Вопрос о том, следует ли в форме СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) указывать способ ведения трудовой книжки, часто возникает у работодателей, которые только начинают пользоваться новыми формами отчётности. Ответ зависит от того, какой способ ведения книжки выбрал сотрудник и когда он подавал соответствующее заявление.
Что такое СЗВ‑ТД и зачем он заполняется?
СЗВ‑ТД – это форма отчёта, которую работодатель подаёт в Пенсионный фонд России. В нём указываются сведения о:
- приёме на работу;
- выходе из организации;
- изменениях условий занятости;
- выборе способа ведения трудовой деятельности (бумажная или электронная трудовая книжка).
Отчёт обязателен к подаче в течение 17 календарных дней с даты увольнения, изменения условий труда или иных событий, требующих сообщения в ПФР.
Как правильно оформить выбор способа ведения трудовой книжки?
Общий порядок
Сотрудник, приходящий на работу, может выбрать один из двух вариантов:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, когда сведения фиксируются в бумажном виде.
- Электронная трудовая книжка – введённый с 2021 года способ, при котором сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде.
Для реализации выбранного способа необходимо подать в организацию заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. После получения заявления бухгалтер заполняет соответствующее поле в форме СЗВ‑ТД.
Что указывается в СЗВ‑ТД?
В зависимости от того, какой способ выбрал сотрудник, в табличной части формы СЗВ‑ТД заполняются разные поля:
- Если выбран бумажный вариант – в графе «Способ ведения трудовой деятельности» указывается «бумажный». При этом необходимо отразить дату подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Если выбран электронный вариант – в графе указывается «электронный». При этом также указывается дата подачи заявления, но уже в электронном виде.
Важно помнить, что если сотрудник не подавал заявление о выборе способа, то в СЗВ‑ТД следует указать «не выбрано» и оформить соответствующую отметку о совместительстве, если он уже работает в нескольких организациях.
Как правильно заполнить форму СЗВ‑ТД при приёме на работу?
Пример заполнения для бумажной трудовой книжки
Графа «Способ ведения трудовой деятельности»: Бумажный Графа «Дата подачи заявления»:
Эти данные вводятся в строку, посвящённую «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если заявление подавалось в предыдущей организации, то в текущей организации указывается «продолжение» только при условии, что в ПФР уже получено подтверждение.
Пример заполнения для электронной трудовой книжки
Графа «Способ ведения трудовой деятельности»: Электронный Графа «Дата подачи заявления»:
Электронный способ подразумевает, что сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР через электронные каналы, а в СЗВ‑ТД указывается дата подачи заявления в электронном виде.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата подачи заявления – дата должна соответствовать реальному моменту, когда сотрудник подал заявление. Ошибки могут привести к отклонению отчёта.
- Отсутствие указания способа – если способ не указан, ПФР может запросить уточнение, что замедлит процесс обработки.
- Неправильный выбор в случае совместительства – при работе в нескольких организациях необходимо указать способ только в той организации, где сотрудник впервые подаёт СЗВ‑ТД.
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если после подачи СЗВ‑ТД выявили ошибку в указании способа ведения трудовой книжки, можно исправить её в следующем отчёте, предоставив уточнённую форму. При этом важно:
- Своевременно подать исправленный отчёт (не позднее 17 дней с даты выявления ошибки).
- В пояснительной записке указать причину исправления и привести корректные данные.
Краткое резюме
Ответ на вопрос «Нужно ли при приеме на работу в СЗВ‑ТД указывать способ ведения трудовой книжки?» однозначно «Да». Указание способа необходимо, и оно отражается в соответствующей графе формы СЗВ‑ТД. При этом важно:
- Заполнять поле «Способ ведения трудовой деятельности» в соответствии с тем, какой вариант выбрал сотрудник.
- Указывать дату подачи заявления о выборе способа (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Соблюдать требования к оформлению заявления и своевременной подаче отчёта в ПФР.
Соблюдая эти правила, работодатель минимизирует риск ошибок в отчётности и обеспечивает корректное взаимодействие с Пенсионным фондом.