Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника. Ошибки в записях о приёме, переводе или увольнении могут привести к потере стажа, снижению пенсии и другим неприятным последствиям. В этой статье подробно разберём, какую дату следует указывать в трудовой книжке при приёме на работу, какие правила её оформления и как избежать типичных ошибок.

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Приказ Минтруда России от № 417н (утверждающий Инструкцию по заполнению трудовых книжек);
• Постановление Правительства РФ от № 1262 (внесение изменений в инструкцию).

Согласно пункту 2 указанной Инструкции, в графе 2 указывается дата приёма на работу. Дата фиксируется в момент фактического начала трудовых отношений, а не даты подписания трудового договора.

Где в трудовой книжке указывается дата приёма

Запись о приёме делается в разделе «Сведения о работнике», который находится на первой (ьной) странице трудовой книжки. Структура записи выглядит так:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата приёма на работу (графа 2);
3. Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
4. Должность, разряд, тарифная ставка;
5. Основание (трудовой договор, приказ о приёме и т.д.).

Как правильно оформить дату

Для записи даты в трудовой книжке действуют чёткие требования:

• Число и месяц указываются двузначными арабскими цифрами. Например, 02, 09, 12;
• Год – четырёхзначным числом (2026, 2027 и т.д.);
• Разделитель между элементами – пробел (не точка и не слеш). Пример корректной записи: 10 02 2026 (10 февраля 2026 г.).

В случае, если в организации используется электронный шаблон, порядок записи может быть «дд.мм.гггг», но в традиционной бумажной форме рекомендуется именно такой вариант.

Сроки внесения записи

Трудовая книжка должна быть заполнена не позднее пяти дней после фактического приёма работника на работу. Это требование закреплено в статье 67 ТК РФ и в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Особые случаи

Перевод внутри одной организации

При переводе сотрудника на другую должность в той же организации вносится новая запись. Дата в графе 2 – дата перевода (т.е. день, когда работник начал выполнять новые обязанности).

Повторный приём после увольнения

Если работник был уволен, а затем вновь принят в ту же организацию, в трудовой книжке делается отдельная запись с новой датой приёма. При этом сохраняется непрерывность стажа, если между увольнением и повторным приёмом нет перерыва более 30 дней (в этом случае стаж считается непрерывным).

Стажировка и практики

Для студентов, проходящих производственную практику, запись в трудовой книжке делается только в случае заключения трудового договора (в т.ч. срочного). Дата приёма указывается как дата начала практики, если она совпадает с датой подписания договора.

Срочный трудовой договор

При оформлении срочного договора в графе «Основание» указывается «Срочный трудовой договор», а в графе 2 – дата начала действия договора. При продлении договора в трудовую книжку вносятся новые записи.

Что делать при ошибке в дате

Если в трудовой книжке допущена ошибка (неправильный день, месяц или год), необходимо:

1. Составить акт исправления (пишется в отдельном листе, который вкладывается в книжку);
2. Подписать акт обеими сторонами – работником и представителем работодателя;
3. Проставить печать организации (если она предусмотрена) и дату исправления;
4. Внести исправление в электронный реестр (если организация использует электронный журнал).

Важно, что зачеркивать запись нельзя – это считается нарушением требований к оформлению трудовой книжки.

Примеры правильных записей

Пример 1. Приём на работу

1 10 02 2026 ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
 Инженер‑технолог, разряд 2, ставка 30 000 ₽
 На основании трудового договора № 45/2026 от 

Пример 2. Перевод на другую должность

2 15 08 2027 ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
 Главный инженер, разряд 3, ставка 55 000 ₽
 На основании приказа № 12/2027 от 

Пример 3. Стажировка (срочный договор)

3 01 06 2025 ЗАО «Технопарк», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321
 Стажёр‑программист, ставка 20 000 ₽
 Срочный трудовой договор № 7/2025 от 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли указывать дату подписания трудового договора?

Ответ: Нет; В графе 2 указывается дата фактического приёма на работу, то есть день, когда работник приступил к исполнению обязанностей. Дата подписания договора фиксируется в графе «Основание».

Вопрос: Как оформить дату, если работник начал работать в конце месяца, а договор подписан в начале?

Ответ: В графе 2 указывается последний день, когда работник действительно приступил к работе (например, 31 03 2026). Дата подписания договора будет указана в описании основания.

Вопрос: Можно ли писать месяц словами?

Ответ: Нет. По инструкции месяц указывается двузначными арабскими цифрами. Писать «март», «апрель» и т.п. недопустимо.

Вопрос: Что делать, если работник был принят в субботу, а в трудовой книжке указали только будний день?

Ответ: Дата должна соответствовать реальному дню начала работы, независимо от того, является ли он рабочим. Если ошибка уже внесена, оформляется акт исправления.

Вопрос: Сколько дней после приёма работодатель обязан оформить запись?

Ответ: Не более 5 календарных дней после начала работы;

Точная и корректная запись даты приёма в трудовой книжке – залог сохранения трудового стажа и прав работника. Следуйте официальным требованиям: используйте двузначные цифры для числа и месяца, четырёхзначный год, вносите запись в течение пяти дней и оформляйте любые исправления официальным актом. При соблюдении этих простых правил вы избежите проблем с пенсионным расчётом, выплатой больничных и другими социальными гарантиями.

Дата публикации статьи: 23 мая 2026 г.