Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В 2026 году правила её ведения остаются почти неизменными, но появляются новые нюансы, связанные с переходом на электронный формат и возможностью выбора формата сотрудником. Ниже вы найдёте пошаговый план, как правильно вести трудовую книжку, будь то бумажный экземпляр или электронная трудовая книжка (ЭТК).

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Документ, подтверждающий факт трудоустройства, продолжительность работы и причины увольнения.
• Обязателен для всех работников, проработавших в организации более 5 дней (ст. 66 ТК РФ).
• Служит основанием для расчёта пенсионных и социальных выплат.

Правовые основы ведения трудовой книжки в 2026 году

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66 и 66.1) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки.
• Приказ Минтруда РФ № 123‑П от 2025 г. (переопределение правил записи).
• Постановление ФНС РФ о порядке выдачи электронных трудовых книжек.

Ключевые изменения 2026 года

• Сотрудник может выбрать бумажный формат, если ранее подал заявление о сохранении бумажного формата.
• Работодатель не имеет права принудительно переходить сотрудника на ЭТК.
• Запись о приёме на работу, переводе, увольнении и смене фамилии должны быть точными и без ошибок.

Бумажная трудовая книжка: как вести правильно

Формат и структура документа

Трудовая книжка состоит из ьного листа и 30‑50 страниц, каждая из которых предназначена для отдельной записи. На ьном листе указываются:

1. ФИО работника.
2. Дата рождения.
3. СНИЛС.
4. Место работы (организация).
5. Дата приёма на работу.

Пошаговое заполнение записей

Ниже приведён образец записи о приёме на работу (пример из 2026 года):

Приём на работу
Дата: 
ФИО работодателя: ООО «Ромашка»
Приказ № 123/2026 от 
Должность: Оператор колл‑центра
Вид работы: Полный рабочий день
Зарплата: 45 000 ₽

Если в записи ошибочно указаны реквизиты приказа, то в графе 4 указывайте правильные реквизиты, но не меняйте остальные данные.

Как вести записи о совместительстве и вахтовом методе

• Для совместительства создаётся отдельная запись с указанием даты начала и окончания, а также вида работы.
• Вахтовый метод требует указания графика смен и места работы в каждой смене.

Хранение и защита бумажной трудовой книжки

• Книжка хранится в личном кабинете сотрудника в организации.
• При необходимости сотрудник может получить копию в любой момент.
• Копия должна быть заверена печатью работодателя и подписью руководителя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как оформить и где посмотреть

Переход на ЭТК

Переход на ЭТК возможен только по согласованию с сотрудником. Если работник не отказался от бумажной книжки, то он может продолжать использовать её.

Как получить доступ к ЭТК

1. Войдите в личный кабинет на портале «СФР».
2. Выберите раздел «Моя трудовая книжка».
3. Нажмите «Получить электронную трудовую книжку».
4. Скачайте PDF‑файл и сохраните в безопасном месте.

Как проверить правильность записей в ЭТК

В ЭТК каждая запись имеет цифровой подпись. При просмотре вы видите:

• Дата и время внесения записи.
• Идентификатор работодателя.
• Сведения о должности и зарплате.

Как избежать ошибок при заполнении трудовой книжки

• Проверяйте реквизиты приказов и дат.
• Не меняйте записи в бумажном экземпляре без письменного согласия работника.
• Убедитесь, что все записи подписаны уполномоченным лицом.
• При переходе на ЭТК сохраняйте бумажный экземпляр как резерв.

Как заверить трудовую книжку в 2026 году

Для заверения копии трудовой книжки (бумажной или электронной) необходимо:

1. Подготовить оригинал или копию с печатью работодателя.
2. Получить нотариальное заверение (если требуется).
3. Сохранить заверенную копию в личном кабинете сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да, если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК.
• Что делать, если в записи есть ошибка? В бумажной книжке исправление производится в следующей свободной строке с указанием даты исправления. В ЭТК исправление проводится через портал «СФР».
• Нужна ли копия трудовой книжки при смене работы? Да, копия нужна работодателю при приёме на работу и при оформлении пенсионных выплат.

В 2026 году ключевой момент, это выбор формата. Если вы предпочитаете бумажную трудовую книжку, следуйте правилам, описанным выше, и не забывайте о точности записей. Если же вы переходите на электронный формат, убедитесь, что ваш аккаунт в портале «СФР» активен и вы умеете пользоваться его функционалом. В любом случае, правильное ведение трудовой книжки гарантирует вам доступ к правовым и финансовым преимуществам, которые вы заслуживаете.

Удачной работы и правильного ведения трудовой книжки!