С 2021 года в России произошли значительные изменения в системе ведения трудовых книжек, включая порядок отражения сведений об образовании. Эти изменения связаны не только с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), но и с обновлением требований к оформлению данных о квалификации сотрудников в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и последними указаниями Минтруда России. В этой статье мы подробно разберём, как сейчас правильно вносить и изменять записи об образовании в трудовой книжке — как в бумажном, так и в электронном виде.
Почему важно корректно указывать образование в трудовой книжке?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и профессиональный путь работника. Сведения об образовании в ней влияют на:
- Определение уровня квалификации при приёме на работу;
- Право на повышение по службе или переквалификацию;
- Начисление надбавок и премий, связанных с образованием;
- Пенсионные права и подтверждение стажа в некоторых видах деятельности.
Неточности или устаревшие данные могут привести к юридическим рискам для работодателя и ограничить карьерные возможности сотрудника.
Какие изменения произошли в оформлении образования в трудовой книжке?
Отказ от указания ступеней высшего образования (бакалавр, магистр, специалист)
Ранее, до введения многоуровневой системы высшего образования, в трудовой книжке часто указывали не только «высшее образование», но и конкретную ступень: «бакалавр», «специалист» или «магистр». Однако с 2014 года, после утраты силы положений Закона № 125-ФЗ, указание ступени стало необязательным.
С 2026 года в трудовой книжке достаточно указывать только уровень образования:
- Неполное среднее;
- Среднее общее;
- Среднее профессиональное (СПО, техникум, колледж);
- Высшее образование;
- Высшее образование — магистратура (только если это отдельная квалификация, а не продолжение бакалавриата);
- Аспирантура, докторантура — по желанию, если требуется для должности.
Важно! Если работник получил диплом магистра после бакалавриата — это не считается новым уровнем образования, а является продолжением высшего образования. Поэтому в трудовой книжке запись остаётся прежней: «Высшее образование». Дополнительная запись о магистратуре вносится только по инициативе работника и при наличии запроса от работодателя (например, для занятия должности, требующей именно магистра).
Внесение изменений: когда и как?
Изменения в сведениях об образовании вносятся в трудовую книжку только в следующих случаях:
- Работник получил новое образование более высокого уровня (например, из техникума поступил в вуз и получил высшее образование);
- Изменились анкетные данные (фамилия, имя, отчество);
- Обнаружена ошибка в ранее внесённой записи (например, неверно указано название учебного заведения или дата окончания);
- Работник получил дополнительную квалификацию, которая является самостоятельной (например, второе высшее образование в другой сфере).
Зачёркивать старую запись нельзя! Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ), при внесении изменений:
- Новая запись делается в свободной строке титульного листа или в разделе «Сведения об образовании и квалификации»;
- Старая запись остаётся неизменной — её не зачёркивают, не исправляют, не стирают;
- Новая запись оформляется как дополнение с указанием даты и номера документа, на основании которого вносятся изменения (например: «На основании диплома № 12345 от г.»).
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новая реальность
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех новых сотрудников, а также по желанию — для действующих. В ЭТК все сведения об образовании, включая изменения, автоматически обновляются при подаче документов через работодателя.
Преимущества ЭТК:
- Изменения в образовании вносятся в течение 1 рабочего дня после подачи документов;
- Нет риска ошибок при ручном заполнении;
- Данные доступны работнику в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ;
- Упрощённый контроль со стороны государственных органов.
Важно! Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — все изменения вносятся только в ЭТК. Бумажная книжка остаётся неизменной, но её данные считаются устаревшими.
Как правильно оформить запись об образовании в 2026 году?
Примеры корректных записей:
Среднее профессиональное образование (техникум):
Запись: «Получено среднее профессиональное образование — по специальности «Технология машиностроения», окончил(а) [название техникума], 2020 г.»
Высшее образование (бакалавр):
Запись: «Получено высшее образование — по направлению подготовки «Экономика», окончил(а) [название вуза], 2023 г.»
Высшее образование (магистр):
Запись: «Получено высшее образование, по направлению подготовки «Экономика», окончил(а) [название вуза], 2023 г.»
(Дополнительная запись о магистратуре не обязательна, но при желании можно добавить: «Дополнительно: окончил(а) магистратуру по направлению «Финансы и кредит», 2025 г.»)
Второе высшее образование:
Запись: «Получено второе высшее образование — по направлению подготовки «Право», окончил(а) [название вуза], 2024 г.»
Что писать в трудовой книжке, если дипломов несколько?
Согласно действующим правилам, в трудовой книжке указывается только последнее (наиболее высокое) образование. Если работник имеет и среднее профессиональное, и высшее — вписывается только высшее. Если он получил второе высшее — вписывается второе, а первое остаётся в архиве.
Исключение: если работодатель требует указать все уровни образования (например, для госслужбы, медицинских или педагогических должностей), то можно сделать дополнительную запись в свободной строке, но только с пометкой «Дополнительно».
Какие документы нужны для внесения изменений?
Работодатель вносит изменения в трудовую книжку только на основании официальных документов:
- Диплом о профессиональном образовании (с приложением);
- Свидетельство об окончании курсов повышения квалификации (если это самостоятельная квалификация);
- Справка из учебного заведения (если диплом ещё не выдан);
- Документ, подтверждающий смену фамилии (если менялись данные).
Все записи оформляются с указанием:
- Номера и даты документа;
- Наименования учебного заведения;
- Направления подготовки или специальности;
- Года окончания.
Что делать, если запись об образовании зачёркнута?
Зачёркивание записей в трудовой книжке — это нарушение правил. Согласно Инструкции, любые исправления в виде зачёркивания, подчистки или замазывания недопустимы. Если вы обнаружили зачёркнутую запись:
- Обратитесь к кадровому отделу с просьбой оформить дубликат трудовой книжки;
- Предоставьте оригиналы дипломов и другие подтверждающие документы;
- Работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней.
Дубликат — это не исправление, а полная замена повреждённого документа. В нём все записи восстанавливаются на основании архивных данных и документов работника.
- Не указывайте ступени высшего образования (бакалавр, магистр, специалист) — достаточно «высшее образование».
- Не зачёркивайте старые записи — добавляйте новые как дополнения.
- Вносите изменения только на основании оригиналов документов с указанием номера и даты.
- При наличии ЭТК — бумажная книжка устаревает. Все новые данные вносятся только в электронный формат.
- Указывается только последнее (наиболее высокое) образование, если иное не требует законодательство или работодатель.
- Если запись зачёркнута — требуйте дубликат, а не исправление.
Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки, защитит права работника и снизит риски для работодателя. В условиях цифровой трансформации кадрового учёта — точность и прозрачность данных об образовании становятся не просто формальностью, а важным элементом профессиональной репутации.
Совет работникам: регулярно проверяйте свои данные в ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР. Если что-то не так, сразу обращайтесь в кадровую службу.
Совет работодателям: обучите кадровиков правилам ведения трудовых книжек в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 455н от г. и актуализируйте внутренние инструкции.
Информация актуальна на 21 мая 2026 года.