Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При её заполнении каждая страница должна быть без ошибок и повреждений. Если же в процессе заполнения ьного листа, вкладыша или любой другой части книги возникли дефекты, бланк считается испортленным. В такой ситуации важно быстро и правильно оформить уничтожение и заменить бланк, чтобы избежать проблем с работодателем и государственными органами.
Что считается испорченным бланком?
- Неверно внесённые данные в ьном листе (ФИО, дата рождения, место работы).
- Порча страницы: вырезы, разрывы, заливка, пятна, сколы.
- Неправильное размещение вкладыша.
- Повреждения, вызванные авариями (пожар, наводнение, обвал здания).
Любое из перечисленных обстоятельств приводит к тому, что бланк подлежит уничтожению с составлением акта о списании.
Законодательная база
Порядок ведения и хранения трудовых книжек закреплён в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России от № 320н‑1. В пункте 41 данного порядка указано:
«Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в неё подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта».
Таким образом, уничтожение испорченного бланка является обязательным и должно сопровождаться официальным документом.
Как правильно уничтожить испорченный бланк
- Определите местонахождение книги. Убедитесь, что бланк находится у вас в распоряжении (в офисе, у сотрудника, в архиве).
- Составьте акт о списании и уничтожении. В акте указываются:
- Название документа: «Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовой книжки».
- Город и дата подписания акта.
- ФИО и должности членов комиссии, составившей акт.
- Период, в котором были испорчены бланки.
- Номера и общее количество испорченных бланков.
- Подпишите акт; Все участники комиссии должны поставить подписи и печати (если применимо).
- Уничтожьте бланк. После подписания акта бланк можно уничтожить в соответствии с внутренними процедурами предприятия (сжигание, раздавливание, разрезание).
- Сохраните копию акта. Копия должна храниться в кадровом отделе как доказательство правильного оформления процедуры.
Что делать после уничтожения испорченного бланка
После уничтожения необходимо:
- Составить новый бланк трудовой книжки.
- Заполнить его корректно, без ошибок.
- Проверить данные с работодателем и сотрудником.
- Сохранить копию нового бланка в электронном виде (если предусмотрено системой электронного кадрового учета).
Дополнительные документы, которые могут понадобиться
- Справка о работе (если бланк испорчен в процессе работы в другом месте).
- Письмо работодателя, подтверждающее факт уничтожения бланка.
- Свидетельство о регистрации нового бланка (если применимо).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли исправить ошибку в ьном листе без уничтожения бланка? Нет. Любая ошибка в ьном листе делает бланк испорченным и требует уничтожения.
- Что делать, если испорчено несколько бланков? Все испорченные бланки необходимо списать и уничтожить в одном акте. В акте указывается общее количество.
- Можно ли использовать бланк после его уничтожения? Нет. После уничтожения бланк считается недействительным.
- Как быстро можно получить новый бланк? Время зависит от внутреннего процесса предприятия, но обычно новый бланк готов в течение 1–2 рабочих дней.
Практический пример оформления акта
Ниже приведён образец заполнения акта о списании и уничтожении испорченных бланков трудовой книжки (можно использовать в качестве шаблона).
Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовой книжки
Город: ___________ Дата: ___________
В составе комиссии:
- ФИО, должность
- ФИО, должность
- ФИО, должность
Период: ___________ – ___________
Номера и общее количество испорченных бланков: ___________
Подписи: _____________________
Испорченный бланк трудовой книжки – это документ, который нельзя использовать в дальнейшем. Согласно законодательству, его необходимо уничтожить с составлением акта о списании. После этого следует оформить новый бланк и убедиться, что все данные в нём корректны. Соблюдение всех процедур поможет избежать конфликтов с работодателем и государственными органами, а также обеспечит сохранность персональных данных работника.
Если возникнут вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться в кадровый отдел предприятия или к специалисту по кадрам, чтобы получить индивидуальные рекомендации.