С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату — электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершён‚ и правила ведения трудовых отношений существенно изменились. В этой статье вы найдёте исчерпывающую‚ актуальную и юридически корректную информацию о том‚ как правильно вести трудовые книжки в 2026 году: какие формы использовать‚ кто отвечает за ведение‚ как оформлять новых сотрудников и что делать с бумажными книжками.

Бумажные трудовые книжки в 2026 году: запрет на оформление новых

Важно! С 1 января 2025 года в России полностью запрещено оформлять новые бумажные трудовые книжки. Это касается как первичного оформления при приёме на работу‚ так и выдачи дубликатов в случае утери или порчи.

• Нельзя покупать и использовать новые бланки бумажных трудовых книжек, даже если они приобретены у официальных поставщиков (АО «Госзнак» или его уполномоченные дистрибьюторы по приказу Минфина №55н от ).
• Канцелярские магазины‚ газетные киоски и сторонние организации не имеют права продавать бланки трудовых книжек — их использование является нарушением закона.
• Если у работника нет трудовой книжки (например‚ он впервые устраивается на работу)‚ работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку.

Таким образом‚ в 2026 году бумажная трудовая книжка, это исключительно исторический документ. Она может использоваться только теми сотрудниками‚ которые уже имели её до 2025 года и не подавали заявление о переходе на ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): основы ведения

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (приёмы‚ увольнения‚ перевода‚ награды и т.д.) вносятся в ЭТК работодателем через специальные отчёты.

Как оформить ЭТК новому сотруднику?

Порядок оформления ЭТК при приёме на работу в 2026 году:

1. Заключите трудовой договор — он является основанием для начала трудовых отношений.
2. Издайте приказ о приёме на работу (форма №Т-1 или унифицированная форма организации).
3. Попросите сотрудника подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки. Если сотрудник впервые устраивается на работу — он автоматически получает ЭТК‚ заявление подавать не обязательно‚ но рекомендуется зафиксировать его согласие в письменном виде.
4. Заполните форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности) — это главный кадровый отчёт‚ который отправляется в ПФР через оператора электронного документооборота (например‚ Контур.Экстерн‚ СБИС‚ 1С-Отчёт и др.).
5. Отправьте ЕФС-1 в ПФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём приёма на работу.

После отправки отчёта сведения о трудовой деятельности сотрудника автоматически попадают в его личный кабинет на сайте es.pfrf.ru и в мобильное приложение «ПФР».

Кто отвечает за ведение ЭТК?

Работодатель обязан назначить ответственное лицо за ведение электронных трудовых книжек. Это может быть:

• кадровый работник;
• бухгалтер;
• директор (если в организации нет кадровой службы).

Обязанности ответственного лица:

• Контроль своевременности и точности заполнения ЕФС-1;
• Своевременная отправка отчётов в ПФР;
• Работа с уведомлениями и ошибками от ПФР;
• Консультирование сотрудников по вопросам ЭТК.

Рекомендуется оформить приказ о назначении ответственного лица и внести его в должностную инструкцию.

Что делать с бумажными трудовыми книжками сотрудников‚ уже работающих в организации?

Если сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку до 2020–2025 годов‚ он имеет право:

• Оставить её в бумажном формате — тогда работодатель продолжает вести и хранить её в соответствии с устаревшими правилами (но не вносить новые записи‚ кроме тех‚ что связаны с последними изменениями до 2025 года);
• Подать заявление о переходе на ЭТК, тогда работодатель обязан внести в ЭТК все сведения из бумажной книжки и выдать её сотруднику на руки.

Важно! После передачи бумажной трудовой книжки сотруднику работодатель освобождается от ответственности за её хранение и ведение (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Бумажная книжка больше не является основным документом о трудовой деятельности — все сведения теперь хранятся в ПФР.

Книга учёта движения трудовых книжек в 2026 году

Даже при переходе на ЭТК работодатели обязаны вести Книгу учёта движения трудовых книжек и документов‚ на основании которых ведётся учёт.

С 2021 года (Приказ Минтруда №320н) форма книги учёта упрощена:

• Не обязательно указывать должность и место работы при выдаче/получении книжки;
• Обязательно указывать: дата‚ ФИО сотрудника‚ основание (приём/увольнение/передача)‚ подпись сотрудника‚ подпись ответственного лица;
• Книга ведётся в бумажном или электронном виде (с электронной подписью).

Книга хранится в организации не менее 75 лет и передаётся при реорганизации или ликвидации.

Какие документы нужны для ведения ЭТК?

Для корректного ведения электронных трудовых книжек работодателю необходимо иметь:

• Трудовой договор;
• Приказ о приёме/увольнении/переводе;
• Заявление сотрудника о выборе формы ведения (если есть бумажная книжка);
• Документы‚ подтверждающие награды‚ поощрения‚ переведённые в ЭТК (например‚ приказы о присвоении званий);
• Программное обеспечение для формирования ЕФС-1 (1С‚ Контур.Экстерн‚ СБИС и др.).

Частые ошибки и как их избежать

В 2026 году работодатели чаще всего допускают следующие ошибки:

1. Оформляют бумажную трудовую книжку новому сотруднику — это нарушение‚ влечёт штрафы от Роструда.
2. Не отправляют ЕФС-1 в срок — отчёт должен быть отправлен в течение одного рабочего дня после приёма/увольнения.
3. Не вносят все сведения в ЭТК — например‚ не указывают переводы‚ повышения‚ поощрения. Все изменения‚ которые ранее вносились в бумажную книжку‚ теперь должны быть в ЭТК.
4. Не выдают бумажную книжку сотруднику после перехода на ЭТК — это обязательное условие освобождения от ответственности.
5. Не назначают ответственное лицо — ведение ЭТК без назначения ответственного считается нарушением.

Ответственность работодателя

Нарушения в ведении трудовых книжек (включая ЭТК) влекут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• За несвоевременное или неполное внесение сведений в ЭТК — штраф от 10 000 до 20 000 рублей для ИП‚ от 50 000 до 100 000 рублей для организаций;
• За оформление бумажной трудовой книжки в 2026 году — штраф до 50 000 рублей для организации;
• За неведение книги учёта — штраф до 5 000 рублей для ИП‚ до 50 000 рублей для организации.

Кроме того‚ нарушения могут привести к проблемам с начислением пенсии сотрудника — что ведёт к жалобам в ПФР и трудовым спорам.

Ведение трудовых книжек в 2026 году — это полностью цифровой процесс. Помните ключевые правила:

• Новые бумажные трудовые книжки оформлять нельзя — ни для кого.
• Все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
• ЕФС-1, главный документ для ведения ЭТК. Отправляйте его в срок!
• Ответственное лицо за ЭТК, обязательно.
• Бумажные книжки‚ которые уже есть у сотрудников‚ — храните до передачи им на руки.
• Книга учёта — ведите‚ даже если все книжки электронные.

Переход на электронные трудовые книжки, это не просто изменение формы‚ это переход на новый уровень кадрового учёта: быстрее‚ точнее‚ безопаснее. Внедрите правильные процессы уже сегодня — и избежите штрафов‚ ошибок и конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами.

Для дополнительной помощи используйте официальные ресурсы:

• Личный кабинет гражданина на сайте ПФР
• КонсультантПлюс — актуальные разъяснения Минтруда
• Контур.Экстерн — автоматизация отправки ЕФС-1
• СБИС — электронный документооборот

Помните: в 2026 году трудовая книжка — это не бумага‚ а цифровая история профессионального пути каждого россиянина. Ваша задача, сделать эту историю точной‚ полной и своевременной.