Должность «Контрактный управляющий» является относительно новой и специфической‚ чаще всего встречающейся в государственных и муниципальных учреждениях‚ а также в крупных коммерческих компаниях‚ работающих с государственными закупками. Правильное отражение этой должности в трудовой книжке (ТК) или электронной трудовой книжке (ЭТК) имеет критическое значение для юридической чистки документа и корректного подсчёта трудового стажа.

Что такое должность «Контрактный управляющий»?

Эта должность возникла в связи с ужесточением законодательства о контрактной системе в сфере закупок (ФЗ № 44); Контрактный управляющий — это сотрудник‚ ответственный за планирование закупок‚ ведение реестра контрактов‚ контроль за их исполнением и взаимодействие с заказчиками и поставщиками. Часто эта должность вводится в структуре организации вместо или параллельно с «специалистом по закупкам».

Нормативная база для записи

Основными документами‚ регулирующими ведение трудовых книжек‚ являются:

• Постановление Правительства РФ № 732н (утверждает Инструкцию о порядке ведения ТК).
• Постановление Минтруда России № 722н (утверждает образцы ТК и вкладышей).
• Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан…»;

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) в дополнение или вместо бумажного варианта.

Как правильно оформить запись?

Ключевой принцип: запись должна быть полной‚ точной и соответствовать штатному расписанию организации. Ошибки в названии должности могут привести к признанию стажа недействительным при назначении пенсии или оформлении других документов.

При приёме на работу (первичная запись)

Запись делается на основании изданного приказа о приёме на работу. Формулировка должна точно соответствовать наименованию должности в штатном расписании.

Пример корректной записи в разделе «Сведения о работе»:

Должность: Контрактный управляющий

Подразделение: Отдел закупок / Контрактная служба (указать конкретно)

Дата заключения трудового договора: [число‚ месяц‚ год]

Основание: Приказ № [номер] от [дата]

При изменении должности (перевод‚ повышение)

Если сотрудник был‚ например‚ «Ведущим специалистом по закупкам» и его повысили до «Контрактного управляющего»‚ в ТК делается новая запись. Предыдущая запись не зачёркивается.

Пример записи об изменении:

Должность: Контрактный управляющий

Подразделение: Контрактная служба

Дата изменения: [дата перевода]

Основание: Приказ о переводе № [номер] от [дата]

Важно: если изменение сопровождалось изменением условий трудового договора (оклад‚ график)‚ это должно быть отражено в соответствующем разделе ТК или в ЭТК.

Увольнение

Запись об увольнении делается на основании приказа об увольнении и уведомления работника. Указывается точная формулировка основания из ТК РФ (ст. 77‚ 78 и т.д.).

Пример:

Дата увольнения: [число‚ месяц‚ год]

Основание увольнения: Пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (собственное желание работника)

Номер и дата приказа: № [номер] от [дата]

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

При ведении ЭТК все сведения вносятся в Единую государственную систему информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД) через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или напрямую в СЗВ-ТД.

• Название должности в ЭТК также должно строго соответствовать штатному расписанию.
• В ЭТК нет физического документа‚ но вся история (приём‚ переводы‚ увольнение) хранится в виде электронных записей с теми же реквизитами (даты‚ номера приказов).
• Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК или распечатать её‚ и она будет иметь такую же юридическую силу‚ как и бумажная ТК.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неточное название должности: «Управляющий контрактами»‚ «Менеджер по контрактам» вместо официального «Контрактный управляющий».
   Решение: всегда сверяться с утверждённым штатным расписанием.
2. Отсутствие указания подразделения: Это снижает информативность записи.
   Решение: всегда указывать structural unit (отдел‚ служба‚ управление).
3. Неполное основание: Указание только «Приказ №…»‚ без даты или без точной формулировки основания для увольнения.
   Решение: указывать полные реквизиты приказа и‚ для увольнения‚ норму ТК РФ.
4. Зачёркивание предыдущих записей: В ТК записи не зачёркиваются‚ каждая новая запись делается с новой строки.
   Решение: соблюдать последовательность записей.
5. Пропуск записи о переводе: Если должность менялась‚ а запись не была внесена‚ это создаёт «разрыв» в стаже.
   Решение: при любом изменении трудовых отношений (перевод‚ повышение‚ изменение условий договора) — новая запись в ТК/ЭТК.

Практическая инструкция для кадровика и работодателя

1. Проверьте штатное расписание: Убедитесь‚ что должность «Контрактный управляющий» в нём присутствует и имеет точное наименование.
2. Составьте приказ: Издайте приказ о приёме/переводе с указанием точного наименования должности из штата‚ подразделения‚ даты вступления в должность.
3. Внесите запись в ТК/ЭТК: На основании приказа сделайте запись‚ скопировав все ключевые данные (должность‚ подразделение‚ дата‚ основание‚ реквизиты приказа).
4. Проверьте подпись и печать: В бумажной ТК запись завершается подписью ответственного лица (как правило‚ начальника отдела кадров) и печатью организации. В ЭТК подпись не требуется‚ но приказ должен быть в системе.
5. Дайте работнику ознакомиться: Работник должен быть ознакомлен с записью под роспись (в бумажной ТК) или получить уведомление о внесении сведений в ЭТК.

Запись в трудовой книжке на должность «Контрактный управляющий» не имеет уникальных правил‚ но требует особой внимательности к деталям. Главное — абсолютное соответствие записи утверждённому штатному расписанию и внутренним локальным актам организации. В эпоху цифровизации важно помнить‚ что электронная запись имеет равную силу‚ но её содержание должно быть таким же безупречным. При сомнениях всегда обращайтесь к актуальной редаксии Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда № 722н) или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо руководствоваться действующим законодательством РФ и получать письменные консультации у компетентных специалистов.