Дата публикации:  г.

Содержание

1. Почему важно правильно вести трудовую книжку
2. Нормативно‑правовая база (2026 г.)
3. Какие записи могут быть пропущены
4. Пошаговый порядок исправления пропущенной записи
5. Образцы корректирующих записей
6. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
7. Когда исправление невозможно и требуется дубликат
8. Часто задаваемые вопросы

Почему важно правильно вести трудовую книжку

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, периоды работы, переводы, увольнения и основания их совершения. Ошибки в ней могут привести к:

• недостоверному расчёту пенсионных прав;
• отказу в получении социальных выплат;
• проблемам при трудоустройстве на новое место;
• необходимости обращения в суд или в органы государственной службы занятости.

Поэтому любые пропущенные, неверные или неполные записи требуют немедленного исправления.

Нормативно‑правовая база (2026 г.)

Согласно действующим нормативным актам, в частности:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, ст. 67;
• Положение о порядке ведения бумажных и электронных трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда РФ от  № 123‑н);
• Порядок заполнения раздела «Сведения о работе» (ПП 320н, п.п. 27, 30, 31);
• Методические рекомендации Фонда социального страхования (ФСС) от  г.

Эти документы определяют, что:

1. Записи в трудовой книжке вносятся только работодателем, который их допустил (или правопреемником организации).
2. Корректировка ошибок допускается без признания последующих записей недействительными, если исправление производится в соответствии с установленным порядком.
3. Если запись об увольнении уже внесена и заверена печатью, пропущенную запись следует ввести перед записью об увольнении, а затем оформить её подписью и печатью.

Какие записи могут быть пропущены

Чаще всего пропускаются следующие события:

• Приём на работу (дата, название организации, должность, основание приема);
• Перевод внутри организации (изменение должности, подразделения, графика);
• Продление контракта/смена условий труда;
• Увольнение (если запись о приёме не внесена, запись об увольнении становится «висячей»).

Пропуск может произойти как в бумажной, так и в электронной версии трудовой книжки.

Пошаговый порядок исправления пропущенной записи

Подготовительный этап

1. Выявление пропуска. Сравните сведения из трудовой книжки с документами: трудовым договором, приказом о приёме/переводе, справкой 2‑НДФЛ.
2. Сбор подтверждающих документов. Необходимо иметь оригиналы или заверенные копии:
   • трудовой договор (или его дополнение);
   • приказ о приёме/переводе/продлении;
   • приказ об увольнении (если запись уже сделана);
   • приказ о реорганизации/правопреемстве (если организация изменилась).
3. Определите, кто является ответственным. Запись вносит тот работодатель, который её допустил. Если организация уже ликвидирована, запись вносит её правопреемник.

Оформление корректирующей записи

4. В графе 3 («Сведения о работе») укажите следующий порядковый номер (если запись об увольнении уже есть, номер будет «+1» к последней корректной записи).
5. Укажите дату начала действия пропущенного события (например, дата приёма).
6. Впишите полное наименование организации, её ИНН/ОГРН, должность, основание приема (трудовой договор, приказ).
7. Если запись вносится после записи об увольнении, перед ней сделайте пометку:

   Запись № X недействительна.

   Затем в следующей строке укажите корректную запись.

8. Подпишите запись ответственным лицом (директором, начальником отдела кадров) и поставьте печать организации.
9. Если запись вносится в уже закрытую (запечатанную) страницу, внизу страницы сделайте отметку:

   Запись внесена в исправительном порядке от «дд.мм.гггг».

Регистрация исправления в системе

Для электронных трудовых книжек (ЭТК) необходимо:

• Войти в личный кабинет работодателя в системе «Госуслуги»;
• Выбрать сотрудника, открыть раздел «Трудовая книжка»;
• Нажать «Добавить запись», загрузить скан‑копию подтверждающего документа;
• Подписать запись электронной подписью (ЭП) ответственного лица.

Информирование работника

После внесения исправления работнику выдается копия (бумажной или электронной) с отметкой о корректировке. Работник подписывает получение.

Образцы корректирующих записей

Пропущена запись о приёме на работу (бумажная ТК)

– ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567,
 должность – инженер‑технолог,
 основание – трудовой договор № 12/2022 от .
 Подпись ______________________ (И. Иванов) Печать

Пропущена запись, но уже внесена запись об увольнении

Запись № 7 недействительна.

– ООО «Альфа», ИНН 7709876543,
 должность – менеджер проекта,
 основание – приказ № 45/2020 от .
 Подпись ______________________ (С. Петров) Печать

– Увольнение по собственному желанию,
 приказ № 78/2022 от .
 Подпись ______________________ (С. Петров) Печать

Электронная запись (ЭТК)

В системе «Госуслуги» вводятся такие же реквизиты, но в поле «Комментарий» добавляется:

Корректировка: пропущена запись о приёме . Дата внесения – .

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в действие с 2024 г., и её правила почти идентичны бумажному варианту, однако есть особенности:

• Все изменения фиксируются в журнале операций, который нельзя удалить;
• Для исправления требуется электронная подпись (ЭП) ответственного лица;
• При невозможности связаться с прежним работодателем запись вносит текущий работодатель, но в примечании указывается: «Запись внесена по заявлению работника, подтверждена копией приказа о приёме».

Когда исправление невозможно и требуется дубликат трудовой книжки

Согласно пунктам 27, 30, 31 Порядка 320н, дубликат трудовой книжки выдаётся в следующих случаях:

• Трудовая книжка утрачена или сильно повреждена;
• В книжке имеется недействительная запись об увольнении, которую невозможно исправить (например, запись сделана без основания, а последующие записи уже подписаны);
• Организация, сделавшая ошибку, ликвидирована и правопреемник отказывается вносить корректировку.

Для получения дубликата работнику необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров текущего работодателя;
2. Приложить копии всех подтверждающих документов;
3. Получить согласие прежнего работодателя (или судебное решение) о признании записей недействительными;
4. Оформить новый бланк трудовой книжки в отделе кадров и перенести в него все корректные записи;

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто «стереть» ошибочную запись?

Нет. В трудовой книжке допускаются только зачёркивания (через две линии) с указанием причины и подписью ответственного лица. Полностью удалять запись нельзя.

Что делать, если прежний работодатель отказывается вносить запись?

Работник может:

• Обратиться в инспекцию по труду с жалобой;
• Подать иск в суд о признании записи недействительной и о вынесении приказа о её внесении;
• Если дело связано с пенсионными правами, обратиться в ПФР с запросом о корректировке стажа.

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о внесении исправления?

Не обязательно, но рекомендуется направить в ПФР копию исправленной записи (или выписку из ЭТК) для избежания расхождений при расчёте пенсии.

Можно ли исправить запись самостоятельно, без подписи работодателя?

Нет. По закону запись в трудовой книжке вносит только работодатель (или его правопреемник). Самостоятельные исправления делают запись недействительной.

Как оформить запись, если организация была реорганизована?

Запись вносит новая юридическая форма (правопреемник). В графе 3 указывается полное название новой организации, а в примечании – «правопреемник ООО «Старый Партнер»».

Пропущенная запись в трудовой книжке – ситуация, требующая оперативного вмешательства работодателя и работника. Следуя установленному порядку (сбор документов, корректирующая запись, подпись и печать, либо электронная подпись в ЭТК), можно восстановить полную и достоверную трудовую историю без потери стажа и пенсионных прав.

Если же исправление невозможно – необходимо оформить дубликат трудовой книжки или обратиться в суд. Правильное оформление и своевременная проверка записей позволяют избежать проблем в будущем.

Автор: Юрист‑консультант по трудовому праву, 2026 г.