Запись о награждениях в трудовой книжке — важный элемент, подтверждающий признание заслуг работника. Однако правила заполнения этого раздела часто вызывают вопросы у кадровиков и самих сотрудников. В этой статье подробно разберем, как правильно внести сведения о награждениях в бумажную трудовую книжку, чем это отличается от электронной, и какие типичные ошибки следует избегать.

Ключевое отличие: бумажная vs. электронная трудовая книжка

Важно понимать с самого начала: в электронной трудовой книжке (ЭТК), которая ведется в рамках системы «Справочник/Кадры» или аналогичных, отсутствует раздел для записей о награждениях и поощрениях. Электронная версия фиксирует только сведения о работе, стаже и кадровых перемещениях (прием, перевод, увольнение).

Если работник хочет сохранить информацию о наградах в ЭТК, он должен:

• Продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно (если работодатель это позволяет).
• Хранить в личном деле копии наградных документов (приказов, удостоверений).

Два разных раздела: «Награждения» и «Поощрения»

В классических бланках трудовой книжки (серии AT-III, AT-IV и аналогичных) существуют два отдельных раздела, которые часто путают:

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Заполнение регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225) и Инструкцией по их заполнению.

Шаг 1: Определите, куда вносить запись

Как описано выше, определите тип награды. Для государственных наград используйте раздел «Сведения о награждениях».

Шаг 2: Что указывать в графе 3 (основная графа)

В графе 3 раздела «Сведения о награждениях» нужно указать:

1. В виде заголовка (полностью и строчными буквами): Полное наименование организации-наградителя.
   Пример: «МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
2. Сокращенное наименование: (в скобках после полного).
   Пример: «(Минобрнауки России)»
3. Дату и номер документа о награждении (приказа, распоряжения).
   Пример: «Приказ от 15 марта 2024 г. № 123-к»
4. Наименование награды (ордена, медали, почетного звания).
   Пример: «медаль «За безупречную службу» I степени»

Шаг 3: Заполнение граф 1 и 2

• Графа 1 (номер записи): Проставляется порядковый номер записи в данном разделе (1, 2, 3…).
• Графа 2 (дата): Указывается дата награждения (дата из приказа), а не дата вручения или дата внесения записи.

 | 1 | 2 | 3 |
 |---|------------|-------------------------------------------------------------------|
 | 1 | | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минобрнауки России)
 | | Приказ от 15 марта 2024 г. № 123-к
 | | Медаль «За безупречную службу» I степени
 

Особенности внесения записей при увольнении

Часто возникает вопрос: «Нужно ли вносить награждение в трудовую книжку, если работник увольняется?»

Ответ зависит от типа награды:

• Государственные награды (раздел «Награждения»): Вносятся независимо от даты увольнения. Это значимое событие в трудовой биографии, и его нужно зафиксировать.
• Корпоративные поощрения (раздел «Поощрения»): Если награждение было в период работы в данной организации, запись также вносится. Однако если награда была получена после увольнения (например, за достижения, сделанные в период работы, но приказ вышел позже), то вносить ее в трудовую книжку не нужно. В этом случае работник хранит копию приказа самостоятельно.

Типичные ошибки при заполнении

1. Путаница разделов: Запись о внутренней грамоте в разделе «Награждения» или о госнаграде в разделе «Поощрения».
2. Неправильное указание организации: В разделе «Награждения» указывается наградившая государственная/ведомственная структура, а не ваша организация-работодатель.
   Неправильно: «ООО «Ромашка» (ваша фирма) награждает…» в разделе «Награждения». Правильно: «ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ…».
3. Отсутствие данных документа: Не указан номер и дата приказа о награждении.
4. Неточное название награды: Неправильно указано наименование ордена, медали или звания.
5. Внесение записи после увольнения: Запись о корпоративном поощрении, полученном после увольнения, не вносится.

Что делать, если награждение не было внесено вовремя?

Если награждение было получено много лет назад, но запись в трудовую книжку не была сделана (например, в 1993 году), ее можно внести задним числом.

Для этого:

1. Нужен подтверждающий документ (копия приказа, удостоверения).
2. Запись вносится на основании этого документа с указанием даты награждения (из приказа), а не текущей даты внесения;
3. В графе 3 указывается полное наименование организации-наградителя и реквизиты документа.
4. Запись заверяется подписью должностного лица кадровой службы и печатью организации (работодателя, который вносит запись).

Правильное заполнение раздела «Сведения о награждениях» в трудовой книжке, это соблюдение формальных требований и уважение к заслугам работника. Помните:

• Разделите государственные награждения и внутренние поощрения.
• Указывайте полное и точное наименование наградившей организации (для госнаград) и данные документа.
• Вносите запись своевременно, на основании официального приказа.
• Для электронной трудовой книжки этот раздел не предусмотрен — храните документы отдельно.

При возникновении сложных ситуаций всегда обращайтесь к актуальной редакции Постановления Правительства № 225 и внутренним кадровым инструкциям вашей организации.