Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Поэтому любые изменения персональных данных, в первую очередь смены фамилии, должны быть отражены в ней своевременно и корректно. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются женщины, вступающие в брак, однако причины могут быть и иными: расторжение брака, изменение имени или отчества.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести исправления в трудовую книжку при смене фамилии, какие документы для этого необходимы и кто именно должен вносить изменения, особенно если смена фамилии произошла между местами работы.
Нормативная база
Процедура внесения изменений в трудовую книжку регламентируется пунктом 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н. Хотя конкретных формулировок для записи о смене фамилии Порядок не содержит, кадровики опираются на многолетнюю практику и общие правила делопроизводства, так как по сути алгоритм действий остался неизменным.
Кто должен вносить изменения?
Один из самых частых вопросов: кто должен вносить изменение фамилии в трудовую книжку работника, если фамилия поменялась между работами — старый работодатель или новый?
Согласно разъяснениям Роструда (Информационный портал Онлайнинспекция.рф), а также положениям пункта 26 старых Правил (которые по своей логике продолжают действовать в рамках Порядка № 320н), изменение записей о фамилии производится работодателем по последнему месту работы на основании подтверждающих документов.
Однако, если смена фамилии произошла после увольнения с предыдущего места и до устройства на новое, запись может сделать любой текущий работодатель, которому работник представит надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие смену фамилии. Это гораздо удобнее, так как избавляет сотрудника от необходимости возвращаться к бывшему работодателю.
Пошаговый алгоритм действий для кадровика
Поскольку руководитель может не знать о переменах в личной жизни коллектива, важно заранее предупредить персонал: при смене фамилии необходимо инициировать процедуру обновления документов.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Прежде всего, работник должен написать заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах. Определенной формы для такого заявления нет, оно составляется в свободном виде. В заявлении указывается:
- Просьба скорректировать кадровую документацию;
- Причина (например, смена фамилии в связи с вступлением в брак);
- Отметка о приложениях и перечень документов, подтверждающих смену паспортных данных.
Шаг 2. Сбор подтверждающих документов
Внесение изменений производится исключительно на основании официальных документов. К ним относятся:
- Паспорт работника с новой фамилией;
- Свидетельство о браке (или о расторжении брака);
- Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества;
- Свидетельство о рождении (если изменения связаны с ним) и другие документы.
С кадровых копий этих документов снимаются копии, которые подшиваются в личное дело сотрудника.
Шаг 3. Издание приказа
На основании заявления и подтверждающих документов работодатель издает приказ о смене фамилии (в связи со вступлением в брак или по иной причине). С приказом работника необходимо ознакомить под подпись.
Шаг 4. Внесение исправлений в трудовую книжку
Изменения вносятся на первую страницу (ьный лист) трудовой книжки или вкладыша. Порядок действий следующий:
- Зачеркнуть старую фамилию. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой (так, чтобы старая запись оставалась читаемой).
- Вписать новую фамилию. Рядом (или сверху, если позволяет место) аккуратно вписывается новая фамилия сотрудника.
- Оформить запись на внутренней стороне обложки. Сама запись о смене фамилии и ссылка на документ-основание указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Как правильно оформить запись на внутренней стороне обложки?
На внутренней стороне обложки (слева) необходимо указать факт смены одной фамилии на другую и дать ссылку на документ-основание. Текст может быть следующим:
«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о браке серии I-АБ № 123456, выданного Ленинским ЗАГС г. Москвы г.»
Ниже ставится подпись лица, внесшего изменения (с указанием должности, фамилии и инициалов), и печать организации (при наличии). Обязательно нужно добавить приписку «Исправленному верить».
Особенности исправления во вкладыше
Если в трудовой книжке имеется вкладыш, то изменение фамилии вносится не только на ьный лист самой книжки, но и на ьный лист вкладыша. При этом придерживаются точно такого же порядка: одна черта на старой фамилии, вписывание новой и ссылка на документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки (или обложки вкладыша).
Что еще нужно изменить при смене фамилии?
Кадровику важно помнить, что изменением трудовой книжки дело не ограничивается. При смене фамилии работника необходимо обновить:
- Личную карточку сотрудника (форма Т-2);
- Трудовой договор (заключается дополнительное соглашение);
- Учетные документы в бухгалтерии (для корректного перечисления налогов и взносов);
- Сообщить в страховую компанию, выдавшую полис ОМС, а также в Социальный фонд России (СФР).
Частые ошибки и как их избежать
- Полное замазывание или стирание старой фамилии. Это грубая ошибка. Старая фамилия должна оставаться читаемой под одной тонкой чертой.
- Отсутствие ссылки на документ-основание. Просто зачеркнуть и написать новую фамилию недостаточно, обязательно нужно указать, на основании какого документа (номер, серия, дата выдачи) внесены изменения.
- Отсутствие подписи и печати. Запись на внутренней стороне обложки без заверения подписью ответственного лица и печатью работодателя считается недействительной.
Исправление фамилии в трудовой книжке — процесс несложный, но требующий внимательности и строгого соблюдения правил делопроизводства. Главное, помнить принцип: зачеркиваем одной чертой, пишем новую, на обложке даем ссылку на документ, заверяем подписью и печатью. Своевременное и правильное внесение изменений избавит сотрудника от проблем с подтверждением стажа в будущем, а работодателя — от возможных претензий со стороны проверяющих органов.