Смена фамилии, имени или отчества сотрудника — это стандартная кадровая процедура, которая требует внимательности и строгого соблюдения законодательства. Ошибки в документах могут привести к проблемам при подсчете стажа, оформлении пенсии или получении социальных выплат. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести изменения в трудовую книжку на основании паспорта и других документов в 2026 году.

Кто вносит изменения: старый или новый работодатель?

Один из самых частых вопросов: что делать, если сотрудник сменил фамилию в период между увольнениями?

Согласно разъяснениям Роструда и актуальной практике:

• Изменения вносит текущий работодатель (по последнему месту работы).
• Если фамилия изменилась после увольнения с предыдущего места работы, но до трудоустройства в новую компанию, исправления вносит новый работодатель при первом приеме сотрудника на работу.
• Старый работодатель не должен вносить изменения задним числом.

> Важно: Запись о смене фамилии может сделать любой текущий работодатель, у которого сотрудник работает на момент предоставления документов о смене имени.

Основания для внесения изменений

Изменения в ьный лист трудовой книжки вносятся только на основании официальных документов. Просто слов сотрудника или копии документа недостаточно — необходимо предъявить оригинал.

Перечень документов-оснований:
Паспорт гражданина РФ (основной документ).
Свидетельство о заключении брака.
Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется на девичью).
Свидетельство о перемене имени;
Свидетельство о рождении (в некоторых случаях, например, при установлении отцовства или изменении записи о рождении).
Иные документы, выданные органами ЗАГС или МВД, подтверждающие смену ФИО.

При внесении записи кадровый специалист обязан указать реквизиты документа-основания: номер, дату выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

Пошаговый алгоритм внесения изменений

Процедура оформления строго регламентирована (п. 26 Правил ведения трудовых книжек и п. 2.3 Инструкции). Вносить изменения нужно на ьном листе трудовой книжки; Менять саму книжку или заводить новую из-за смены фамилии не нужно.

Шаг 1. Проверка документов

Сотрудник должен предоставить оригиналы документов. Кадровик проверяет актуальность данных и соответствие информации.

Шаг 2. Зачеркивание старой фамилии

На ьном листе одной аккуратной горизонтальной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения).

• Правило: Черта должна быть такой, чтобы старая запись читалась. Использовать корректор («замазку») или зачеркивать крест-накрест категорически запрещено.

Шаг 3. Запись новых данных

Рядом (справа) или сверху (если место позволяет) вписываются новые данные.

• Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений.
• Почерк должен быть разборчивым, чернила — черными, синими или фиолетовыми (не смываемыми).

Шаг 4. Внесение ссылки на документ

На внутренней стороне обложки трудовой книжки (где обычно находятся разъяснения для владельца) делается запись о документе-основании.

• Формулировка: «Фамилия изменена на [Новая Фамилия] на основании [Название документа] № [Номер] от [Дата], выданного [Орган выдачи]»;
• Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (или кадровой службы), если она используется в компании.

Образец записи на внутренней стороне обложки

> Фамилия ИвановА изменена на ПетровА на основании свидетельства о заключении брака серии АБ № 123456 от , выданного отделом ЗАГС № 1 г. Москвы.
>
> Должность: Специалист по кадрам
> Подпись: __________ /И.О. Фамилия/
> М.П. (место для печати)

Частые ошибки и вопросы

Нужно ли менять трудовую книжку?

Нет. Согласно Приказу Минтруда, при смене паспорта или фамилии трудовая книжка не меняется. В нее просто вносятся соответствующие исправления на ьном листе. Выдача дубликата требуется только в случае утери или порчи самой книжки, а не из-за смены личных данных.

Что делать, если ошибка допущена при внесении новой фамилии?

Зачеркивать новую запись или использовать корректор нельзя; В этом случае может потребоваться признание записи недействительной через вышестоящую организацию или суд, либо (в редких случаях) заведение дубликата, если ошибка делает документ нечитаемым. Поэтому вносить данные нужно максимально аккуратно.

Нужно ли сообщать об этом в СФР (Социальный фонд России)?

Да. После смены фамилии и внесения изменений в трудовую книжку и паспорт, работодатель обязан отправить обновленные сведения в СФР (ранее ПФР) для актуализации данных в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Обычно это делается через формы отчетности (например, ЕФС-1 или иные актуальные формы на 2026 год).

Резюме

Правильное оформление смены фамилии критически важно для будущего сотрудника.
Требуйте оригиналы документов.
Старую фамилию зачеркивайте одной чертой.
Новую фамилию пишите рядом полностью.
На обороте обложки укажите реквизиты документа-основания.
Заверьте запись подписью и печатью.

Соблюдение этих простых правил гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно, а пенсия оформлена без задерж