В 2026 году ведение трудовых книжек продолжает регулироваться строгими нормами Трудового кодекса РФ и Порядком, утвержденным в 2020–2022 годах. Особое внимание работодатели и сотрудники должны уделять формулировкам при увольнении. Одна из самых распространенных ситуаций — расторжение договора по инициативе работника (в обиходе часто называемое «по собственному желанию»).

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной), на какие статьи ссылаться и каких ошибок следует избегать.

Основные правила заполнения в 2026 году

Согласно актуальным требованиям, запись в трудовой книжке должна полностью соответствовать формулировкам, приведенным в Трудовом кодексе РФ. Это гарантирует юридическую чистоту документа и отсутствие проблем у работника при будущем трудоустройстве или оформлении пенсии.
Ключевые принципы:

• Запись вносится в день увольнения.
• Основанием служит статья 77 ТК РФ (общие основания прекращения трудового договора), а не статья 80 ТК РФ (которая регулирует лишь процедуру подачи заявления).
• Допускаются две основные формулировки причины увольнения, обе являются юридически верными.

Правильная формулировка: две допустимые версии

Многие ошибочно полагают, что существует только один вариант записи. Однако анализ законодательства и практики 2026 года показывает, что допустимы два варианта фразировки в графе 3 («Сведения о работе»):

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…»
«Уволен по собственному желанию…»

Обе формулировки правомерны. Однако эксперты рекомендуют использовать первую вариацию («по инициативе работника»), так как она дословно соответствует пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

> Важно: Ссылка в записи должна быть именно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80. Статья 80 регулирует порядок подачи заявления за две недели, но основанием для прекращения отношений является именно ст; 77.

Образец заполнения записи в бумажной трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Рассмотрим пример правильного заполнения по графам:

| Графа 1 (№ п/п) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме, переводе и увольнении) | Графа 4 (Основание) |
| :— | :— | :— | :— |
| 5 | | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |

Или альтернативный вариант:

| Графа 1 (№ п/п) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме, переводе и увольнении) | Графа 4 (Основание) |
| :— | :— | :— | :— |
| 5 | | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |

Технические требования к заполнению:

• Записи можно вносить от руки (чернилами черного, синего или фиолетового цвета) или печатать на принтере.
• Разрешено использование штампов или факсимиле для подписи руководителя, если это предусмотрено локальными актами организации.
• Запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Подпись самого работника в бумажной трудовой книжке при увольнении с 2022 года не требуется (достаточно ознакомления с приказом), но на практике часто запрашивается для подтверждения получения книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для сотрудников, принятых на работу впервые после 1 января 2020 года, а также для тех, кто подал соответствующее заявление, трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде.
При увольнении по инициативе работника в 2026 году работодатель обязан:
Внести запись в систему Пенсионного фонда РФ (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Формулировка в ЭТК дублирует бумажный вариант: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ».
Выдать работнику форму СТР-Р (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения или направить её электронно, если работник дал согласие на электронный документооборот.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы запись считалась valid (действительной), избегайте следующих ошибок:

• Неверная ссылка на закон. Указание статьи 80 вместо статьи 77 является грубой ошибкой. Статья 80 не является основанием для увольнения в контексте записи в трудовой.
• Неточная формулировка. Фразы вроде «уволен по своей воле» или «расторжение по просьбе работника» могут быть приняты, но лучше придерживаться дословных цитат из ТК РФ.
• Отсутствие даты приказа. В графе 4 обязательно должен быть указан документ-основание (приказ) с его датой и номером.
• Запоздалое внесение. Запись должна появиться в трудовой (бумажной или электронной) строго в последний день работы сотрудника.

Правильное оформление записи об увольнении по инициативе работника в 2026 году требует внимательности к деталям. Главное — использовать формулировку «по инициативе работника» или «по собственному желанию» и ссылаться на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Соблюдение этих правил защитит права сотрудника и обезопасит работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции.

Помните: трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж, поэтому точность каждой буквы и цифры в ней имеет критическое значение.