Несмотря на активный переход наплыв цифровых технологий и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант документа всё еще остается актуальным для миллионов работников. Правильное ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия соблюдения трудовых прав сотрудника и отсутствие штрафов для работодателя при проверках ГИТ.

В данной статье мы разберем основные сценарии: что делать, если закончились страницы, как поступить с пропусками и как переходить на электронный формат.

Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?

Ситуация, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, встречается довольно часто. В этом случае запрещено использовать дополнительные листы, просто приклеенные к книжке. Единственным законным способом является использование вкладыша.

Правила оформления вкладыша:

• Приобретение: Вкладыш должен быть строго установленного образца.
• Вшивание: Вкладыш вшивается в трудовую книжку.
• Нумерация: Это один из самых важных моментов. Номера записей во вкладыше продолжают нумерацию основной трудовой книжки. Например, если последняя запись в основной книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16.

Важный нюанс: разделение записи

Часто возникает вопрос: можно ли начать запись о приеме на работу в основной книжке, а закончить её (например, записью об увольнении или переводе) уже во вкладыше? Да, это допустимо. Если место на последней странице основного раздела закончилось прямо в процессе внесения сведений, начало записи делается в книжке, а её продолжение — во вкладыше.

Как продолжить ведение книжки при наличии ошибок или пропусков?

В практике кадровиков иногда случаются ошибки: например, была случайно пропущена страница, и запись была внесена через один лист.

Как действовать в таком случае:

1. Не пытайтесь вырвать страницу или замазать текст корректором.
2. Продолжайте вносить новые записи в общем порядке сразу после последней фактически внесенной записи.
3. Пустая страница остается пустой, записи на ней не дублируются и не «дописываются» задним числом без соответствующего приказа об исправлении ошибки.

Работа с книжками старого образца

Если при устройстве на работу сотрудник предоставляет трудовую книжку старого образца, работодателю не нужно требовать её замены или переоформления. В этом случае вы просто продолжаете вносить записи в обычном порядке, используя актуальные правила заполнения.

Также стоит отметить, что согласно постановлениям Правительства, работодатели могут использовать старые бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не закончатся в организации. После этого необходимо закупать бланки нового образца.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Современное законодательство позволяет сотруднику в любой момент отказаться от бумажного носителя в пользу электронного.

Порядок действий при переходе:

• Заявление: Сотрудник пишет заявление о переходе на ЭТК (например: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде…»).
• Запись в бумажной книжке: Работодатель вносит запись о том, что сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронном виде.
• Выдача документа: Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.

Важно: Если сотрудник перешел на ЭТК, а затем снова устроился на работу, новый работодатель не должен снова начинать вести бумажную книжку. Ведение сведений продолжается исключительно в электронном формате через Социальный фонд России (СФР).

Краткая памятка по заполнению