Вопрос: Как правильно указывать адрес обособленного структурного подразделения (офиса, филиала, представительства) в трудовой книжке сотрудника и какие нюансы существуют при ведении книг учёта движения трудовых книжек?

Ниже – подробный разбор нормативных требований, практических рекомендаций и типовых образцов заполнения․

Правовая база

1. Трудовой кодекс РФ, статья 57 – определяет обязательный порядок указания места работы в трудовом договоре и в трудовой книжке:
   • наименование организации;
   • адрес места работы, включая адрес обособленного подразделения, если работник принимается туда;
   • другие сведения, предусмотренные законодательством․
2. Приказ Минтруда России от № 102н «Об утверждении формы трудовой книжки» (в ред․ от ) закрепил порядок внесения записей о приёме, переводе и увольнении, где место работы указывается в полном виде․
3. Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об организации учёта и хранения трудовых книжек» допускает ведение единой центральной книги в головном офисе, но не запрещает открытие отдельной книги в обособленном подразделении, если это упрощает работу с персоналом․

Что считается обособленным подразделением?

Обособленным считается любое структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте или в отдельном здании, имеющее собственный адрес и (в большинстве случаев) собственный штат сотрудников․ К таким подразделениям относятся:

• филиалы;
• представительства;
• отделения, сервисные центры, склады, производственные площадки, если они находятся по адресу, отличному от юридического адреса головного офиса․

Если подразделение находится в том же здании, что и головной офис, но имеет отдельный номер помещения, оно считается необособленным и в трудовой книжке указывается только адрес головного офиса․

Как правильно указывать адрес в трудовой книжке?

Запись делается в графе «Место работы» (стр․ 2–3 трудовой книжки)․ Формат записи:

<Наименование организации>, <полное наименование обособленного подразделения (если есть)>, <адрес: индекс, город, улица, дом, корпус, офис>․

Пример 1 – сотрудник принят в филиал:

ООО «ТехноСервис», филиал в г․ Москва, ул․ Ленинградская, д․ 12, офис 4․

Пример 2 – сотрудник принят в представительство в другом городе:

ЗАО «СтройИнвест», представительство в г․ Казань, пр․ Мира, д․ 45, помещение 3․

Если в трудовом договоре указан только «г․ Москва», а в организации есть несколько подразделений в этом городе, необходимо уточнить, в каком именно (офис, склад и т․д․) работает сотрудник, иначе запись будет неполной․

Оформление трудового договора и запись в трудовой книжке

1. В трудовом договоре в пункте «Место работы» указывается полное наименование и адрес обособленного подразделения (см․ пример выше)․
2. После подписания договора работодатель вносит запись в трудовую книжку:
   • дата приёма;
   • должность;
   • наименование организации и адрес (полный, как в договоре);
   • ссылка на пункт договора, если требуется․
3. Если в договоре указано «по месту нахождения обособленного подразделения», то в книжке следует повторить тот же адрес, чтобы не возникало разночтений․

Перевод работника в обособленное подразделение

Перевод оформляется приказом «О переводе» и дополнительной записью в трудовой книжке․ Схема записи:

С дата по дата – должность, наименование организации, адрес обособленного подразделения․

Пример:

С по – инженер‑технолог, ООО «ТехноСервис», филиал в г․ Москва, ул․ Ленинградская, д․ 12, офис 4․

Важно:

• Сохранить запись о предыдущем месте работы (в головном офисе) – она остаётся в книжке․
• Указать дату начала работы в новом подразделении․
• Если перевод временный (например, командировка), в запись добавляется пометка «временно»․

Ведение книг учёта движения трудовых книжек

Согласно постановлению № 1155:

• Главный офис обязан вести общую книгу учёта всех трудовых книжек, находящихся в организации․
• Обособленное подразделение может вести отдельную книгу только в случае, если у него есть собственный штат и отдельный бухгалтерский/кадровый отдел, а также если это упрощает процесс выдачи и возврата книжек․
• При наличии двух книг необходимо обеспечить их согласованность: в центральной книге фиксируются все операции, а в книге подразделения – только те, которые происходят в данном подразделении․

Практический совет:

1. Создайте в головном офисе единую электронную базу (например, в 1С:Зарплата и Кадры) и привязывайте к каждому сотруднику его фактический адрес работы․
2. Если решено вести отдельную бумажную книгу в филиале, в ней фиксируйте только дату выдачи/возврата книжки и подпись ответственного лица․
3. Регулярно (не реже одного раза в квартал) сверяйте данные обеих книг․

Практические рекомендации и типовые образцы

Как оформить адрес в трудовой книжке (шаблон)

Чек‑лист при приёме на работу в филиал

• Проверить наличие у организации официального приказа о создании/регистрации филиала․
• Убедиться, что в договоре указаны полные реквизиты филиала․
• Внести запись в трудовую книжку согласно шаблону․
• Отметить в центральной книге выдачу трудовой книжки сотруднику․
• Если в филиале ведётся отдельная книга – оформить её запись․

Перевод из головного офиса в филиал

1. Подготовить приказ «О переводе» с указанием новой должности и адреса филиала․
2. Обновить запись в трудовой книжке (см․ пункт 5)․
3. Внести в центральную книгу дату передачи книжки в филиал (если книжка остаётся в головном офисе – отметка «перевод без выдачи»)․
4. В филиальной книге зафиксировать получение книжки (если она передаётся)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли указывать в трудовой книжке только город без уточнения улицы?

Нет․ По статье 57 ТК РФ требуется указать полный адрес, включая индекс, улицу, дом и (при необходимости) помещение․

Обязательно ли вести отдельную книгу учёта в каждом филиале?

Не обязательно․ Закон допускает одну общую книгу в головном офисе․ Отдельные книги могут вестись лишь для удобства, но их данные должны регулярно согласовываться с центральной книгой․

Что делать, если в договоре допущена ошибка в адресе филиала?

Необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с правильным адресом и внести корректировку в трудовую книжку (запись «Исправление» с указанием даты и ссылки на дополнение)․

Как отразить в книжке смену юридического адреса головного офиса, если сотрудник работает в филиале?

Запись в книжке меняется только в том случае, если меняется место работы сотрудника․ Если он продолжает работать в том же филиале, адрес в книжке остаётся прежним (адрес филиала)․

Можно ли использовать аббревиатуру «филиал» без указания города?

Нет․ Требуется полное указание места (город, улица, дом)․ Аббревиатура допускается только в сочетании с полным адресом, например: «филиал в г․ Москва, ул․ Ленинградская, д․ 12»․

Дата публикации: