Оформление трудовой книжки, ответственная процедура‚ где каждая деталь имеет значение. Одним из самых частых вопросов у кадровиков и предпринимателей является правильное проставление оттиска: с какой стороны ставить печать‚ какой именно она должна быть и что делать‚ если она отсутствует? В этой статье мы подробно разберем все нюансы заверения записей в трудовой книжке с учетом актуальных требований законодательства на 2024-2026 годы.
Общие правила: где и когда ставится печать
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если эта работа является для сотрудника основной. Печать выступает важным атрибутом‚ подтверждающим подлинность внесенных сведений.
Оттиск проставляется в двух основных случаях:
- На ьном листе, при первичном оформлении документа.
- В разделе сведений о работе — при увольнении работника (а также в некоторых других случаях‚ например‚ при присвоении квалификационного разряда).
ьный лист: куда ставится печать
На ьном листе формы трудовой книжки предусмотрено специальное место для оттиска. Чтобы понять‚ с какой стороны его ставить‚ нужно ориентироваться на подпись лица‚ ответственного за выдачу трудовых книжек.
Расположение оттиска
Печать ставится в правой нижней части ьного листа. Она должна захватывать часть подписи ответственного лица (кадровика или руководителя)‚ но при этом не перекрывать текстовые данные: фамилию‚ имя‚ отчество работника и дату заполнения. Таким образом‚ печать располагается слева от подписи владельца трудовой книжки и частично накрывает подпись должностного лица организации.
Какую печать ставить на ьном листе?
Многие задаются вопросом: можно ли использовать печать кадровой службы или обязательно ставить главную печать организации? Согласно актуальным разъяснениям (в т.ч. свежим данным от )‚ использование печати кадровой службы («Для документов») не считается ошибкой при условии‚ что она содержит сведения о наименовании работодателя и месте его нахождения. Это позволяет подтвердить факт работы у данного работодателя и не нарушает права работников.
Частая ошибка: отсутствие печати на ьном листе
Что делать‚ если предыдущий работодатель забыл поставить печать на ьном листе? Нормативно не предусмотрено‚ что новому работодателю нужно что-то предпринимать в данной ситуации. Ставить собственную печать на ьном листе вместо предыдущего работодателя категорически запрещено!
Отдел кадров нового места работы неверно считает трудовую книжку недействительной из-за отсутствия печати прошлого работодателя. Кадровые работники обязаны оформить прием сотрудника‚ и ни о каком самовольном установлении сроков на устранение проблемы не может быть и речи.
Раздел «Сведения о работе»: правила проставления
Внутри бланка трудовой книжки печать ставится при увольнении работника‚ чтобы заверить запись о прекращении трудового договора.
С какой стороны и как ставить?
В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись об увольнении‚ а в графе 4 — ссылка на приказ. Печать проставляется строго под записью об увольнении‚ в конце блока записей данного работодателя.
Важное правило: оттиск не должен перекрывать подпись увольняемого сотрудника! Печать ставится так‚ чтобы она захватывала часть подписи руководителя (или кадровика)‚ заверяющего запись‚ но оставляла читаемой подпись самого работника.
Внутренняя сторона обложки
Еще одно место‚ где может потребоваться печать — внутренняя сторона обложки трудовой книжки. Оттиск ставится там‚ где указывается ссылка на документ‚ в соответствии с которым в трудовую книжку вносятся изменения (дополнения) о:
- ФИО работника;
- дате рождения;
- образовании;
- профессии‚ специальности.
В этом случае печать проставляется рядом с записью о внесении изменений и заверяет подпись ответственного лица.
Требования к самому оттиску
Чтобы запись считалась действительной‚ необходимо соблюдать технические требования к печати:
- Читаемость: оттиск должен быть четким‚ без смазываний и пропусков. Если печать поставлена криво или нечетко‚ не нужно ставить новую поверх старой — это сделает текст нечитаемым. Следует перечеркнуть испорченный оттиск‚ сделать запись «Печать недействительна»‚ поставить новую печать рядом и заверить подписью.
- Расположение: печать не должна закрывать значимые записи (даты‚ номера приказов‚ текст записей).
- Актуальность: на оттиске должно быть читаемое наименование организации‚ соответствующее периоду работы сотрудника.
Правильное проставление печати в трудовой книжке — залог отсутствия проблем у сотрудника в будущем‚ в т.ч. при оформлении пенсии. Запомните главное: на ьном листе печать ставится в правом нижнем углу (захватывая подпись кадровика)‚ а при увольнении — под записью об увольнении‚ не перекрывая подпись работника. Если вы принимаете сотрудника‚ а в его трудовой не хватает печати от прошлого работодателя‚ не пытайтесь исправить это сами — просто оформляйте прием‚ документ не является недействительным.