Трудовая книжка, это главный документ, который фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника․ При устройстве на работу именно этот документ подтверждает опыт работника, его квалификацию и историю занятости․ Однако с развитием технологий и изменением законодательства подход к ведению этого документа претерпел значительные изменения․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести трудовую книжку при приеме на работу в 2026 году, какие существуют нюансы и на что стоит обратить внимание как работодателю, так и работнику․
Нормативная база: где прописаны правила?
Порядок заполнения и формы трудовой книжки регламентируются статьей 66 Трудового кодекса РФ, а также специальными постановлениями Правительства и Минтруда России․ Именно там закреплен перечень сведений, которые подлежат внесению:
- Сведения о работнике;
- Выполняемая им работа;
- Переводы на другую постоянную работу;
- Увольнение работника, а также основания прекращения трудового договора;
- Сведения о награждениях за успехи в работе․
Важно: взыскания, штрафы и дисциплинарные замечания в трудовую книжку не вносятся․
Бумажная или электронная: что изменилось к 2026 году?
Работающие по трудовому договору россияне с 2020 года перешли на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает, что трудовой стаж теперь в первую очередь формируется и хранится в цифровом виде на серверах Социального фонда России (СФР)․
Особенности бумажной трудовой книжки
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые никуда не исчезли․ В 2026 году они продолжают действовать для тех, кто сохранил за собой право на их ведение․ Бумажный документ имеет физическую форму, требует ручного заполнения, аккуратного хранения и несет риск утери или порчи․
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
ЭТК не имеет физического носителя․ Все данные отправляются работодателем в электронном виде напрямую в СФР․ Это исключает ошибки из-за неразборчивого почерка, потерю документа и упрощает проверку стажа․
Как перевести работника с бумажной трудовой на электронную
Если работник, ранее выбравший бумажный формат, решает перейти на ЭТК, ему необходимо подать работодателю соответствующее заявление․ После этого работодатель выдает сотруднику бумажную трудовую книжку на руки, а в будущем все сведения направляются исключительно в электронном виде․
Кто отвечает за ведение трудовой книжки?
Ответственность за корректное заполнение и ведение трудовых книжек несет работодатель․ В организации эту функцию выполняет уполномоченное лицо: обычно это специалист отдела кадров, бухгалтер или руководитель (в малом бизнесе)․ При этом работодатель обязан:
- Иметь запас чистых бланков бумажных трудовых книжек (для тех, кто их заводит впервые)․
- Своевременно (не позднее 5 рабочих дней после приема) вносить записи в бумажную книжку и отправлять отчеты по форме ЕФС-1 в СФР для ЭТК․
- Заверять записи подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)․
Устройство на работу: пошаговая инструкция
Процесс оформления трудовой книжки при приеме на работу зависит от того, какой тип документа использует работник и есть ли у него опыт․
Шаг 1․ Предоставление документа
При трудоустройстве работник предъявляет трудовую книжку․ Если он устраивается на работу впервые, то документа у него нет, и работодатель обязан его завести․ Закономерный вопрос: как сделать трудовую книжку впервые? Ее оформляет работодатель за свой счет (покупает бланк) на основании данных, предоставленных сотрудником (паспорт, СНИЛС, документ об образовании)․
Шаг 2․ Заполнение сведений о работнике (титульный лист)
Если книжка заводится впервые, заполняется титульный лист․ Указываются:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
- Дата рождения;
- Образование, профессия, специальность;
- Дата заполнения;
- Подпись работника и подпись ответственного лица․
Шаг 3․ Внесение записи о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» в бумажной трудовой книжке вносятся следующие данные:
- Графа 1: Порядковый номер записи․
- Графа 2: Дата приема на работу (арабскими цифрами, например: )․
- Графа 3: Наименование организации (можно штампом) и запись о приеме с указанием должности, профессии, квалификации и конкретного структурного подразделения․
- Графа 4: Основание — приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер․
Шаг 4․ Передача данных в ЭТК
Независимо от того, ведет ли работник бумажную книжку или нет, работодатель обязан формировать электронные сведения․ При приеме на работу данные в СФР направляются при подаче отчета ЕФС-1․ Как делать записи в ЭТК? Работодателю не нужно вносить их вручную — достаточно корректно заполнить и отправить отчет, система СФР сама зафиксирует запись в электронной трудовой книжке гражданина․
Как узнать, что трудовая книжка уже есть в электронном виде?
Многие работники, особенно те, кто долго не менял работу, задаются вопросом, как узнать статус своей ЭТК․ Это можно сделать несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги» (в разделе «Работа и занятость»);
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- Через приложение «Работа в России»․
Там будет отображаться весь ваш стаж, начиная с 2020 года, а также более ранние периоды, если работодатель уже подавал по ним электронные сведения․
Договор ГПХ и трудовая книжка
Часто возникает путаница между трудовым договором и договором гражданско-правового характера (ГПХ)․ Особенность договора ГПХ в том, что он регулирует выполнение конкретной работы или оказание услуги, а не трудовые отношения․
Для работодателя и работника это имеет критическое значение:
- При заключении договора ГПХ запись в трудовую книжку не вносится․
- Сведения о договорах ГПХ (о вознаграждениях) также не уходят в ЭТК в формате сведений о работе, однако они учитываются СФР при расчете пенсионного стажа (если с вознаграждения уплачивались страховые взносы)․
- На исполнителя по договору ГПХ не распространяются гарантии ТК РФ (отпуск, больничный, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка)․
Частые ошибки и нюансы при заполнении
Работая с бумажной трудовой книжкой, ответственные лица часто допускают ошибки․ Вот основные правила, которые помогут их избежать:
- Нет зачеркиваниям! В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя зачеркивать неверные записи․ Они признаются недействительными путем внесения новой записи (например: «Запись за номером 5 недействительна, принят на должность․․․»)․
- Сокращения запрещены․ Все слова пишутся полностью: «приказ», «переведен», «уволен» и т․д․
- Цвет чернил․ Записи производятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета․ Использование карандаша или зеленой/красной ручки недопустимо․
- Своевременность․ Помните, что запись о приеме на работу должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудника․
В 2026 году способ ведения трудовой книжки при устройстве на работу требует от работодателя двойной ответственности: аккуратного ведения бумажного документа (если сотрудник от него не отказался) и строгой дисциплины по сдаче электронной отчетности․ Главное помнить, что ЭТК стала основным источником информации о стаже, но бумажный вариант все еще сохраняет свою силу для тех, кто выбрал традиционный формат․ Избегайте ошибок, соблюдайте сроки и всегда сверяйтесь с требованиями Трудового кодекса РФ!