Вопрос о том, как правильно внести изменения в трудовую книжку после смены фамилии, часто вызывает затруднения у сотрудников и кадровых специалистов. Ниже приведён подробный разбор всех этапов, необходимых документов и правил оформления записи.

Что такое «перемена фамилии» в трудовой книжке?

Перемена фамилии – это официальное изменение фамилии работника, которое фиксируется в трудовой книжке. Такая перемена может быть вызвана:

• замужемством / разведением (смена фамилии в связи с браком);
• получением свидетельства о браке или разводе;
• переименованием по другим основаниям (например, в результате судебного решения);
• получением нового паспорта с изменённой фамилией.

В трудовой книжке фиксируется как старое имя, так и новое, а также документ, на основании которого произведено изменение.

Правовое основание

Порядок внесения изменений в трудовую книжку регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от  № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек»;
• Постановлением Минтруда РФ от  № 320н «Порядок внесения изменений в трудовую книжку»;
• Приказом Минтруда РФ от  № 320н, в пункте 7.

Согласно пункту 38 Правил, запись об изменении фамилии должна быть сделана в том же порядке, что и в самой книжке, и обязательно с указанием основания.

Необходимые документы

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо предоставить следующую документацию:

1. Заявление сотрудника о смене фамилии (бланк, если есть).
2. Копия документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, разводе, судебное решение, паспорт).
3. Приказ работодателя о внесении изменений в трудовую книжку.
4. Свидетельство о праве на имя (если применимо).

Важно: все копии должны быть заверены печатью и подписью лица, выдающего документ.

Порядок внесения записи

Подготовка документов

Сотрудник заполняет заявление, в котором указывает:

• текущее ФИО;
• новое ФИО;
• дата и место изменения фамилии;
• основание (номер и дата документа).

К заявлению прилагаются копии подтверждающих документов.

Приказ работодателя

На основании заявления и копий документов кадровый специалист оформляет приказ о внесении изменений в трудовую книжку. Приказ должен содержать:

• номер и дату приказа;
• указание на конкретную запись в трудовой книжке (номер страницы, дата записи);
• указание нового ФИО;
• основание (ссылка на документ).

Внесение записи в трудовую книжку

Внутренний сотрудник (кадровый специалист) делает запись следующим образом:

1. Очеркивает старую фамилию одной чертой (если место позволяет – сверху или сбоку);
2. В том же месте записывает новую фамилию полностью (ФИО).
3. Указывает дату изменения и основание (номер и дата документа).
4. Запись заверяется печатью и подписью руководителя или ответственного за кадровые дела.

Если в трудовой книжке нет свободного места, запись делается на внутренней стороне обложки, указав в ней:

• номер и дата документа-основания;
• новое ФИО.

Пример записи

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в качестве шаблона:

Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Новый ФИО: Иванов Иван Сергеевич
Основание: № 1234 от (свидетельство о браке)

Если запись делается на внутренней стороне обложки:

Основание: № 1234 от 
Новый ФИО: Иванов Иван Сергеевич

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если фамилия меняется только в паспорте?

Да, если в паспорте фамилия изменилась, это считается официальным изменением. В трудовой книжке необходимо зафиксировать новое ФИО и указать паспорт как основание.

Что делать, если в трудовой книжке нет свободного места?

В таком случае запись делается на внутренней стороне обложки. Важно указать в ней номер и дату документа-основания, а также новое ФИО.

Можно ли изменить фамилию без письменного заявления?

Нет. По законодательству необходимо предоставить письменное заявление сотрудника и копии подтверждающих документов;

Какой срок должен быть указан в записи?

В записи указывается дата фактического изменения фамилии, а не дата выдачи документа. Если документ-основание датирован позже, в записи указывается дата изменения, а в обложке – дата документа.

Запись в трудовой книжке о перемене фамилии – это важный юридический акт, который обеспечивает корректность кадровой документации. Следуя приведённым выше шагам, вы сможете без ошибок и задержек внести необходимые изменения, соблюдая все требования законодательства.

Не забывайте: каждая запись должна быть обоснована документом, а все изменения – заверены печатью и подписью руководителя.