
2. Издается приказ о выдаче дубликата вкладыша.
3. В книге учета делается запись: «Вкладыш утрачен, выдан дубликат».
4. В дубликате в графе «Примечание» указывается: «Дубликат выдан взамен утраченного вкладыша серии ___ № ___ от «___» __________ 20___ г.»

Важные нюансы и ошибки, которых следует избегать

• Ошибка №1: Считать, что вкладыш можно использовать отдельно от трудовой книжки. Это недопустимо! Без основной ТК вкладыш — незаконный документ.
• Ошибка №2: Не вносить запись о выдаче/списании вкладыша в книгу учета. Это нарушение ст. 66 ТК РФ и влечет штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Ошибка №3: Не указывать серию и номер вкладыша при выдаче. Все вкладыши имеют уникальные серию и номер, которые регистрируются в учете.
• Ошибка №4: Вшивать вкладыш в трудовую книжку. Это запрещено! Вкладыш прикладывается к ТК и скрепляется печатью работодателя, но не вшивается.
• Ошибка №5: Использовать вкладыш, выданный другим работодателем. Вкладыш выдается только тем работодателем, у которого закончилась трудовая книжка.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил учета, хранения и списания трудовых книжек и вкладышей влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а также возможна приостановка деятельности организации на срок до 90 суток.

Списание вкладыша в трудовую книжку — это не формальность, а важный этап кадрового учета, требующий строгого соблюдения законодательства. Правильно оформленный акт, приказ и запись в книге учета — залог легитимности документа и отсутствия штрафов со стороны трудовой инспекции.

Ключевые правила:

1. Вкладыш — часть трудовой книжки, не может существовать отдельно.
2. Списывать можно только после составления акта и издания приказа.
3. Уничтожение, только с соблюдением требований по защите персональных данных.
4. Все операции фиксируются в книге учета.
5. Никогда не вшивайте вкладыш — прикладывайте и скрепляйте печатью.

Соблюдая эти правила, вы обеспечите прозрачность кадрового учета, защитите права работников и избежите рисков для организации.

Актуально на 22 мая 2026 года. Информация основана на ТК РФ, Постановлении Правительства РФ № 225 и действующих разъяснениях Минтруда.