Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное ведение — обязанность работодателя и право работника. Неправильные или неполные записи могут привести к проблемам при расчёте пенсии, получении пособий или при смене работы. В этой статье подробно разберем, какие сведения и в каком виде должны быть отражены в трудовой книжке с учётом актуальных правил на 2026 год.

Обязательные записи согласно Трудовому кодексу РФ (Статья 66)

Закон (ст. 66 ТК РФ) прямо указывает, что в трудовую книжку обязательно вносятся следующие сведения:

• Сведения о работнике: ФИО, дата и место рождения.
• Сведения о работе: наименование организации-работодателя (с изменениями при смене наименования), дата приема на работу.
• Должность, специальность, профессия с указанием квалификации (в соответствии со штатным расписанием или квалификационным справочником).
• Дата перевода на другую постоянную работу в той же или иной организации.
• Дата и основание увольнения (ссылка на конкретную статью или пункт Трудового кодекса, закон, приказ).
• Сведения о награждениях (поощрениях), произведённых работодателем.

Запись о приёме на работу (образец и правила)

Первая запись формируется при первом трудоустройстве. Пример корректной записи:

«Принят на работу с [дата] [должность, специальность] в соответствии с приказом № [номер] от [дата]».

Ключевые моменты:

• Указывается точная дата приёма (день, месяц, год).
• Должность пишется полностью, как в штатном расписании.
• Обязательно основание — номер и дата приказа о приёме (или копия трудового договора).

Запись об увольнении (самая важная и часто проблемная)

Запись должна содержать:

• Дату увольнения (последний рабочий день).
• Чёткое основание с указанием номера пункта статьи ТК РФ или иного нормативного акта. Например: «Уволен по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ)» или «Уволен за прогул (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».
• Номер и дата приказа об увольнении.

Важно! Запись «Уволен по собственному желанию» без указания пункта ст. 80 ТК РФ считается некорректной. Основание должно быть юридически точным.

Какие записи НЕ вносяться в трудовую книжку?

Существует ряд ситуаций, которые не отражаются в трудовой книжке, но часто вызывают вопросы:

• Совместительство: Запись о работе по совместительству не вносится в основную трудовую книжку, если основное место работы — иное. Работодатель по совместительству может оформить отдельную трудовую книжку или выдавать справку.
• Вахтовый метод работы: Сам по себе факт работы вахтовым методом не является основанием для отдельной записи. Записывается обычное приём/увольнение с указанием организации, которая является работодателем.
• Учебные отпуска (без сохранения заработной платы) и отпуска без содержания, не отражаются.
• Временная работа (по срочному трудовому договору) — отражается на общих основаниях, но с указанием срока действия договора в приказе.

Технические требования к оформлению записей

Закон устанавливает строгие правила оформления:

• Чернила: Допускаются синие, фиолетовые или чёрные светостойкие (не стирающиеся) чернила. Шариковая, гелевая или перьевая ручка.
• Почерк: Записи должны быть разборчивыми, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например «г.»).
• Даты: Указываются в формате «день месяц год» (например, «15 мая 2026 г.»).
• Подпись: Запись заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного лица (чаще всего начальника отдела кадров) и печатью.

Печать: нужна ли и где ставится?

Да, печать обязательна. Она ставится на каждую запись в графе «Подпись» (обычно справа).

• Используется основная печать организации с её полным наименованием.
• Если у структурного подразделения есть отдельная печать, её использование должно быть закреплено локальным нормативным актом (приказом, положением).
• Если в штампе отсутствует хотя бы один обязательный реквизит (наименование, ИНН/ОГРН и т.д.), нужно использовать основную печать.

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) с 2025 года

С 2025 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (Единая информационная система в сфере труда — ЕИСОТ).

Какие данные вносятся в ЭТК?

В электронном формате отражаются те же обязательные сведения, что и в бумажной книжке:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения).
• Наименование работодателя (с изменениями).
• Даты приёма, перевода, увольнения.
• Должность, специальность, квалификация.
• Основания для каждого кадрового события (с точным указанием статей ТК РФ, номеров и дат приказов).
• Сведения о награждениях.

Как происходит переход на ЭТК?

1. Работник подаёт заявление о переводе его трудовой книжки в электронный формат. Форма заявления устанавливается работодателем.
2. В день подачи заявления в бумажной книжке (если она была) делается соответствующая поме́тка о переходе на ЭТК.
3. Все предыдущие записи переносятся в ЭТК в соответствии с оригиналами.
4. После этого бумажная книжка работнику возвращается (если он не желает её сдать) или передаётся на хранение в ЕИСОТ.

Как получить выписку из ЭТК?

Работник вправе в любой момент получить заверенную выписку из своей электронной трудовой книжки. Заявление на её выдачу подаётся работодателю (или напрямую в СФР, если работодатель не ведёт ЭТК). Работодатель обязан выдать выписку в разумный срок.

Кто отвечает за ведение и подпись записей?

Ответственность лежит на работодателе (организации или ИП). Право подписи:

• Генеральный директор (руководитель организации) может подписывать сам.
• Право подписи может быть делегировано начальнику отдела кадров (заместителю) или иному уполномоченному лицу на основании приказа или доверенности.
• Подпись должна быть разборчивой и заверяться печатью.

Типичные ошибки и их последствия

• Неточное указание основания увольнения. Последствие: неверная формулировка может привести к признанию увольнения незаконным в суде, сложностям с получением пособия по безработице.
• Исправления и помарки; Последствие: такая запись может быть признана недействительной. Исправления допускаются только зачёркиванием (одной чертой) с последующей правильной записью и подписью и печатью рядом.
• Отсутствие печати или подписи. Последствие: запись не имеет юридической силы.
• Неправильное наименование организации. Последствие: проблемы с подтверждением стажа, особенно при смене наименования или реорганизации.
• Неперенос данных из бумажной книжки в ЭТК. Последствие: у работника будет два разрозненных документа, что нарушает закон.

Правильное отражение информации в трудовой книжке — это гарантия защиты трудовых прав работника и соблюдение требований закона работодателем. Ключевое правило: каждая запись должна быть точной, полной, основанной на документе (приказ, договор) и заверена подписью и печатью. При переходе на электронный формат важно обеспечить полную и безошибочную передачу всех исторических данных в ЕИСОТ. При наличии сомнений в правильности записи работник вправе потребовать её исправления или дополнения.

Дата актуализации материала: май 2026 года. Обратите внимание, что нормы могут меняться. Для решения конкретных случаев консультируйтесь с юристом по трудовому праву.