Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина, стаж работы и порядок начисления пенсионных прав. В большинстве случаев её «удалять» нельзя: закон строго регламентирует порядок обращения с этим документом. Тем не менее в жизни могут возникнуть ситуации, когда требуется избавиться от старой (повреждённой, утерянной) трудовой книжки или исправить в ней ошибки.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и её правовой статус
2. Почему может возникнуть необходимость «удалить» книжку
3. Что говорит законодательство
4. Как правильно оформить уничтожение (замену) трудовой книжки
5. Электронная трудовая книжка: новые возможности
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её правовой статус

Трудовая книжка (бумажный вариант) — официальный документ, который вносится работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66‑71). Она фиксирует:

• даты приема и увольнения;
• должности, разряды, оклады;
• перерывы в работе (отпуск, больничный и т.д.);
• информацию о прохождении аттестаций, повышения квалификации.

С 2022 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся в силе до полного перехода.

Почему может возникнуть необходимость «удалить» книжку

Термин «удалить» в контексте трудовой книжки обычно подразумевает одно из следующих действий:

1. Уничтожение повреждённого экземпляра (разорванные страницы, сильные загрязнения, следы подделки).
2. Сдача книжки в архив после её замены на новую (например, при переходе на электронный вариант).
3. Корректировка ошибок путём замены старой книжки на новую с правильными записями.

Важно понимать, что самостоятельно вырезать, сжигать или стирать записи в трудовой книжке запрещено. Это считается правонарушением и может привести к административной ответственности.

Что говорит законодательство

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения с трудовой книжкой:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑71.
• Приказ Минтруда России от  № 534н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (для ЭТК).

Ключевые положения:

• Трудовая книжка принадлежит работнику, но храниться у работодателя до момента её передачи работнику.
• Работодатель обязан вести запись в трудовой книжке в течение 5 дней с момента приема/увольнения.
• Уничтожать трудовую книжку может только работодатель (в случае её замены) или работник (при получении новой, если старый экземпляр полностью уничтожен в присутствии представителя работодателя).
• При уничтожении необходимо оформить акт об уничтожении (или акт о передаче в архив) и подписать его обеими сторонами.
• Самовольное уничтожение без оформления акта считается нарушением трудового законодательства (ст. 292 ТК РФ) и может повлечь штраф.

Как правильно оформить уничтожение (замену) трудовой книжки

Ниже представлена пошаговая инструкция, которую следует выполнить, чтобы законно «удалить» (уничтожить) трудовую книжку.

Шаг 1. Оценка состояния книжки

Убедитесь, что книжка действительно нуждается в замене:

• страницы порваны, оторвались;
• внутри есть следы подделки или исправлений;
• книжка полностью заполнена и требуется новая для дальнейшего ведения.

Шаг 2. Согласование с работодателем

Обратитесь к кадровому специалисту или руководителю с заявлением о необходимости замены/уничтожения книжки. В заявлении укажите причины и приложите:

• копию текущей трудовой книжки (для архива);
• паспорт (для подтверждения личности).

Шаг 3. Подготовка акта об уничтожении

Акт оформляется в двух экземплярах (для работника и работодателя). В акте фиксируются:

1. Дата и место составления акта.
2. Полные данные работника (ФИО, должность, табельный номер).
3. Сведения о трудовой книжке (серия, номер, дата выдачи).
4. Причина уничтожения (повреждение, замена, переход на электронный вариант).
5. Подписи сторон и печать организации.

Шаг 4. Физическое уничтожение

После подписания акта книжку можно уничтожать следующими способами:

• Разрезать на мелкие части (использовать ножницы или шредер).
• Сжечь в безопасных условиях (при наличии соответствующего оборудования).
• Передать в архив организации (если книжка будет храниться в архиве, а не уничтожаться).

Важно, чтобы процесс уничтожения происходил в присутствии представителя работодателя, чтобы исключить возможность подделки.

Шаг 5. Выдача новой трудовой книжки (при необходимости)

Если вам требуется продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде, работодатель обязан выдать новый экземпляр в течение 5 дней после уничтожения старого. В новой книжке вносятся все предыдущие записи (при наличии копий) и новые сведения.

Шаг 6. Регистрация в системе ЭТК (по желанию)

Если вы переходите на электронную трудовую книжку, после получения нового бумажного экземпляра необходимо:

1. Обратиться в отдел кадров с заявлением о переводе в ЭТК.
2. Получить подтверждение о переводе (справка).
3. Войти в личный кабинет на портале Госуслуги и активировать ЭТК.

Электронная трудовая книжка: новые возможности

ЭТК упрощает процесс «удаления» записей, поскольку все изменения вносятся в цифровой системе. При ошибке запись корректируется в системе без физического уничтожения бумаги. Однако и здесь действуют строгие правила:

• Корректировка производится только уполномоченными лицами (кадровый отдел, органы Пенсионного фонда).
• Каждая правка фиксируется в журнале изменений с указанием причины и подписи ответственного.
• Работник может запросить копию исправленной записи в любой момент.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто сжечь трудовую книжку дома?

Нет. Самовольное уничтожение без оформления акта считается правонарушением и может привести к штрафу до 5 000 рублей (ст. 292 ТК РФ).

Что делать, если книжка утеряна?

Обратитесь к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель в течение 5 дней выдаёт новую книжку и фиксирует факт утери в акте.

Можно ли заменить бумажную книжку на электронную без согласия работодателя?

Нет. Перевод в ЭТК производится только по согласованию с работодателем и после получения от него соответствующего разрешения.

Сколько стоит оформить замену/уничтожение трудовой книжки?

Обычно бесплатно, если инициатива исходит от работодателя. При самостоятельных запросах работник может нести небольшие административные расходы (например, печать акта).

Можно ли исправить ошибку в трудовой книжке без её замены?

Да, если ошибка небольшая (например, опечатка в дате). Работодатель вносит исправление, подписывая запись «Исправление» и указывая причину.

Трудовая книжка — не просто бумажный документ, а юридически значимый архив трудовой истории гражданина. Уничтожать её без надлежащего оформления нельзя. Правильный порядок действий включает согласование с работодателем, оформление акта об уничтожении и, при необходимости, выдачу нового экземпляра или перевод в электронный формат.

Соблюдая указанные шаги, вы избежите правовых проблем и сохраните свою трудовую историю в полном порядке.

Дата публикации: