Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные экземпляры до сих пор актуальны для многих сотрудников, особенно тех, кто работал до 2020 года и сохранил свой документ. Важно понимать, какие должности и профессии следует указывать в трудовой книжке, чтобы записи соответствовали законодательству, не вызывали споров при оформлении пенсии и не нарушали права работника.

Что именно нужно указывать в трудовой книжке?

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки фиксируются все значимые изменения в трудовой деятельности сотрудника. Ключевым элементом каждой записи является наименование должности. Оно должно быть:

• точным и соответствовать штатному расписанию;
• сформулировано в соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами;
• не содержать сокращений, разговорных формулировок или неофициальных названий.

Примеры корректных формулировок должностей:

1. Инженер-технолог — вместо «инженер по производству»
2. Бухгалтер по заработной плате — вместо «бухгалтер-расчётчик»
3. Менеджер по продажам — вместо «продажник»
4. Врач-терапевт — вместо «врач общей практики» (если в стандарте указано именно так)
5. Оператор ЭВМ 4 разряда — с указанием разряда, если он установлен
6. Слесарь-ремонтник — с указанием профессии по ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник)

Когда и какие записи о должностях вносятся?

Записи о должностях вносятся в трудовую книжку при следующих обстоятельствах:

Приём на работу

Первая запись, о приёме на должность. Формулировка: «Принят на работу на должность [наименование должности]». Обязательно указывается:

• номер записи (по порядку);
• дата приёма;
• наименование должности;
• основание (номер и дата приказа, трудового договора).

Перевод на другую должность

Если работник переходит на другую должность (даже в пределах одного подразделения), это фиксируется как перевод. Запись: «Переведён на должность [новая должность]». При этом:

• если изменение названия должности не влечёт изменения трудовых функций (например, «ведущий специалист» вместо «специалист»), то перевод не оформляется — запись не вносится;
• если трудовая функция меняется (например, с «оператора» на «инженера»), перевод обязательный.

Изменение наименования должности

Если в штатном расписании изменилось название должности (например, «главный бухгалтер» → «финансовый директор»), и это связано с изменением функций — вносится запись о переводе. Если название изменилось, но функции остались прежними — запись не требуется, но рекомендуется внести примечание в личное дело.

Присвоение квалификации, разряда, категории

Если работник получил новую квалификацию (например, присвоен 5-й разряд, повышена квалификационная категория), это фиксируется отдельной записью:

• «Присвоен 5-й разряд по профессии слесарь-ремонтник»
• «Присвоена первая квалификационная категория по должности учитель математики»

Для этого требуются документы: приказ о присвоении, протокол аттестационной комиссии, диплом о повышении квалификации.

Переименование организации или подразделения

Если компания меняет название, а должность остаётся той же — запись не вносится. Но если меняется структура (например, «отдел маркетинга» → «департамент продвижения»), и работник остаётся на той же должности, то вносится запись:

• «Переведён в структурное подразделение: Департамент продвижения»

Что нельзя указывать в трудовой книжке?

Запрещено вносить в трудовую книжку:

• неофициальные названия: «девушка по связям», «босс», «руководитель отдела» (без конкретной должности);
• сокращения: «гл. бух» вместо «главный бухгалтер»;
• названия, не соответствующие ЕТКС или профессиональным стандартам;
• информацию о внутреннем совместительстве — если оно не оформляется как основная работа (в этом случае запись вносится только при переводе в основную должность);
• информацию о поощрениях, благодарностях — они фиксируются в личном деле, а не в трудовой книжке (за исключением наград, связанных с трудовой деятельностью, например, «награждён благодарностью за высокие результаты» — в этом случае запись вносится по правилам).

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для новых сотрудников. Для тех, кто сохранил бумажную книжку, она остаётся действующей. Однако все изменения (приём, перевод, увольнение) фиксируются в Единой федеральной информационной системе (ЕФС-1).

В 2026 году:

• При переводе на другую должность в ЕФС-1 указывается код «ПЕРЕВОД»;
• Установление или отмена неполного рабочего дня также фиксируется кодом «ПЕРЕВОД» (с 30 декабря 2025 года);
• Сотруднику выдаётся СТД-Р — справка о трудовой деятельности, а не бумажная книжка;
• Если работник сохранил бумажную книжку, её возвращают, а сведения о ней передаются в СФР.

Какие документы подтверждают корректность наименования должности?

Для внесения записи в трудовую книжку кадровая служба должна опираться на:

• Штатное расписание — основной документ, утверждающий должности;
• Профессиональные стандарты (утверждены Минтрудом РФ) — для определения требований к квалификации;
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) — для производственных и технических должностей;
• Квалификационные справочники для руководителей, специалистов и служащих — для административных и управленческих позиций;
• Приказ о приёме/переводе — основание для внесения записи.

Что делать, если в трудовой книжке ошибочно указана должность?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, «инженер-технолог» записан как «инженер»), необходимо:

1. Издать приказ об исправлении ошибки;
2. Внести исправляющую запись: «Запись № X от [дата] признана недействительной. Вместо неё: Принят на работу на должность [правильное наименование]»;
3. Сделать ссылку на приказ об исправлении;
4. Уведомить сотрудника и сохранить копии всех документов.

Важно помнить: три принципа правильного заполнения

1. Точность — название должности должно точно соответствовать штатному расписанию и профессиональным стандартам.
2. Последовательность — все изменения фиксируются в хронологическом порядке, без пропусков.
3. Документальное подтверждение, каждая запись должна быть основана на приказе, договоре или протоколе.

Пример корректной записи в трудовой книжке:

Перечень должностей для записи в трудовую книжку — это не просто список названий, а строго регламентированная система, соответствующая законодательству и профессиональным стандартам. Неверно указанная должность может привести к отказу в назначении пенсии, спорам при трудоустройстве или проверкам со стороны трудовой инспекции.

В 2026 году, независимо от того, используется бумажная или электронная трудовая книжка, точность и законность в указании должностей остаются приоритетом. Кадровые работники обязаны следить за актуальностью квалификационных справочников, своевременно обновлять штатное расписание и строго соблюдать правила внесения записей.

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории профессионального пути человека. От её корректности зависит будущее сотрудника, его стаж, пенсия, карьера. Не экономьте на внимательности.

Рекомендация: регулярно сверяйте наименования должностей в штатном расписании с актуальными профессиональными стандартами на сайте Минтруда РФ и в Едином реестре квалификаций.