Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина․ При оформлении её копии (например, для предоставления в банк, учебное заведение или новый работодатель) крайне важно правильно оформить этот документ․ Ошибка в проставлении печати может привести к тому, что копию не примут, сочтут её нелегитимной или подделкой․ В этой статье подробно разберем, где именно и как правильно ставить печать на копии трудовой книжки․
Юридические основы: что говорит закон?
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 (ред․ от )․ В нём, однако, нет прямого указания на правила заверения копий․ Порядок выдачи копий документов, связанных с работой, определён ст․ 62 Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда России от № 85․
Ключевой принцип: копия трудовой книжки должна быть заверена в установленном порядке․ Для этого используется штамп (печать) организации, выдавшей копию, с подписью уполномоченного лица (обычно это руководитель отдела кадров или его заместитель) и датой выдачи․
Правильное место для печати на копии
Печать ставится на последней странице копии трудовой книжки, в разделе, который в оригинале называется «Сведения об увольнении» (или «Записи об увольнении»)․
Конкретный алгоритм действий:
- На последней странице копии (которая является копией последней страницы оригинала) в поле, предназначенном для записи об увольнении, делается надпись:
«Копия верна»․ - Под этой надписью указывается:
- Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»)․
- Личная подпись этого лица․
- Расшифровка подписи (ФИО)․
- Справа от этих данных ставится печать организации (обычно круглая, с наименованием организации, ИНН, ОГРН)․ Печать должна быть чёткой, не заходящей на другие записи․
- Ниже или рядом указывается дата заверения копии․
Важно: если в оригинальной трудовой книжке на последней странице есть запись об увольнении, то на копии эта запись должна быть полностью скопирована․ Надпись «Копия верна» и печать ставятся поверх этой скопированной записи или в свободном поле этой страницы, но не на отдельном листе․
Что НЕЛЬЗЯ делать: частые ошибки
- Не ставить печать на первой странице (ьном листе) или на страницах с записями о работе․ Это не предусмотрено и выглядит как нарушение․
- Не использовать «лишние» штампы, например, «Копия верна» на каждой странице․ Достаточно одной заверяющей надписи с печатью на последней странице․
- Не ставить печать на отдельном листе-вкладыше․ Заверение должно быть на самой копии последней страницы․
- Не использовать печать, не соответствующую организации․ Если компания реорганизована, печать должна быть актуальной (с новым наименованием, если это предусмотрено документами о реорганизации)․
- Не оставлять поля для печати пустыми․ Если на последней странице нет свободного места (например, запись об увольнении занимает всё поле), можно сделать заверение на обратной стороне этой страницы, но обязательно с указанием, на какой странице оригинала и копии оно размещено (например: «Заверяю: копия стр․ N оригинала»)․
Кто и когда ставит печать?
Печать ставит работодатель (организация), в которой гражданин последний раз работал․ Именно эта организация обязана по заявлению работника выдать ему заверенную копию трудовой книжки․ Если работник уволен, но не получил трудовую книжку, он может обратиться за ней в любое время․
Заверяет копию уполномоченное лицо: обычно это начальник отдела кадров, HR-менеджер или иное лицо, на которое возложены такие обязанности приказом по организации․ Подпись должна быть разборчивой․
- Сделайте полную копию всех страниц трудовой книжки, включая ьный лист и все записи․
- На последней странице копии (копия страницы «Сведения об увольнении») напишите: «Копия верна»․
- Укажите должность, подпись и ФИО уполномоченного лица․
- Проставьте печать организации рядом с подписью․
- Укажите дату заверения․
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваша копия трудовой книжки будет принята любым государственным или частным учреждением без вопросов․ При сомнениях всегда уточняйте требования конкретного учреждения, но стандартный порядок, описанный выше, является универсальным и юридически корректным․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или в органах государственной власти (например, в Государственной инспекции труда)․