Вопрос о том, какую дату указывать в графе «Дата» при заполнении вкладыша в трудовую книжку, часто вызывает споры у работодателей и сотрудников. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на нормативных актах, практике Пенсионного фонда России и рекомендациях Министерства труда.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный документ, который используется для дополнения информации о трудовой деятельности сотрудника, когда основной том
- приёме на работу;
- переводах на другую постоянную работу;
- заключении и расторжении трудового договора;
- увольнениях, награждениях, премировании;
- воинском учёте и иных обстоятельствах, требующих фиксации в официальных документах.
Где размещается информация о дате?
В вкладыше дата указывается в графе 2 – «Дата». Эта дата фиксирует фактическую дату заполнения соответствующего раздела, а не дату создания самой трудовой книжки.
Как правильно ставить дату в графе «Дата»?
Согласно практике ПФР и рекомендациям Министерства труда, в графе «Дата» вкладыша необходимо указывать фактическую дату его заполнения; Это может быть любой календарный день, когда сотрудник или его работодатель вносят сведения в документ.
Примеры:
- Если вкладыш заполняется 15 марта 2026 г., то в графе «Дата» ставится .
- Если запись относится к событию, произошедшему ранее (например, перевод, который произошёл 01 февраля 2025 г.), то дату можно указывать как , но в графе «Дата» следует указать дату заполнения документа – текущую дату.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли ставить дату приёма на работу, если она отличается от даты заполнения вкладыша?
Ответ: Да, можно. В графе «Дата» вкладыша указывается дата фактического заполнения документа, а в соответствующем поле (обычно в разделе «Сведения о приеме») указывается дата самого события. - Вопрос: Что делать, если вкладыш заполняется спустя несколько лет после события?
Ответ: Дата заполнения ставится текущей, но в тексте записи указываются данные события (например, «Приём на работу – »). - Вопрос: Нужно ли указывать дату государственной регистрации нового наименования организации?
Ответ: Да, в графе 2 вкладыша в соответствующем пункте указывается дата регистрации изменения наименования, а в поле «Дата» – дата заполнения вкладыша.
Как оформить ьный лист вкладыша?
ьный лист вкладыша оформляется следующим образом:
- Название документа – «Вкладыш в трудовую книжку».
- Дата заполнения – указывается в правом верхнем углу (или внизу) листа.
- Номер страницы – обычно «1» (если вкладыш начинается с новой страницы).
Важно помнить, что дата на ьном листе – это дата фактического заполнения вкладыша, а не дата создания оригинальной трудовой книжки.
Практические рекомендации для работодателей
- Заполняйте вкладыш сразу после того, как произошло событие, либо в тот же день, когда вы вносите записи в трудовую книжку.
- Указывайте дату заполнения в поле «Дата» и дату самого события в соответствующее поле записи.
- Сохраняйте копию заполненного вкладыша в электронном виде (скан) для подтверждения даты в случае проверок.
- При необходимости добавьте примечание о том, что запись вносится в уже существующий вкладыш, чтобы избежать путаницы с датами.
Пример заполнения вкладыша
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ № ________ Дата заполнения: Приём на работу Дата приёма: Должность: Инженер-конструктор Подразделение: Отдел разработки Основание: Договор № 123-О Перевод Дата перевода: Новое место работы: Отдел маркетинга Основание: Приказ № 45 от Награда Дата награждения: Награда: Поощрение «Знак отличия» Основание: Приказ № 78 от
Правильная дата в графе «Дата» вкладыша – это ключевой элемент корректного документооборота. Она фиксирует фактическую дату заполнения документа, а не дату создания оригинальной трудовой книжки. Соблюдая указанные правила, работодатели обеспечивают соответствие требованиям законодательства и упрощают процесс проведения проверок.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению вкладыша, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультационный отдел ПФР.