По состоянию на май 2026 года, несмотря на активное внедрение цифровых технологий и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат остается юридически значимым документом для тех работников, кто сделал выбор в его пользу. Ситуация, когда сотрудник настаивает на ведении трудовой книжки в бумажном виде, требует от работодателя четкого понимания законодательных норм и правильного документального оформления.
Правовые основы выбора формы трудовой книжки
Важно помнить, что право выбора между бумажной и электронной формой трудовой книжки было предоставлено работникам в переходный период (2020–2021 годы). Однако, если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки в установленные законом сроки, работодатель обязан продолжать вести ее в бумажном виде параллельно с передачей данных в Социальный фонд России (СФР).
Если же речь идет о работниках, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, то для них трудовые книжки в бумажном виде не заводятся, и выбор возможен только в пользу электронной формы. Но для действующего штата, сохранившего бумажный вариант, правила остаются строгими.
Алгоритм действий работодателя
Если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель должен выполнить следующие действия:
- Проверка наличия заявления. Убедитесь, что в личном деле сотрудника имеется его письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Без этого документа переход на электронный формат мог произойти автоматически.
- Ведение бумажного документа. Все кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение, награждение) должны вноситься в бумажную трудовую книжку в соответствии с инструкцией по заполнению;
- Дублирование в электронном виде. Параллельно с записью в бумажный бланк, работодатель обязан передать сведения в СФР в электронном виде (форма СЗВ-ТД или через интеграционные шлюзы).
- Заверение записей. Каждая запись в бумажной трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника.
Что делать, если заявление утеряно?
В случае утраты заявления работника о выборе бумажной формы, рекомендуется запросить у него повторное письменное подтверждение. Это защитит компанию от возможных претензий со стороны контролирующих органов и самого сотрудника в будущем.
- Заявление должно быть написано в произвольной форме, но содержать четкую формулировку: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде».
- Документ подшивается в личное дело и хранится 75 лет (или 50 лет для документов, созданных после 2021 года, в зависимости от текущих архивных норм 2026 года).
Типичные ошибки и как их избежать
Многие работодатели ошибочно полагают, что наличие электронной базы данных освобождает от необходимости аккуратно вести бумажный оригинал. Это неверно. Для сотрудников, выбравших бумажный вариант, именно бумажная книжка является основным документом, подтверждающим стаж при выходе на пенсию, если данные в электронных базах будут утеряны или содержат ошибки.
Основные риски:
- Отсутствие записи в бумажной книжке при наличии электронной может привести к проблемам при подтверждении стажа.
- Несоответствие дат и формулировок в бумажном и электронном вариантах.
- Отсутствие подписи работника об ознакомлении с записью в бумажном варианте.
Увольнение и выдача трудовой книжки
При увольнении сотрудника, который выбрал бумажный вариант, работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку.
- Заверить запись подписью и печатью.
- Выдать трудовую книжку на руки работнику в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
- Направить сведения об увольнении в СФР в электронном виде.
Выбор сотрудником бумажной трудовой книжки накладывает на работодателя двойную ответственность: необходимость качественного ведения бумажного документооборота и своевременной цифровой отчетности. Игнорирование бумажного формата для таких сотрудников является нарушением трудового законодательства. Внимательное отношение к деталям и правильное оформление заявлений помогут избежать штрафов и трудовых споров.
Помните: даже в эпоху цифровизации, бумажный документ для тех, кто сделал такой выбор, остается гарантом их трудовых прав.