Оформление кадровых документов — ответственная задача работодателя. Одним из ключевых моментов при заключении трудового договора является корректное отражение сведений о трудовой книжке работника. С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), что изменило подходы к заполнению договоров. Данная статья объясняет, какие именно данные о трудовой книжке необходимо указывать в трудовом договоре, как это связано с формой ЕФС-1 и какие ошибки следует избегать.
Правовая основа: Трудовой кодекс и Порядок ведения ЭТК
Основные требования закреплены в статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Порядке ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, утверждённом Минтрудом. Ключевой принцип: сведения о трудовой деятельности (в бумажном или электронном виде) являются обязательным документом при приёме на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые (т.е. у работника нет предыдущего стажа).
Что такое «сведения о трудовой деятельности»?
Это официальный документ, который может быть:
- Традиционной бумажной трудовой книжкой (оформленной по установленной форме с вкладышами).
- Электронной трудовой книжкой (ЭТК) — цифровой версией, ведущейся в государственной информационной системе «Справочник сведений о трудовой деятельности».
- Выпиской из ЭТК на бумажном носителе, заверенной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или ПФР.
Обязательные сведения в тексте трудового договора
В разделе, посвящённом документу, удостоверяющему личность и трудовую деятельность, в договоре обязательно должны быть указаны:
- ФИО работника (полностью, как в паспорте).
- Серия и номер паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность), данные о выдавшем органе и дата выдачи.
- Наличие и вид документа с трудовыми сведениями. Это самая важная и часто упускаемая часть. Формулировка должна быть однозначной.
Как правильно указать вид документа?
В зависимости от ситуации используется одна из следующих формулировок:
- Для работника с бумажной книжкой: «Трудовую книжку серии ___ № ______, выдана ___ (наименование организации-работодателя)».
- Для работника с электронной книжкой: «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка) в соответствии с частью 3 статьи 66.1 ТК РФ».
- Для работника, предоставляющего выписку из ЭТК: «Выписку из сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка)».
- Для впервые устраивающегося на работу: «Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности не имеет, так как трудовой договор заключается впервые».
Связь с формой ЕФС-1 и отчётностью в ПФР
С 1 января 2020 года работодатель обязан формировать и передавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности всех сотрудников по форме ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»). Эти данные автоматически становятся основой для электронной трудовой книжки работника.
Важно: Указание в трудовом договоре факта наличия ЭТК или бумажной книжки должно соответствовать данным, которые работодатель отправит в ПФР по форме ЕФС-1. Несогласованность этих документов может привести к проблемам при увольнении или при проверках.
Практические рекомендации для работодателя
Чтобы избежать типичных ошибок, следуйте этому чек-листу:
- Всегда запрашивайте документ. При приёме на работу попросите предъявить либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из ЭТК (если она уже есть), либо информацию о том, что книжка отсутствует (для новичков).
- Конкретно указывайте в договоре. Не пишите общие фразы вроде «трудовую книжку имеет». Укажите серию, номер и дату выдачи (для бумажной) или прямо назовите «электронную трудовую книжку».
- Проверяйте данные. Сверяйте паспортные данные из договора с данными в самой книжке/выписке. Любое расхождение должно быть устранено.
- Учитывайте дистанционных работников. Для них также требуется указать сведения о трудовой деятельности. Место работы в договоре определяется иначе, но требование о книжке сохраняется.
- Ведите учёт бланков. Если используете бумажные книжки, организация должна вести журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (работодатель разрабатывает его самостоятельно). Это важно для контроля и проверок.
Ответственность за некорректное оформление
Неправильное или отсутствие указания сведений о трудовой книжке в трудовом договоре может быть расценено как:
- Нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Основание для привлечения к административной ответственности (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
- Риск признания приёма на работу незаконным, что влечёт сложности с подтверждением стажа и трудовых прав работника.
Указание сведений о трудовой книжке в трудовом договоре — это не формальность, а юридически значимое действие, определяющее порядок учёта стажа работника. В условиях перехода на электронный документооборот работодатель должен чётко разделять:
- Бумажную книжку — с указанием серии, номера, даты выдачи.
- Электронную книжку, с прямой отсылкой к ст. 66.1 ТК РФ.
- Отсутствие таковой — для впервые принимаемых сотрудников.
Соблюдение этих простых правил обеспечит правовую защиту как работодателя, так и работника, и гарантирует корректное отражение трудового стажа в государственных системах.
Примечание: Материал актуален на 22 мая 2026 года. Учитывайте возможные изменения в законодательстве. При сложных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.