В процессе трудовой деятельности многие сотрудники продолжают учиться: получают высшее образование, заканчивают магистратуру или осваивают новую профессию․ В связи с этим у кадровиков и самих работников возникает закономерный вопрос: как правильно внести изменения в образовании в трудовую книжку? Ошибки в заполнении этого документа могут привести к серьезным проблемам с пенсионным стажем в будущем, поэтому важно соблюдать все установленные правила и нюансы․
Основные правила внесения изменений
Сведения об образовании, профессии и специальности располагаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки․ Изменение этих данных строго регламентировано законодательством․ Главное правило, которое необходимо запомнить раз и навсегда:
- Зачеркивание ранее внесенных записей об образовании НЕ допускается! В трудовой книжке нельзя зачеркивать неточные или старые записи, а также делать пометки вроде «Исправленному верить» или «Исправленное верно»․
- Изменения и дополнения производятся путем дополнения уже имеющихся записей․
- Внесение изменений осуществляется работодателем по последнему месту работы на основании предоставленных работником документов․
- Не допускается внесение сведений об образовании, понятие которого отсутствует в текущем законодательстве (например, «неполное высшее образование» — такой формулировки сейчас не существует)․
Пошаговая инструкция: как дополнить запись об образовании
Если сотрудник уже трудоустроен и получил новый диплом (например, стал бакалавром или магистром), он обязан предоставить этот документ в кадровую службу․ Алгоритм действий следующий:
- Получение документа․ Работник приносит оригинал диплома, сертификата или иного удостоверяющего документа․
- Дополнение записи на титульном листе․ Кадровик не зачеркивает старую запись (например, «среднее» или «среднее профессиональное»), а дописывает новые данные через запятую․ Если старая запись не мешает, новая просто вписывается после неё․
- Фиксация ссылки на документ․ На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на предоставленный диплом․ Указывается его наименование, серия, номер и дата выдачи․
- Подпись и печать․ Запись на внутренней стороне обложки заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии)․
Образцы внесения изменений и дополнений
Ниже представлены типичные ситуации и образцы того, как правильно отразить изменения в документе․
Образец 1: Дополнение после получения нового диплома (высшее вместо среднего)
Сотрудник поступил на работу со средним образованием (11 классов), а затем получил диплом бакалавра․
На титульном листе:
- Образование: среднее, высшее (старую запись «среднее» не зачеркиваем, дописываем «высшее»)
- Профессия, специальность: бакалавр (если до этого строка была пустой, просто вписываем новую специальность/степень)
На внутренней стороне обложки:
«На основании диплома о высшем образовании серии 123456 № 7890123, выданного г․ Московским государственным университетом, запись об образовании дополнена: «высшее», профессия, специальность: «бакалавр»․»
Инспектор отдела кадров _________ /Иванова И․И․/
М․П․
Образец 2: Получение степени магистра (после бакалавриата)
Если у сотрудника уже было указано высшее образование (бакалавр), а он получил степень магистра․
На титульном листе:
- Образование: высшее (остается без изменений)
- Профессия, специальность: бакалавр, магистр (дописываем новую степень через запятую)
На внутренней стороне обложки:
«На основании диплома магистра серии 654321 № 112233, выданного г․, запись о специальности дополнена: «магистр»․»
Инспектор отдела кадров _________ /Петрова П․П․/
М․П․
Образец 3: Окончание техникума (среднее профессиональное)
На титульном листе:
- Образование: среднее, среднее профессиональное
- Профессия, специальность: техник-программист
Что делать, если на титульном листе допущена ошибка?
Ситуация усложняется, если кадровик при первичном оформлении внес неверную запись об образовании (например, опечатался в названии специальности)․ В этом случае действует другое правило:
Исправлять неверные записи на титульном листе трудовой книжки путем зачеркивания и дописывания нельзя! Вносить изменения путем дополнения допускается только в том случае, если личные данные или уровень образования изменились в реальности (например, человек сменил фамилию или получил новый диплом)․
Если работодатель заметил ошибку в образовании после того, как принял сотрудника на работу, рекомендуется:
- Оформить дубликат трудовой книжки․
- Перенести в дубликат все корректные записи из старой трудовой книжки, а ошибочную запись об образовании не переносить, заменив её правильными данными на основании предоставленного диплома․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Не стоит забывать о современных реалиях․ Если в организации ведутся электронные трудовые книжки (ЭТК), то процедура упрощается: сведения об образовании обновляются через государственные информационные системы автоматически или путем отправки соответствующего отчета работодателем, и бумажная фиксация данных (с проставлением печатей и подписей на обложке) не требуется․
Внесение изменений в сведения об образовании в трудовой книжке — процесс несложный, если строго следовать правилам: не зачеркивать старые данные, дополнять новыми через запятую и обязательно делать ссылку на подтверждающий документ на внутренней стороне обложки․ Это сохранит трудовую книжку в чистоте, избавит сотрудника от проблем при подтверждении стажа и квалификации, а работодателя убережет от штрафов за нарушение ведения кадровой документации․